Внутренние документы управления Лекция 7

Приказы Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

Приказы Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием.

Приказы Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть: Нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.; Решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний; Производственная необходимость.

Приказы Примеры вводной части приказа: На основании постановления правительства 76 от г. «О работе в праздничные дни»… На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от г. … В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии…

Приказы Основная часть приказа – распорядительная – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами. Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпунктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа указывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа.

Структура приказа Наименование предприятия ПРИКАЗ (Дата) ________ Заголовок к тексту (не более двух строк) ТЕКСТ: Констатирующая часть ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок) ДолжностьПодписьИ. О. Фамилия Визы Проект приказа внес должность, И. О. Фамилия

Приказы К проекту приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и конкретные исполнители, которых касается приказ. Секретарь организует ознакомление этих лиц с приказом. Для этого один экземпляр вывешивается на доске приказов, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления. При необходимости приказ при помощи средств оргтехники размножается и выдается исполнителям для работы.

Выписка из приказа Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа – «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов

Протоколы и решения Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами. Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.

Протоколы Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня. По каждому вопросу выступает основной докладчик, а затем сделанный доклад обсуждается присутствующими в форме выступлений, а также в форме вопросов и ответов.

Протоколы Протокол оформляется на бланке предприятия. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года. Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.

Протоколы Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

Протоколы Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ГОЛОСОВАЛИ ПОСТАНОВИЛИ

Протоколы В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к протоколу прилагается текст или тезисы доклада, то вместо содержания пишут: «Доклад прилагается». В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

Протоколы В подразделе «Постановили» записываются принятые решения. Принятое решение должно быть сформулировано по схеме: что нужно сделать – исполнитель – срок исполнения. Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается». Протокол подписывает председатель и секретарь.

Протоколы и решения На основании протокола могут быть изданы документы: выписка из протокола и решение. Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка из приказа. Решение – это распорядительный документ коллегиального органа. В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, решение является документом, который доводится до сведения исполнителей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме: В связи (на основании) РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО): Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Структура решения Наименование предприятия РЕШЕНИЕ Дата ______ Место издания документа Заголовок к тексту Констатирующая часть: причины издания документа, название органа РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО): Распорядительная часть (в виде пунктов): 1. Текст 2. Текст 3. Текст… ПредседательПодписьИ. О. Фамилия СекретарьПодписьИ. О. Фамилия В дело ______ Подпись исполнителяДата

Структура краткого протокола Наименование предприятия ПРОТОКОЛ Дата _________ Наименование коллегиального органа Председатель:И. О. Фамилия Секретарь:И. О. Фамилия Присутствовали: Перечень:И. О. Фамилия Рассмотренные вопросы: 1. Текст 2. Текст… Принятые решения: Текст 2.1. Текст Текст… ПредседательПодписьИ. О, Фамилия СекретарьПодписьИ. О. Фамилия В дело _____

Структура полного протокола Наименование предприятия ПРОТОКОЛ Дата __________ Наименование коллегиального органа Председатель:И. О. Фамилия Секретарь:И. О. Фамилия Присутствовали: Перечень:И. О. Фамилия Приглашенные (если имелись): Перечень:И. О. Фамилия Повестка дня: Текст Текст… 1. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления И. О. Фамилия содокладчика- содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ Текст решения 2. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления И. О. Фамилия содокладчика- содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ Текст решения ПредседательПодписьИ. О. Фамилия СекретарьПодписьИ. О. Фамилия В дело ______ Подпись исполнителяДата

Акты Акт относится к информационно-справочным документам. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.

Акты В заголовочной части документа указываются следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения предприятия, в котором составлен акт, название документа («Акт»), краткий заголовок к тексту, дата, номер. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «акт по поводу опоздания на работу».

Акты Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения. По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов – обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.

Акты Текст акта содержит вводную и основную часть. Во вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий. Если акт составлен инициативной группой, то вводная часть может быть составлена в такой форме: Мы, нижеподписавшиеся, В. В. Григорьев, О. С. Ким, З. И. Филимонова, составили акт о факте получения травмы И. М. Соколовой в результате падения на обледеневшем участке улицы

Структура акта Наименование предприятияУТВЕРЖДАЮ Наименование отдела предприятияДолжность Подпись И. О. Фамилия Дата АКТ Дата ________ Заголовок (чего, о чем) Комиссия в составе председателя И. О. Фамилия и членов: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И. О, Фамилия составили акт (чего, о чем). Основная часть ПредседательПодписьИ. О. Фамилия Члены комиссии:ПодписьИ. О. Фамилия ПодписьИ. О. Фамилия В дело _______ Подпись исполнителяДата

Акты В основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание количество копий документа и их местоположение.

Докладные записки Докладная (служебная) записка является информационно- справочным документом. Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого- либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может составляться по инициативе составителя или по указанию руководства. Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки подписываются составителем, внешние - руководителем.

Докладные записки Заголовочная часть документа содержит реквизиты: наименование предприятия (для внешних), наименование структурного подразделения (для внутренних), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту. Текст документа имеет две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной составления документа, во второй приводятся мнение, выводы, предложения составителя по данному вопросу. Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительно или иного другого документа, согласно резолюции.

Структура докладной записки Наименование предприятия Должность (кому предназначена) Наименование отдела предприятия И. О. Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Дата ________ Резолюция руководителя Заголовок (о чем) Текст Должность Подпись И. О. Фамилия В дело _____ Подпись исполнителя Дата

Справки Справка является информационно-справочным документом. Справка – это документ, подтверждающий какие- либо факты и события. В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов: подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы; подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).

Справки В первом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем. Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника предприятия и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты. Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.

Структура справки Наименование предприятия Наименование организации, куда предоставляется справка СПРАВКА Дата ______ Заголовок (о чем) Текст справки Должность Подпись И. О. Фамилия В дело ____ Подпись исполнителя Дата