Система электронного документооборота «MasterDOC» Информационные технологии автоматизации и контроля делопроизводства и документооборота

Задачи внедрения СЭД Создание единого информационного пространства предприятия Обеспечение эффективного контроля за исполнением приказов и распоряжений Сокращение времени согласования документов Сокращение времени на поиск и обработку информации Повышение исполнительской дисциплины сотрудников Внедрение единых стандартов работы с электронными документами Улучшение защищенности, управляемости и доступности документов Снижение затрат на расходные материалы, оптимизация бизнес-процессов и увеличение прибыли предприятия

Основные функции «MasterDOC» Управление знаниями, делопроизводство и документооборот Централизованное и систематизированное хранение информационной и распорядительной документации Публикация и пересылка сообщений( объявления, новости, внутренняя корреспонденция) Управление доступом к корпоративной информации Хранение документов любых форматов Интеграция с другими системами и информационными базами

Объекты автоматизации Секретариаты и канцелярии –Обработка входящей, исходящей корреспонденции –Работа с общими управленческими документами (приказы, распоряжения, заявки, договора, проекты исходящих документов, служебная переписка) –Работа со специализированными документами (кредитные заявки, рекламные макеты и др.) –Распределение документов и отправка руководству –Контроль за прохождением документов внутри организации –Оформление документов, согласование, печать и тиражирование –Формирование, хранение и передача в архив Руководство –Быстрый доступ ко всем документам –Формирование и исполнение поручений –Контроль исполнительской дисциплины –Согласование документов –Контроль договоров и управление проектами –Делегирование полномочий Исполнители всех уровней –Сбор рецензий, комментариев по подготовленному документу –Поиск корпоративной информации –Планирование работы –Информирование сотрудников и согласование производственных вопросов –Возможность удаленной работы и удаленного доступа к информационным базам

Эргономика и характеристикиMasterDOC Ориентирование системы на потребности руководителей компаний Высокая скорость автоматизации бизнес- процессов Полнота функциональных возможностей Поддержка сложных схем согласования Уникальные технологические характеристики Развиваемость решения Распределенная структура

Адаптация и поддержка бизнес-процессов Настройка и модификация по требованиям заказчика Поддержка работы всех сотрудников организации Учет специфики и стандартов документооборота государственных организаций Открытая модульная архитектура Реализация в среде Lotus Notes

Электронный документооборот Обработка входящей и исходящей корреспонденции Формирование и исполнение поручений на основе резолюций Контроль исполнения поручений по документам Статусный контроль выполнения поручений по документам Поддержание внутреннего документооборота Хранение и динамическое обновление данных о структуре, работниках и контрагентах организации Работа с договорами и внешними контактами Полный цикл согласования документов Архивирование документов Расширенные возможности поиска Развитая система построения отчетности

Архитектура системы «MasterDOC»

Общесистемные сервисы Сервисы и компоненты СЭД Словники Адреси Довідник організації Автори звернень Зовнішні адресати Протокол Узгодження Доручення Кабінет Пошукова система Комутатор Шаблони Реєстратор Накази та розпорядження Наради Канцелярія Службові записки Звернення громадян Зовнішні контакти Контроль договорів Інженерне забезпечення Новини Конференція Общесистемные словари и справочники Функциональные подсистемы

Справочники В структуре «MasterDOC» содержится большое количество справочников для точной настройки системы согласно требованиям заказчика. Эти функции позволяют максимально упростить и сделать гибким процесс внедрения и сопровождения СЭД. Пример справочников: Адреса, Источник информации, Категории документов, Категории тем, Местоположение объектов, Номенклатура дел, Специализация, Список валют, Тематика документов, заявки, поручения, контакты, Типы договоров, Виды документов, Типы контактов, Типы помещений, Типы работ, Типы событий, Типы совещаний, Условия оплаты, Формулировки резолюций и др.

Структура организации в системе «MasterDOC» описывается с помощью группы документов: Организация, Подразделение, Сотрудник, Группа В системе «MasterDOC» реализована поддержка сложной организационной структуры: данные компаний (в холдингах), информация из подразделений, данные по отдельным проектам Хранение и отображение фактов делегирования полномочий, исполнения обязанностей, деловодства в подразделениях и в общей структуре организации Возможность хранения и отображения фактов увольнения и перевода сотрудников в другие подразделения, а также при формировании новой структуры организации Поддержка сложной организационной структуры организации

БД «Справочник организации» В системе можно поддержать реальную территориально- распределенную структуру организации. Проектные структуры оформляются как подразделения.

Управление структурой организации Возможность указывать деловодов подразделений и исполняющих обязанности

Жизненный цикл документа

Функции согласования документов Поддержка маршрута прохождения и процессов обработки распорядительных документов Гибкая настройка механизма согласования Поддержка любых схем согласования документов Использование шаблонов маршрутов прохождения документов Изменение маршрута прохождения документов «на лету» Контроль процессов обработки документов Возможность смены ответственного и участников в процессе согласования Действия с согласованием: завершить, повторить, очистить.

Схемы согласования Отдел 1Отдел 2Отдел 3 Отдел 1Отдел 2Отдел 3 Рис.1 Последовательное согласование Рис.2 Параллельное согласование

Согласование документов

Контроль исполнительской дисциплины Контроль исполнения поручений -поручения имеют Автора, Контролера, Исполнителя(ей) -в системе предусмотрена функция корректировки сроков исполнения поручений, смена исполнителей Подготовка отчетов о выполнении поручений, принятие/не принятие отчета о выполнении - с помощью функции оповещения пользователи «MasterDOC» могут получать данные о нарушениях сроков исполнения поручений, завершении работ по поручениям Отчеты по задержкам при выполнении поручений. Статистика обработки документов - Для контроля за исполнением распоряжений и приказов ведется история поручений: кто, когда, кому давал поручение, с каким результатом - Пользователям доступна функция получения информации о поручениях, их авторах, исполнителях, соисполнителях, контролирующих лицах

Исполнительская дисциплина Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении

Напоминания о документах Система может быть настроена таким образом, что при приближении даты события сотрудник(и) будут получать напоминания о необходимости выполнить необходимые действия к определенной дате.

Отчетность Контрольное подразделение или ответственный за делопроизводство сотрудник периодически готовит и предоставляет руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции.

Отчеты и статистика обработки документов Список отчетов, используемых в системе. Простые отчеты можно построить с помощью конструктора отчетов

Управление доступом к документу При создании в системе документа в нем можно изменять списки (представленные по умолчанию) сотрудников, имеющих права на чтение и редактирование данного документа.

Поиск документов Форма Представления позволяет просматривать документы и информацию под разными углами зрения. В системе реализованы пять механизмов поиска информации. Форма Представления – один из них.

Поиск документов Механизм поиска по полям Сортировка и поиск по столбцу в представлении Параметрический поиск по нескольким полям

Полнотекстовый поиск Стандартные средства поиска Lotus Notes С помощью стандартных средств поиска Lotus Notes можно вести поиск документов по произвольным словам и фрагментам. Для этого необходимо предварительно проиндексировать базу данных.

Поиск по нескольким базам по заданным параметрам Поиск при помощи БД «Поисковая система»

История редактирования документов Закладка История редактирования заполняется автоматически. Здесь отображаются сведения о действиях по созданию/редактированию документов.

Протоколирование действий пользователей Модуль «Протокол» используется для протоколирования действий пользователей в СЭД. В базе данных централизованно и автоматически фиксируется информация о создании, чтении, редактировании и удалении документов в системе, а также об ошибках, возникающих в ходе работы пользователей. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность.

Интерфейс и навигация

Начало работы Для входа запустите систему Lotus Notes. После этого запустите саму систему. На экране появится Главная страница. Доступ к модулям (базам данных – БД) системы осуществляется с Главной страницы щелчком на значке БД или с помощью ссылки Открыть БД.

Механизмы обработки документов Создание документов с использованием шаблонов и словарных значений Сканирование документов Регистрация документов Отправка документов на рассмотрение Наложение резолюции Ознакомление Пересылка документов Контроль исполнительской дисциплины Рецензирование и согласование документов Поиск документов Печать документов Формирование отчетов Отправление в дело Отправление в архив

Ввод данных Сканирование документов Сканирование документа. Возможность потокового сканирования. Отсканированный документ помещается в поле Документ.

Входящая корреспонденция Входящий документ содержит информацию о контрагенте, получателе, коротком содержании документа, о процессах рассмотрения и ознакомления, а также список резолюций по данному документу.

Исходящая корреспонденция Исходящий документ содержит информацию о контрагенте, исполнителе, подписавшем, а также короткое содержание документа. В документе есть цепочка ссылок на связанные документы.

Обращение граждан Карточка обращения содержит информацию о авторе, его обращении, сроках выполнения данного обращения, а также сопроводительную документацию при ее наличии. Обращениям граждан присваивается номер согласно закону Украины «Про обращение граждан». В карточке обращения сохраняется вся цепочка запросов, ответов на запросы и ответов на обращение в целом Карточка ответа содержит информацию о принятом решении по данному обращению, исполнителе, сроках исполнения, типах ответа, а также кому данный ответ адресован

Обращения граждан Запросы и ответы на запросы Карточка запроса предназначена для запроса данных из внешних организаций. Карточка ответа на запрос содержит информацию о полученном ответе от контрагента, а также информацию о регистрационном номере, дате регистрации у контрагента и в организации

Служебные записки Возможность регистрации, отправки на согласование, отправки на утверждение. Со стороны утверждающего – возмодность принять /отклонить служебную записку. Преимущество в работе личных представлений категории «Особисті».

Поддержка работы в распределенной среде

Работа в распределенной среде Форматы передачи данных Репликация: данные словарей и справочных баз Передача функциональных данных пакетами

Методология внедрения

Консалтинг Аналитическое обследование Разработка Концепции СЭД Разработка Спецификации по установке и настройке Разработка Спецификаций требований на разработку дополнительных модулей и механизмов интеграции Разработка и принятие регламентов

Внедрение Настройка регламентов Разработка дополнительных модулей Установка ПО IBM Lotus Domino\Notes Установка и настройка «MasterDOC» Настройка отчетов Перенос справочников Обучение пользователей и администраторов «MasterDOC». Проведение опытной эксплуатации

Сопровождение Техническая поддержка пользователей по вопросам эксплуатации и функционирования системы электронного документооборота осуществляется: в телефонном режиме по электронной почте через web- доступ к базе по поддержке пользователей при выезде специалиста на территорию заказчика

Аспекты, оказывающие решающее значение на результат внедрения программного средства Степень соответствия предлагаемого продукта требованиям, предъявляемым заказчиком к такого рода системам Уровень подготовленности сотрудников, осуществляющих работы по внедрению Уровень готовности технических средств и персонала заказчика

Преимущества внедрения «MasterDOC» Эффективная работа со всем комплексом организационной и распорядительной документации Систематизация знаний в едином хранилище и удобный доступ к корпоративной информации Автоматизация документооборота Эффективное информационное и организационное взаимодействие рабочих групп

В чем выгоды использования «MasterDOC»? Внедрение системы электронного оборота позволяет сократить затраты на расходные материалы С помощью функций системы достигается значительная экономия времени сотрудников на поиск, обработку, утверждения и согласование распорядительной документации Объединение знаний, ускорение процессов согласования и оптимизация информационных потоков гарантирует высокую продуктивность бизнес-процессов Система «MasterDOC» обеспечивает предприятие интеллектуальным капиталом, что стимулирует рост материальных и финансовых ресурсов

Расчет затрат на операции с документами N – число сотрудников организации T – доля времени, затрачиваемого на «рутинные» операции с документами Z – средняя зарплата в месяц Итого, Потери = N*T*Z Пример: 1000 сотрудников, 20% времени, $300 ср. зарплата Потери = 1000*$300*0,2= $ в месяц

Пример расчета эффективности «MasterDOC»

Наши заказчики 1. Открытое акционерное общество "Кредобанк" Центральный офис в г. Львове. Количество рабочих мест Контактная информация: Баик Ярослав Михайлович - Заместитель директора департамента информационных технологий и телекомуникаций, тел Печерска районная в г. Киеве государственная администрация Количество рабочих мест Контактная информация : Сафонов Константин - Начальник отдела информатизации, тел Украинское государственное предприятие почтовой связи "Укрпочта Количество рабочих мест - 80 Контактная информация : Шемякова Елена Генадиевна - Начальник сектора информационно-компьютерных систем центра информационных технологий, тел

Спасибо за внимание! Романюк Светлана Менеджер по продажам Департамент информационно - аналитических систем ОАО «Банкомсвязь» 04080, г. Киев, ул. Фрунзе, 69 Т: +38 (044) Ф: +38 (044)