Внешние документы Лекция 8

Письма и факты Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор).

Письма Требующие ответаНе требующие ответа Письмо-просьбаПисьмо-предупреждение Письмо-обращениеПисьмо-напоминание Письмо-предложениеПисьмо-отказ Письмо-запросПисьмо-распоряжение Письмо-требованиеСопроводительное письмо Письмо-претензияПисьмо-извещение Письмо-приглашениеГарантийное письмо Информационное письмо Инструктивное письмо

Письма Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого- либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации. Инструктивные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Письма Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит правую и левую части. В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом – заголовок к тексту. Название документа не указывается.

Письма В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит: Наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже) Наименование структурного подразделения (в именительном падеже) Должность, инициалы, фамилия лица, кому направляется документ (в дательном падеже).

Письма Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях. Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

Письма Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, от строго официального до личного: Господин Вешняков! Уважаемый господин Вешняков! Уважаемый Владислав Викторович! Владислав Викторович! Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей)

Структура письма Эмблема Наименование предприятияАдресат: Полный юридический адресНаименование предприятия Почтовый адрес Дата ______Должность, И. О. Фамилия На _____ от ___________получателя Обращение Причины написания письма Основная часть С уважением ДолжностьПодписьИ. О. Фамилия

Телефонограммы Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону. Телефонограммой считается любая информации, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию; звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами – все переданные и поступающие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.

Телефонограммы Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5. Правила оформления и передачи телефонограммы: Текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов; Текст подписывает руководитель; При передаче текст произносится четко; После передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму; Если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме.

Телефонограммы При приеме телефонограммы необходимо знать: Название организации, номер телефона Текст Должность и инициалы лица, подписавшего телефонограммы, а также лица, передавшего ее Дату и время приема.

Спасибо за внимание!