ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ ТЕМА 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ Подготовил Иванов А.Н.

Понятие ИТ управления. Информационная технология управления – это ИТ использующаяся для удовлетворения информационных потребностей всех сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. ИТ управления идеально подходит для удовлетворения информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Основные компоненты: -База данных (данные накапливаемые на основе оценки операций проводимых фирмой и данные нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления) -Система генерирующая отчеты

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, опре­деляющим время их создания, например месячный анализ продаж компании. Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. Суммирующие отчеты. В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортирова­ны и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения. Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния).

Автоматизация офиса Примером ИТ управления может быть автоматизация офиса. Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Типовые процедуры, выполняемые в офисе: обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы); сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора); хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: один или несколько компьютеров, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; средства подключения к глобальной сети. Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; устройства для создания электронных архивов; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: текстовый редактор; электронная таблица; система управления базами данных. В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний; программа презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов. В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов, т.е. документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют ИП: - Borland Office for Windows фирмы Novell; - SmartSuite фирмы Lotus Development ; -Microsoft Office фирмы Microsoft; -Open Office.