MS Access Краткие сведения

Основные элементы главного окна Access Окно базы данных появляется при открытой БД. В нем - все «рычаги управления» базой данных. Окно используется для открытия объектов: таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы модули, страницы. В строке заголовка окна БД отображается имя открытой базы данных Панели инструментов – адаптивные, т.е. изменяются в зависимости от режима работы с БД

Вкладки объектов С их помощью выбирается тип нужного объекта (Таблица, Запрос, Отчет, Форма, Макрос, Модуль и Страница). При открытии окна БД активизируется вкладка Таблица и выводится список таблиц базы данных.

Таблицы. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию в виде записей. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах:

Режимы работы с таблицей Режим конструктора – для задания структуры таблицы (определяются типы, свойства полей, их число и названия). В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы. Режим таблицы. Используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

Формы Объект, в основном для удобного ввода данных. Форма это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- (звук) и видеоизображения.

Режимы работы с формой Режим форм - для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране. Режим конструктора форм. Используется для создания и изменения структуры или шаблона формы. Режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм. Переключение происходит при работе с формой (открыто окно формы) через меню «Вид»:

Отчет Служит для создания документа в формате MS Word. Его можно распечатать или включить в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц.

Режимы работы с отчетом Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати. Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета

Макрос Это структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросы включаются макрокоманды. В MS Access имеется свыше 40 готовых макрокоманд. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров окон и т. п.

Запрос Позволяет получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Связи между таблицами Используется три типа межтабличных связей: один к одному каждой записи первой таблицы соответствует одна запись из второй связанной таблицы (например, есть две таблицы: Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения, Место рождения, Год_поступления_в_вуз и таблица Сессия с полями Номер, Оценка1, Оценка2, ОценкаЗ, каждому номеру таблицы Студент соответствует один номер в таблице Сессия);

Связи между таблицами один ко многим любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Библиотека с полями Код, Название_книги, Автор, Год_издания, каждому номеру из таблицы Студент может соответствовать несколько кодов из второй таблицы);

Связи между таблицами многие ко многим любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и обратно каждая запись второй таблицы связана с несколькими записями первой таблицы (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Спортивные_секции с полями Код, Вид спорта, каждый студент может посещать несколько секций, и каждую секцию могут посещать несколько студентов).

Контрольные вопросы Назовите основные элементы окна СУБД Access. Перечислите основные объекты окна базы данных. Какие режимы работы используются для работы с таблицей, формой, отчетом? Для чего нужен запрос? Эти вопросы могут быть (и обязательно будут) заданы в качестве дополнительных на зачете!

Темы для рефератов Информационная система (база данных) «Борей» (входит в поставку СУБД Access). Информационные справочные системы в человеческом обществе. Информационные поисковые системы в человеческом обществе. Базы данных и Интернет. Геоинформационные системы. Проектирование и программирование баз данных. Те, кто не уверен в своей отметке по курсу, могут (добровольно) выбрать и подготовить одну из этих тем.