ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ функции, классификация, специфика, структура, назначение

Понятие делового письма Деловое (или служебное) письмо обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Классификация писем по некоторым основаниям Основание классификации Разновидности писем Сфера применения (тематика) Административная переписка, коммерческая переписка, производственная, судебная, дипломатическая и др. Назначение Письмо-сообщение, извещение, просьба, запрос, сопроводительное письмо, гарантийное, благодарственное, письмо-приглашение, поздравление, напоминание, требование, рекламное письмо, письмо-отказ и др. Статус адресата Письмо в органы власти и управления, письмо в вышестоящую организацию, письмо в подведомственную организацию, письмо конрагенту и др Количество адресатов Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов (до четырех), письмо большему количеству адресатов

Правила оформления делового письма Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р , как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти.. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Правила оформления делового письма деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем; письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

Правила оформления делового письма письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;

Правила оформления делового письма деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно; деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Макет делового письма Бланк письма включает следующие обязательные реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09. Ограничительные метки для верхних зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27.

Виды деловых писем СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части

Виды деловых писем

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Виды деловых писем Оплату гарантируем

Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения каких- либо официальных сведений или документов.

Виды деловых писем

ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

Виды деловых писем Просим Вас

Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

Виды деловых писем Предлагаем Вам

Виды деловых писем ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

Виды деловых писем Ответ в форме отказа

Виды деловых писем Пример оформления письма-ответа на жалобу

Виды деловых писем ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Виды деловых писем Сообщаем

Виды деловых писем ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера

Виды деловых писем ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей

Виды деловых писем ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

Виды деловых писем ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма- извещения. Отличается от письма- извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

Виды деловых писем Приглашаем Вас

Виды деловых писем РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cmимулирующее интерес к товару и желание его приобрести

Виды деловых писем ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).

Виды деловых писем ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Оформление документов за рубежом

Международные стандарты на документацию Международная организация стандартизации (International Organization for Standardization - ИСО), Европейская экономическая комиссия (ЕЭК) ООН, Международная комиссия торгового мореплавания, Международная палата по судоходству и др.

Расположение реквизитов письма: 1) сведения об отправителе; 2) ссылки на документы отправителя и получателя; 3) дата письма; 4) адрес получателя письма; 5) указание на конкретное лицо; 6) вступительное обращение; 7) краткое содержание письма;

Расположение реквизитов письма: 8) текст письма; 9) заключительная формула вежливости; 10) подпись; 11) ссылка на приложение; 12) сведения о рассылке копий письма;

Реквизиты международного письма 1) Сведения об отправителе - наименование организации, указание характера ее деятельности или организационно- правовой формы (Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью, Incorporated (Inc.) -корпорация и др.), логотип (товарный знак или знак обслуживания), почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты. Информация об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя и получателя составляют бланк письма.

Реквизиты международного письма 2) Ссылки на документы отправителя и получателя. Your reference:Ваша ссылка: или: Your ref.: Our reference:Наша ссылка: или: Our ref.: В ссылках может быть указан порядковый номер документа, краткое обозначение вида документа (например, OR - order), инициалы coставителя, его контактный телефон, индекс подразделения, номер дела и т. д. Ссылки позволяют связывать письмо-просьбу с письмом-ответом, но указание этих сведений не является обязательным для делового письма. В письмах американских компаний ссылка может указываться в левом нижнем углу письма.

Реквизиты международного письма 3) Дата письма. Указывается в верхней части письма справа Различаются британский (европейский) и американский варианты написания даты. Британский способ предполагает следующие варианты написания: 15 Арг, 2003; 15 Арг, 2003; 15th April, Американский способ написания даты иной: Аргil 15th, 2003; Аргil 15, 2003.

Реквизиты международного письма 4) Адрес получателя письма: наименование организации, в которую направляется письмо, или фамилия лица - получателя письма и почтовый адрес. Amma Company 127 Franklin Road LARCHMONT N.Y USA Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника: Mr. D. Hopkins, President Interbook, Inc.

Реквизиты международного письма 5) Указание на конкретное лицо For the Attention of Mr. Cooper; Attention of Mr. Cooper; Attention: Mr. Cooper; Attention: Sales Manager; Attention: Sales Department. Указывая фамилию лица, которому непосредственно адресовано письмо, используются следующие сокращения: Mr. - Mister (перед фамилией мужчины); Mrs. - Mistress (перед фамилией замужней женщины); Miss (перед фамилией незамужней женщины); Ms. - госпожа (при неизвестном семейном положении).

Реквизиты международного письма 6) Вступительное обращение - стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату. Уважаемый господин! Dear Sir: Уважаемые господа! Dear Sirs: Уважаемая госпожа! Dear Madams: Dear Madam: Чаще всего используются следующие обращения :

Реквизиты международного письма 6) Вступительное обращение Уважаемый господин Скот!Dear Mr. Scott: Уважаемая госпожа Скот! Dear Mrs. Scott: Менее официально воспринимаются следующие обращения: В письмах, адресованных фирмам и организациям, используются обращения : Уважаемые господа!Dear Sirs: Gentlemen: (в США) Ladies:

Реквизиты международного письма 6) Вступительное обращение Господа!Sirs: Mesdames: Господин!Sir: Госпожа!Madam: Строго официальными являются следующие обращения: Если имя адресата неизвестно, следует использовать обращение: Уважаемый господин/госпожа!Dear Sir/ Madam:

Реквизиты международного письма 6) Вступительное обращение Уважаемый доктор (фамилия)! Dear Dr....: Уважаемый мэр (фамилия)! Dear Mayor...: Уважаемый сенатор (фамилия)! Dear Senator...: Уважаемый профессор (фамилия)! Dear Professor...: Уважаемый судья (фамилия)! Dear Justice...: и др. Если получатель письма имеет звание, в обращении желательно указать его: Если вам неизвестно, кто будет рассматривать письмо, можно обратиться следующим образом: Всем, кому это интересно!То Whom It May Concern:

Реквизиты международного письма 7) Краткое содержание письма - помещается после вступительного обращения перед текстом, не является обязательным. Order 187 of 21 Nov (Заказ 187 от 21 ноября 2003 г.). В юридической практике содержание письма принято оформлять следующим образом: In re: Contrakt 12/45; Re: Contrakt 12/45 (Re - сокращенное латинское выражение in re - по делу, относительно дела, вопроса).

Реквизиты международного письма 8) Текст письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный (блоковый) стиль оформления, при котором реквизиты письма и текст письма печатаются от границы левого поля, без абзацев, но между абзацами делается дополнительный пробел, чтобы облегчить зрительное восприятие письма.

Реквизиты международного письма 9) Заключительная формула вежливости. Печатается под текстом, как правило, от границы левого поля, без абзаца. Могут использоваться следующие языковые формулы: Yours faithfully, (Faithfully yours,); Yours truly, (Truly yours,); Yours very truly, (Very truly yours,). Yours very sincerely, Yours sincerely. После заключительной фразы ставится запятая.

Реквизиты международного письма 10) Подпись - размещается под заключительной формулой вежливости от границы левого поля и выглядит следующим образом: Interbook, Inc. __________ D. Hopkins President Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание p.p. (от лат. per procurationem - по поручению): p.p. Interbook, Inc. _____________ A.Bradly Goods Expert

Реквизиты международного письма 11) Ссылка на приложение - используется, если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу и выглядит следующим образом: Enclosure: Bill of Lading Encl: Invoice Enclosures: 1. Bill of Lading. 2. Cheque.

Реквизиты международного письма 12) Сведения о рассылке копий письма - используется в тех случаях, если есть необходимость разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение ее (от лат. carbon copy - копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются копии письма. cc: Mr. Henry Preston, Sales Manager.