Внутрифункциональные и межфункциональные процессы (лекция 2)

Процессы подразделений (внутрифункциональные процессы)

Бизнес-процессы подразделения За все процессы подразделения отвечает руководитель подразделения, за каждый отдельный процесс перед ним отвечают руководители, непосредственно ему подчиненные.

Бизнес-процесс подразделения В подразделение поступает информация и материалы, являющиеся продуктами деятельности других процессов-поставщиков. Они преобразуются процессами подразделения в результаты (выходы), потребляемые внутренними и внешними клиентами. Руководитель подразделения и его заместители управляют процессами подразделения и обеспечивают их результативность и эффективность.

Взаимодействие процессов подразделений

Процессы подразделений Деятельность внутри каждого подразделения можно четко структурировать, определить зоны ответственности, распределить ресурсы, определить порядок взаимодействия подразделений. Для этого в организации должна существовать определенная культура управления, документы, регламентирующие распределение зон ответственности и обязанности руководителей подразделений и исполнителей: положения о подразделениях, должностные инструкции, рабочие инструкции и т. п. Документирование системы управления играет огромную роль при выделении процессов и построении системы управления ими.

Сквозные (межфункциональные ) процессы

Сквозные процессы Определение. Сквозной (межфункциональный) бизнес-процесс – это бизнес-процесс, полностью или частично включающий деятельность, выполняемую структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и административную подчиненность.

Цели выделения сквозных процессов Решить проблему неэффективного взаимодействия подразделений различной функциональной подчиненности (устранить функциональные барьеры). Ориентировать деятельность подразделений компании на конечный результат и удовлетворение требований клиентов.

Выделение процессов в организации целесообразно начинать с процессов верхнего уровня, часто их выделяют на основе клиентно-ориентированных цепочек или продуктовых цепочек. Выделение сквозных процессов по принципу клиентно-ориентированных цепочек может быть выполнено, если каждый клиент потребляет уникальный продукт, создание продуктов ведется параллельно, при этом процессы слабо пересекаются друг с другом. Если организация производит более одного продукта, и клиенты этой организации потребляют по несколько видов продукции, выделяют процессы на основе продуктовых цепочек.

Сквозные процессы ( клиентно-ориентированные цепочки )

Сквозные процессы (продуктовые цепочки)

Проблемы при выделении и управлении сквозных процессов Проблема 1. Назначение ответственного за результат и эффективность процесса – владельца процесса. Руководитель должен иметь достаточные полномочия (руководитель должен быть из состава высшего руководства или создан орган коллегиального управления).

Проблемы при выделении и управлении сквозных процессов Проблема 2. Пересечение процессов в рамках одного функционального подразделения организации. Сложность координации управленческих решений для начальника функционального подразделения, в котором пересекаются процессы.

Проблемы при выделении и управлении сквозных процессов Проблема 3. Регламент межфункционального процесса превращается в объемный документ, не используемый организацией целиком – лишь по частям. Наблюдается избыточность документации, т.е. сотрудники подразделений должны иметь всю документацию по выполняемым процессам, но реально использовать на рабочих местах % от каждого документа. Коэффициент избыточности: 0,07-0,1.

Пример 2 В попытке избавиться от проблемы 3 крупные предприятия создают еще один слой документации – выписки из документов. «+» облегчает работу исполнителя: на рабочем месте не весь документ, а сокращенная выписка. «-» затрудняет работу по актуализации и переработке документации: возрастает количество копий-выписок. Вопрос. Что делать? Ответ. Построить систему документирования деятельности на принципах «разумной бюрократии» Вебера. (рассм. далее)

Проблемы при выделении и управлении сквозных процессов Проблема 4. Выделение в организации сквозных процессов приводит к потере части функций или работ подразделений. Это происходит, когда сквозной процесс определяют как целенаправленную последовательность операций, приводящую к заданному конечному результату.

Пример 3

Пример 3 (продолжение) В подразделениях 1,2,3 «пропали» 4 функции (А,Б,В,Г). Возможные выводы внешнего консультанта: функции А,Б,В,Г можно упразднить. Не всегда верно, так как такие функции существуют и зачастую необходимы для организации. В такую ситуацию, например, могут попасть функции учета, отчетности, анализа информации, которые не связаны напрямую с материальными потоками, но необходимы для построения системы управления. В эту ситуацию может попасть даже руководитель. ? Какую еще проблему Вы видите на рисунке?