Базы данных в электронных таблицах 1. Представление базы данных в виде таблицы и формы

Для упорядоченного хранения и обработки связанных между собой данных используются БАЗЫ ДАННЫХ. База данных представляет собой определенным образом организованную совокупность данных некоторой предметной области, хранящуюся в компьютере.

Базы данных удобно представлять в виде ТАБЛИЦЫ. В строке таблицы размещаются значения свойств одного объекта, а столбец таблицы хранит значения определенного свойства всех объектов. Например, в базе данных «Записная книжка» в каждой строке таблицы содержится информация об определенном человеке, а значения его «свойств» Фамилия, Телефон, хранятся в различных столбцах.

Базы данных удобно представлять в виде ТАБЛИЦЫ. В строке таблицы размещаются значения свойств одного объекта, а столбец таблицы хранит значения определенного свойства всех объектов. Например, в базе данных «Записная книжка» в каждой строке таблицы содержится информация об определенном человеке, а значения его «свойств» Фамилия, Телефон, хранятся в различных столбцах.

Столбцы табличной базы данных называют полями. Каждое поле имеет имя и может хранить данные определенного типа (текст, число, дата/время и т.д.). Строки таблицы являются записями об объектах. Строка хранит набор значений, содержащихся в полях базы данных. Записи можно нумеровать с использованием счетчика (поле) – это позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице. Так, в базе данных «Записная книжка» содержится три записи, в каждой из которых хранятся значения четырех свойств.

Достоинством табличного представления базы данных является возможность видеть одновременно несколько записей. Однако если база данных содержит много полей, а значения полей содержат много символов, то не очень удобно осуществлять ввод, просмотр и редактирование записей. Для поочередного ввода, просмотра и редактирования записей базы данных часто используется ФОРМА. Форма позволяет последовательно отображать записи в удобном для пользователя виде.

Достоинством табличного представления базы данных является возможность видеть одновременно несколько записей. Однако если база данных содержит много полей, а значения полей содержат много символов, то не очень удобно осуществлять ввод, просмотр и редактирование записей. Для поочередного ввода, просмотра и редактирования записей базы данных часто используется ФОРМА. Форма позволяет последовательно отображать записи в удобном для пользователя виде.

Достоинством табличного представления базы данных является возможность видеть одновременно несколько записей. Однако если база данных содержит много полей, а значения полей содержат много символов, то не очень удобно осуществлять ввод, просмотр и редактирование записей. Для поочередного ввода, просмотра и редактирования записей базы данных часто используется ФОРМА. Форма позволяет последовательно отображать записи в удобном для пользователя виде. Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами полей базы данных, и поля, в которых отображаются данные выбранной записи базы данных.

В процессе создания формы можно указать, какие поля базы данных включить в форму и как расположить поля в окне формы. Пользователь может подобрать подходящий дизайн формы (размер и цвет) надписей, текстовых полей и самой формы. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных, которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных – приложения, управляющие хранением и обработкой данных. Система управления базами данных – это приложение, позволяющее создавать базы данных и осуществлять в них сортировку и поиск данных.

Функцию простой СУБД могут выполнять электронные таблицы. Столбцы таблицы являются полями базы данных, а в строках таблицы размещаются записи базы данных. Первая строка таблицы должны содержать имена полей базы данных. Создание базы данных с использованием СУБД начинается с создания полей базы данных, установки их типов и ввода имен. Затем в режиме таблица или форма производится ввод, просмотр и редактирование записей базы данных. После этого в созданной базе данных можно осуществлять сортировку и поиск данных. В электронных таблицах ввод, просмотр и редактирование записей можно осуществлять как в режиме таблица, так и в режиме форма. В электронных таблицах MS Excel для вызова формы необходимо выделить ячейки с данными и ввести команду [Данные-Форма…]. Появится форма, содержащая запись базы данных.

2. Сортировка и поиск данных в электронных таблицах

ЭТ позволяют сортировать данные в отдельных столбцах. Если в столбец электронной таблицы ввести данные одного типа (числа, текст, даты или время), можно произвести их сортировку по возрастанию или убыванию. Ниже приведена таблица, в которой сортировка данных в столбцах проведена следующим образом: в столбце А – сортировка чисел по возрастанию; в столбце В – сортировка текста по убыванию; в столбце С – сортировка дат по возрастанию; в столбце D – сортировка времени по убыванию.

При сортировке по возрастанию данные различных типов выстраиваются в следующем порядке: числа – от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа; текст – в алфавитном порядке (числа, знаки, латинские алфавит, русский алфавит); дата и время – в хронологическом порядке. При сортировке по убыванию данные выстраиваются в порядке, обратном указанному выше.

Электронные таблицы могут содержать сотни и тысячи записей (строк). Часто бывает необходимо их упорядочить, т.е. расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой. В электронных таблицах существует режим сортировки, который позволяет после выбора любого столбца расширить диапазон сортируемых данных. В этом случае по данным выделенного столбца будут сортироваться строки (записи базы данных) целиком. Значения, содержащиеся в выбранном поле, располагаются в порядке возрастания или убывания их значений, который определяется типом поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, т.е. строки таблицы перемещаются целиком.

Сортировка данных в электронных таблицах – это упорядочение записей (строк) по значениям одного из полей.

Например, после сортировки по возрастанию по текстовому полю Фамилия база данных «Записная книжка» примет следующий вид:

Сортировка данных в электронных таблицах – это упорядочение записей (строк) по значениям одного из полей. Например, после сортировки по возрастанию по текстовому полю Фамилия база данных «Записная книжка» примет следующий вид:

Сортировка данных в электронных таблицах – это упорядочение записей (строк) по значениям одного из полей. Например, после сортировки по возрастанию по текстовому полю Фамилия база данных «Записная книжка» примет следующий вид:

В электронных таблицах можно проводить вложенную сортировку, т.е. сортировать данные последовптельно по нескольким полям. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого поля, будут упорядочены по значениям в ячейках второго поля, а строки, имеющие одинаковые значения во втором поле, будут упорядочены по значениям третьего поля. Поиск данных в электронных таблицах осуществляется с помощью фильтров. Фильтр просто скрывает в исходной таблице записи, не удовлетворяющие условиям поиска. Поиск данных в электронной таблице – это отбор записей (строк), удовлетворяющих условиям поиска, заданным в форме фильтра. Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют условиям поиска. Условия поиска записей создаются с использованием операторов сравнения (=, и т.д.).

Для числовых данных существуют следующие операции сравнения: = (равно); > (больше); < (меньше); >= (больше или равно);

Для текстовых данных возможны следующие операции сравнения: равно (сравниваются все символы); начинается с и не начинается с (сравниваются первые символы); заканчивается на и не заканчивается на (сравниваются последние символы); содержит и не содержит (сравниваются последовательности символов в различных частях текста).

В электронной таблице для задания условия поиска необходимо в базе данных выделить поле, выбрать операцию сравнения и ввести число или последовательность символов. В процессе поиска данные, хранящиеся в ячейках таблицы, будут сравниваться с введенными данными. В результате будут отобраны только те записи базы данных, которые содержат данные, удовлетворяющие условию поиска. Простые фильтры содержат условие поиска записей только одного поля. Составные фильтры содержат несколько условий поиска для различных полей. В результате применения составного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.

Например, если в базе данных «Записная книжка» ввести простой фильтр для поля Фамилия, состоящий из условия равно Иванов, то будет найдена и оставлена на экране одна запись базы данных.