Учет номерного фонда Работа службы размещения Оказание услуг Ведение взаиморасчетов Программный продукт SandSoft: Отель 5.0 предназначен для автоматизации работы служб размещения и бронирования в гостиницах. Программа является конфигурацией системы программ 1С: Предприятие 8.0 Программа позволяет автоматизировать следующие разделы учёта: Конфигурация имеет простой и удобный интерфейс, структурированный как по процессам, так и «от пользователя» (интерфейс построен как модель типовых пользовательских действий). Позволяет вести учёт в разрезе нескольких юридических лиц. Типовое решение позволяет в одной базе вести сквозной учёт по нескольким корпусам одной гостиницы.

УЧЕТ НОМЕРНОГО ФОНДА Номерной фонд гостиницы представлен корпусами, этажами и номерами. Для каждого номера задается количество мест, а также набор его характеристик Для каждого номера могут устанавливаться состояния, такие как «Сдается», «На ремонте», «На уборке» и т.п. Эти сведения учитываются при размещении гостей.

В конфигурации существует возможность назначать мероприятия по обслуживанию номеров и отмечать их выполнение. Поддержка номеров

Подсистема «Обеспечение номерного фонда» Подсистема предназначена для учета расходных материалов, используемых в целях обеспечения номерного фонда. Предусматривает отражение в информационной базе полного цикла обращения расходных материалов от поступления до списания. В рамках подсистемы реализовано: закрепление номерного фонда за горничными, задание норм обеспечения номерного фонда (для типа номера, для выбранного номера), задание норм замены расходных материалов в номерах (для типа номера, для выбранного номера), разделение расходных материалов по кратности использования (одноразовые и многоразового использования), автоматическое списание одноразовых материалов при передаче в номера, механизм комплектации и разукомплектации номеров, замена расходных материалов в номерах при уборке (посредством документа «Заборный лист» с возможностью быстрого автозаполнения исходя из назначенных норм ), представление сведений о текущем состоянии комплектации номеров посредством специального интерфейса в рамках системы управления номерным фондом.

СЛУЖБА РАЗМЕЩЕНИЯ Поселение, переселение, выселение гостей и изменение тарифа проживания. Бронирование номеров (индивидуальное и групповое) или резервирования номеров с требуемыми параметрами без указания гостя, квотирование. Размещение гостей - в номер целиком, на одно место, с возможностью подселения и без. Учет раннего заезда и позднего выезда. Хранение анкетных данных всех физических лиц, фотографии, произвольного набора контактной информации. Формирование уведомления о прибытии иностранных граждан с автоматическим заполнением по данным, имеющимся в базе. Выгрузка в милицию. Изменение или отмена ошибочных действий. Конфигурация предоставляет следующие функции по работе службы размещения:

Прибытие Документ «Прибытие» выполняет как бронирование, так и размещение гостей. Помимо этого он позволяет назначать дополнительные плановые услуги, распределять услуги питания по местам оказания, устанавливать параметры различных начислений – за ранний заезд, за бронь, агентское вознаграждение.

Переселение и выселение Переселение и выселение гостей выполняются отдельными документами. Документ «Переселение» позволяет менять номер, срок и тариф проживания гостя.

Специальные формы Основная часть работы в конфигурации может выполняться через формы «Шахматка» и «Служба размещения», которые значительно упрощают выполнение операций с гостями и контроль состояния номерного фонда, позволяют минимизировать объем действий пользователя по выполнению типовых операций и получению отчетных сведений.

«Шахматка» Шахматка предоставляет следующие возможности: Отражение состояния номерного фонда за период. Наглядное представление информации о бронировании номеров и размещении гостей по дням из выбранного интервала времени. Быстрый доступ к документам, выполнение действий по бронированию, размещению, учету оплат и т.п. непосредственно из формы.

«Служба размещения» Форма «Служба размещения» отражает состояние номерного фонда на текущий день, позволяет выполнять действия по размещению гостей и работе с номерами прямо из формы. Работая в данной форме, можно выполнять поселение, переселение, выселение гостя, а также формировать различные отчеты.

ОКАЗАНИЕ УСЛУГ Конфигурация позволяет учитывать оказание и начисление задолженности за следующие виды услуг: Услуги проживания Услуги планового питания Дополнительные плановые и разовые услуги для гостей Разовые услуги сторонним посетителям Для каждой услуги устанавливаются один или несколько тарифов, при этом тарифы могут быть как простыми, так и составными – включающими несколько услуг. В конфигурации реализована система скидок с установкой сроков их действия и периодичность по дням недели.

Ночной аудит Начисление задолженности по плановым услугам выполняется документом «Ночной аудит». Документ начисляет задолженность по услугам проживания, планового питания, а также по дополнительным плановым услугам гостей, которые были заданы при проведении документа «Прибытие».

Разовые услуги Учет оказания разовых услуг выполняется документом «Оказание услуг». Он позволяет начислять задолженность как гостям, так и сторонним лицам.

Подсистема предназначена для планирования расписания и учета фактического оказания гостям, а так же сторонним лицам дополнительных услуг, оказание которых осуществляется в выделенных местах оказания услуг. Подсистема позволяет задавать различные характеристики мест оказания дополнительных услуг (такие как емкость, возможность совместного заполнения различными физ. лицами), производить автоматическую гибкую тарификацию по оказываемым услугам (в том числе с учетом пересекающихся скидок), отображать расписание дополнительных услуг в виде «шахматки» с индикацией состояния запланированных услуг («запланировано», «оплачено», «оказано фактически»). Подсистема планирования и учета дополнительных услуг

ВЗАИМОРАСЧЕТЫ Конфигурация позволяет вести следующие виды взаиморасчетов: Взаиморасчёты с гостями и контрагентами за наличный и безналичный расчёт. С гостями, оплачивающими свои услуги. С гостями, оплачивающими услуги других гостей. Со сторонними организациями и физ. лицами, оплачивающими услуги гостей. Со сторонними организациями и физ. лицами, предоставляющими агентские услуги. Учёт скидок за услуги. Формирование счетов на оплату и счетов гостя. Начисление и выплата агентских вознаграждений. Расчёты по дополнительным услугам, оказанным сторонним лицам. Хранение истории взаиморасчётов с контрагентами.

Интерфейс взаиморасчетов Специальная форма, предназначенная для доступа и просмотра оперативных данных в части расчетов по услугам с плательщиками. Представляет пользователю сведения по взаиморасчетам в наглядном виде, дополненном аналитическими диаграммами. Обеспечивает быстрый доступ к исходным документам.

ОТЧЕТЫ Конфигурация содержит набор отчетов, позволяющих получать информацию по работе отеля разной степени детализации: По номерному фонду – состояние номеров, загрузка номерного фонда, задание на обслуживание и уборку и т.д. По бронированию и размещению гостей – заезды и выезда, проживающие, не выселенные гости, свободные номера и т.д. По взаиморасчетам с гостями и контрагентами – задолженности, начисления и оплаты по плательщикам, по лицевым счетам, баланс взаиморасчетов, движения денежных средств и т.д. Анализ показателей доходности отеля.

Примеры отчетов

Дополнительно В конфигурации присутствует возможность осуществить автоматическую регистрацию фискальных платежей, сделанных службой приёма и размещения, с печатью фискального чека, детализированного по услугам, автоматическую печать фискального отчёта конца дня. В рамках механизма работы с торговым оборудованием реализовано хранение и возможность просмотра информации о прошедших кассовых сменах и остатка денежных средств по кассе на конец каждой смены. Фискальный регистратор СПАРК 617 ТК. Дополнительно программа, в процессе внедрения, может быть интегрирована с программными продуктами для автоматизации ресторанов, а также возможность подключения модуля «Тарификатор телефонных переговоров» и модуля «Электронные замки» (эл.замки VingCard) Реализована выгрузка данных в 1С: Бухгалтерию 8.0 на уровне документов: Контрагенты Организации Счета на оплату Приходный / расходный кассовый ордер Входящие / исходящие платёжные поручения Сведения о реализации услуг