ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

От чего зависит обработка конкретного входящего документа? способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции Курьерская служба Почтовое отправление через ФГУП «Почта России» По электронной почте По факсу

Доставка корреспонденции из почтового отделения Документы могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Доставка корреспонденции из почтового отделения Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. «Заказное письмо доставлено ошибочно».

Содержание документа письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений; письма-ответы на направленные вами инициативные документы; справочно-информационные письма.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией прием; сортировка; регистрация корреспонденции; направление документов адресатам для принятия управленческого решения; направление документов на исполнение; исполнение документов; организация контроля исполнения документов; формирование исполненных документов в дела.

Первичная обработка входящих документов Проверяется правильность доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением с пометкой «лично». Проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

Сортировка … … проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Допускается передавать напрямую письма, адресованные конкретному сотруднику.

Сортировка Выделите документы, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким- либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Необязательно регистрировать … ГОСТы, ОСТы, ТУ. Графики, наряды, заявки, разнарядки. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. Корреспонденция с пометкой «Лично». Научные работы. Нормы и нормативы расхода материалов. Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).

Необязательно регистрировать … Поздравительные письма, телеграммы. Пригласительные билеты. Прейскуранты. Программы конференций, совещаний. Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения). Учебные планы, программы. Формы и бланки (кроме строгой отчетности).

При регистрации все документы делятся на … входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; коммерческие контракты; документы, имеющие гриф «Конфиденциально».

Существуют три основных вида регистрации документов: 1) карточная система регистрации документа; 2) журнальная система регистрации документа; 3) компьютерная система регистрации документа.

Карточная система регистрации документов

Журнальная система регистрации документа Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500– 600 документов в год.

Журнал регистрации входящих документов

Журналы оформляются следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала. все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой.

Регистрация документов на компьютере позволяет: одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе данных; организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату поступления и учетный номер.

Регистрация документов Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. вх. А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;

Регистрация документов Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, вх. 123-Ф – документ поступил по факсу; вх. 124-ЭП – документ поступил по электронной почте;

Если на письме нет исходящего номера … Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

Регистрация документов Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. вх – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел.

Регистрация документов Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация, вносимая в регистрационную форму: дата поступления документа; индекс и дата, указанные на документе отправителем; наименование корреспондента; вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.); краткое содержание.

Передача на рассмотрение Зарегистрированную документацию вновь сортируют по тематике. Раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру.

Передача на рассмотрение Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Передача на рассмотрение Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов.

Результатом рассмотрения является … … резолюция, которую руководитель накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Оформление резолюции Руководитель может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Оформление резолюции на отдельном листе ОАО «РОМАШКА» ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ. Семенов Е.Е. Семенов К вх. 159 от

Передача на исполнение После рассмотрения руководителем документ вновь возвращается к секретарю. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД).

Передача на исполнение Документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения. Факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

Передача на исполнение Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.

Передача на исполнение Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Исполнение документа Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней.

Сроки исполнения документов … … могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

«Перечень типовых сроков исполнения документов» для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней; для писем предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.

Индивидуальные сроки … … указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.

Сроки исполнения документов … … исчисляются в календарных днях: внутренних – с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других организаций – с даты их поступления; обращений граждан – с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

ГОСТ Р ИСО … … выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль за исполнением документа … относится к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения.

Регламентация контроля исполнения документов Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Отметка об исполнении документа Информацию об исполнении вносят в журнал учета входящих документов. Если в процессе прохождения документа возникли осложнения, фиксируйте эти факты в журнале учета.

Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации п/п Дата поступления и дата документа Корреспондент Краткое содержание Исполнитель Отметка об исполнении Примечание /4 от ОАО «Ромашка» О нарушениях сроков поставки А.А.Петров Акт проверки 44 от Дан ответ 12-2/71 от Ответ передан на почту б/н от ОАО «Гвоздика» О ремонте арендованного автомобиля В.В.Сидоров Ответ 12-3/77 от См. также вх. 35 от ф от Администрация г. Москвы Об участии в субботнике П.П.КузнецовИздан приказ 34 от

Исполнение документа Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта исходящего документа; согласование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; регистрация документа; проверка правильности адресования; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа … … составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа … … передается на подпись руководителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: индекс документа, включающий номер дела; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов