Управление поставками Лекция 11

Управление поставками Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. Поставки рассматриваются с двух точек зрения: продавца и покупателя. Согласно условиям контракта организация может выступать в качестве продавца или покупателя продукта, услуги или результатов. Управление поставками проекта включает в себя процессы управления контрактом и управления изменениями, необходимые для администрирования контрактов или заказов на покупку, подготовленных членами команды проекта. Управление поставками проекта также предусматривает администрирование всех контрактов на приобретение проекта, заключенных сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией (продавцом), а также администрирование контрактных обязательств команды проекта.

Планирование покупок и приобретений: входы 1.Базовый план по содержанию 2.Необходимая документация 3.Договоры об участии в торгах 4.Контрактные соглашения о рисках 5.Требования к ресурсам 6.Расписание проекта 7.Оценка стоимости работ 8.Базовый план по затратам 9.Факторы среды предприятия 10.Активы организационного процесса

Планирование покупок и приобретений: инструменты и методы 1.Анализ "производить или покупать" 2.Экспертная оценка 3.Типы контрактов Контракты с фиксированной ценой. Контракты с возмещением затрат Контракт типа "Время и материалы"

Виды контрактов с фиксированной ценой FFP - Firm Fixed Price Fixed Price Incentive Fee (FPIF): если контракт будет выполнен на месяц ранее, к цене будет добавлено 5%, если на 2 месяца ранее, то 10% и т.д. Fixed Price with Economic Price Adjustments (FP-EPA): применяется для учета инфляции, увеличения или уменьшения стоимости ресурсов

Преимущества контрактов с фиксированной ценой Требует от покупателя меньших затрат на управление Продавец имеет сильные стимулы для уменьшения стоимости Большинство компаний имеют опыт работы с этим типом контракта Покупатель знает точную стоимость проекта в начале проекта

Недостатки контрактов с фиксированной ценой Продавец может умышленно уменьшить стоимость работы с целью получить основную прибыль на реализации необходимых изменений в следующем контракте Продавец может исключить часть работ, если он увидит, что начинает работать в убыток Покупатель тратит много времени на написание ТЗ Если ТЗ нечеткое, продавец увеличивает стоимость контракта, чтобы скомпенсировать возможные риски

Fixed-price: действия, требующиеся от менеджера проекта со стороны покупателя Контроль попыток продавца обрезать содержание Контроль попыток продавца обрезать качество Контроль попыток продавца выставить счета за работы, которые еще не авторизованы Контроль за реальной стоимостью изменений Контроль того, что продавец правильно понимает содержание проекта

Контракты с возмещением затрат Этот вид контракта предполагает оплату (возмещение) поставщику фактически понесенных затрат и, обычно, выплату вознаграждения, составляющего прибыль продавца. Затраты обычно подразделяют на прямые и косвенные. К прямым затратам относят расходы, непосредственно связанные с выполнением проекта (например, зарплата членов команды проекта). К косвенным затратам (их также называют накладными, общими и административными расходами) относятся затраты исполняющей организации на ведение проекта, отнесенные на него (например, зарплата руководителей, косвенно принимающих участие в проекте, оплата потребленной офисом электроэнергии). Косвенные затраты обычно рассчитываются в процентах от прямых затрат.

Виды контрактов с возмещением затрат 1.Возмещение затрат + фиксированное вознаграждение - Cost Plus Fixed Fee (CPFF) 2.Возмещение затрат + гибкое вознаграждение - Cost Plus Incentive Fee (CPIF) (Вознаграждение составит 2 млн. руб, если все работы будут выполнены в срок, и за каждый месяц просрочки снимается 10% (на объективной основе) 3.Возмещение затрат + вознаграждение за срочность - Cost Plus Awards Fee (CPAF) (Решение о вознаграждении принимается продавцом на субъективной основе) 4.Возмещение затрат + процент от затрат - Cost Plus Fee (CPF) или Cost Plus Percentage of Costs (CPCC) (Запрещен в США законодательно, т.к. стимулирует исполнителя к раздуванию объема работ и покупок)

Преимущества контрактов с возмещением затрат Большие полномочия покупателя по управлению участниками проекта, чем при контракте с фиксированной ценой. Меньшие затраты времени покупателя на создание ТЗ и самого контракта Меньшая стоимость контракта, поскольку все риски уже лежат на покупателе

Недостатки контрактов с возмещением затрат Необходимость проверки выставляемых исполнителем счетов Большие затраты времени покупателя на управление работами Продавец не имеет стимулов снижать стоимость Общая цена неизвестна

Действия, требующиеся от менеджера проекта со стороны покупателя при контракте с возмещением затрат Проверка того, что все объявленные расходы действительно относятся к проекту Проверка каждого выставленного счета Проверка прогресса в работе продавца Убирание из проекта людей, работа которых не приносит дополнительное содержание или не ведет к ускорению работ Проверка того, действительно ли заявленные люди работают на заявленных позициях (отсечение попыток использовать технических писателей в роли менеджера проекта) Проверка, были ли произведенные расходы поставщика оговорены заранее Оценивать актуальную стоимость проекта

Контракт типа "Время и материалы« (T&M) Контракты типа "Время и материалы" представляют собой гибридный тип контрактов, содержащих положения как контрактов с возмещением затрат, так и контрактов с фиксированной ценой. Такой тип контрактов имеет сходство с контрактом с возмещением затрат в том, что они допускают внесение изменений и поправок. На момент заключения контракта общая стоимость договора и точное количество предметов поставки еще не определены покупателем. Таким образом, общая стоимость таких контрактов может увеличиваться, как и в контрактах с возмещением затрат. Этот вид контрактов также имеет сходство с контрактами с фиксированной ценой. Например, в договоре могут быть установлены расценки за единицу поставки. Это возможно, когда покупатель и продавец договорились о ставках оплаты для определенной категории ресурсов.

Преимущества контрактов T&M Меньшие затраты времени на подписание контракта Контракт может быть прерван в любой момент Хороший способ получить сотрудника извне в свою команду

Недостатки контрактов T&M Продавец не имеет стимулов снижать стоимость Подходит только для маленьких проектов Требует больших затрат времени покупателя на контроль работ

Действия, требующиеся от менеджера проекта со стороны покупателя в проекте по T&M Осуществлять ежедневное управление работами продавца Стараться получить конкретные результаты Контролировать общую продолжительность проекта Проверять, что на оплату выставлено резонное количество рабочих часов Определять момент, когда имеет смысл перейти на другой тип контракта (на фиксированную цену)

Планирование покупок и приобретений: выходы План управления поставками Содержание работ контракта Решения "Производить или покупать" Контрактные документы Критерии выбора поставщиков Запросы на изменения

Критерии выбора поставщиков Риск Понимание потребностей заказчика Общая стоимость или стоимость жизненного цикла. Технические возможности. Управленческие возможности Финансовые возможности. Производственные мощности и заинтересованность Категория и величина предприятия Последний опыт взаимодействия Рекомендации и отзывы Права на интеллектуальную собственность. Права собственности

Проведение закупок Проведение закупок - процесс получения ответов поставщиков, выбора поставщиков и заключения контракта В ходе данного процесса команда проекта получает заявки или предложения и применяет заранее определенные критерии для выбора одного или нескольких продавцов, достаточно квалифицированных и приемлемых для работы в качестве продавцов

Проведение закупок: входы 1.План управления проектом 2.Контрактные документы 3.Критерии выбора поставщиков 4.Список аттестованных поставщиков 5.Предложения поставщиков 6.Проектные документы 7.Решения производить-или-покупать 8.Соглашения об участии в торгах 9.Активы организационного процесса

Проведение закупок: инструменты и методы Конференции контрагентов Техники оценки предложений Независимые оценки Экспертные оценки Реклама Поиск в Интернете Переговоры по контракту

1.Цель переговоров Получить честную и резонную цену Установить хорошие отношения с продавцом 2.Главные темы переговоров Полномочия Ответственность Применяемые законы Определение в общих чертах технических и бизнес-аспектов Финансирование контракта График Платежи и цены 3.Тактика переговоров

Тактика переговоров Атака Персональное нападение Добрый переговорщик / злой переговорщик Лимит времени Ложь. Явная или неявная Недостаточные полномочия Отсутствующий человек Честно и объективно Откладывание Чрезмерные требования Отзыв предложения Свершившийся факт

Проведение закупок: выходы Выбранные поставщики Решения по контрактам Календари ресурсов Запросы на изменения Обновления плана управления проектом Обновления проектных документов

Администрирование контрактов Администрирование контрактов - это процесс управления взаимоотношениями, мониторинга прогресса работ и внесение необходимых коррекций. И покупатель, и продавец при администрировании контрактов преследуют одни и те же цели. Каждая сторона желает убедиться в том, что он сам и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их юридические права защищены. Юридическая природа контрактных взаимоотношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования любого контракта. Именно в силу юридической природы контрактных взаимоотношений, многие организации рассматривают администрирование контрактов как административную функцию, отдельную от организации проекта. Администрирование контрактов предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил предусмотренные контрактом корректирующие действия.

Администрирование контрактов: входы 1.Контрактные документы 2.План управления проектом 3.Отчеты о производительности 4.Одобренные запросы на изменения 5.Отчеты о состоянии работ

Администрирование контрактов: инструменты и методы Система управления изменениями Подготовленный покупателем обзор выполнения работ Инспекции и аудит Отчетность по исполнению Система расчетов Урегулирование претензий Система оперативного учета

Администрирование контрактов: выходы Документация по контракту Обновления активов организационного процесса Запросы на изменения Обновления плана управления проектом

Закрытие контрактов Процесс закрытия контракта поддерживает процесс завершения проекта, поскольку включает в себя подтверждение того, что все работы и результаты выполнены в надлежащем виде и могут быть приняты. Процесс закрытия контракта также включает в себя и административные функции, например, обновление учетно- отчетных материалов для отображения в них окончательных результатов и архивирование этой информации для использования в будущем. Закрытие контракта относится к каждому контракту, затрагивающему данный проект или фазу проекта. Преждевременное расторжение контракта является особым случаем закрытия контракта и может наступать в результате соглашения обеих сторон или в случае невыполнения обязательств одной из сторон. Права и обязанности сторон в случае преждевременного расторжения договора определяются в статье контракта, описывающей условия расторжения договора.

Закрытие контрактов: входы План управления проектом Контрактная документация

Закрытие контрактов: инструменты и методы Аудит поставок Переговоры о завершении Система оперативного учета

Закрытие контрактов: выходы Закрытые контракты Обновления активов организационного процесса