Требования системы менеджмента качества к документации образовательного учреждения Санкт-Петербург 2013 Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж

СМК нашего Колледжа сертифицирована на соответствие требованиям МС ИСО 9001 с 2005 г.

В колледже создан Отдел качества – подразделение, обеспечивающее функционирование СМК, в т.ч. ответственное за управление документацией

Согласно требованиям МС ИСО 9001:2008 документация организации должна находиться в управляемых условиях.

Для определения необходимых средств управления в колледже разработана документированная Процедура управления документами, предусматривающая (языком стандарта ИСО 9001:2008): Утверждение документов на адекватность до их выпуска Утверждение документов на адекватность до их выпуска Анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное утверждение документов Анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное утверждение документов Обеспечение идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документов Обеспечение идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документов Обеспечение наличия (доступности) соответствующих версий используемых документов в местах их применения Обеспечение наличия (доступности) соответствующих версий используемых документов в местах их применения Обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми Обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения, определённых Колледжем как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества и управление их рассылкой Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения, определённых Колледжем как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества и управление их рассылкой Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов

Принятая структура документов СМК Колледжа Рассмотрим подробнее

Внешние нормативные документы ЧТО ЭТО? международные нормы и законы, регламентирующие порядок предоставления образовательной услуги (например: МС ИСО 9001:2008, МК о подготовке и дипломировании моряков и несении вахты – ПДМНВ); международные нормы и законы, регламентирующие порядок предоставления образовательной услуги (например: МС ИСО 9001:2008, МК о подготовке и дипломировании моряков и несении вахты – ПДМНВ); национальные нормы и законы, относящиеся к области деятельности Колледжа (например: 94-ФЗ «О размещении заказов», Закон РФ N "Об образовании", приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций) национальные нормы и законы, относящиеся к области деятельности Колледжа (например: 94-ФЗ «О размещении заказов», Закон РФ N "Об образовании", приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций) Комплект документов, относящихся к области деятельности Колледжа, представляет собой Базу внешних нормативных документов. Помещение необходимых документов в Базу и есть их идентификация. КАК УПРАВЛЯТЬ? определить каналы поступления информации, например: установить правовую информационную систему, такую, как Гарант или Консультант, определить каналы поступления информации, например: установить правовую информационную систему, такую, как Гарант или Консультант, гарантировать регулярную и оперативную актуализацию имеющейся Базы гарантировать регулярную и оперативную актуализацию имеющейся Базы определить порядок рассылки документов по подразделениям, гарантирующий использование сотрудниками только актуальных версий определить порядок рассылки документов по подразделениям, гарантирующий использование сотрудниками только актуальных версий

Правоустанавливающие документы ЧТО ЭТО? лицензия на образовательную деятельность; лицензия на образовательную деятельность; свидетельство о государственной аккредитации; свидетельство о государственной аккредитации; материалы надзорных проверок со стороны контролирующих органов; материалы надзорных проверок со стороны контролирующих органов; документы, подтверждающие компетентность и квалификацию персонала Колледжа (личные дела, личные карточки); документы, подтверждающие компетентность и квалификацию персонала Колледжа (личные дела, личные карточки); документы, свидетельствующие об уровне образования учащихся (личные дела); документы, свидетельствующие об уровне образования учащихся (личные дела); применяемые в деятельности подразделений ЗАПИСИ СМК. применяемые в деятельности подразделений ЗАПИСИ СМК. КАК УПРАВЛЯТЬ? Определить перечень документов по качеству, порядок хранения и ответственных. Определить перечень документов по качеству, порядок хранения и ответственных. Следует прокомментировать записи

Записи - особый вид документов по качеству Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (журналы, регистрационные формы; отчеты, протоколы и т.п.) В ходе осуществления деятельности сотрудники Колледжа осуществляют сбор и регистрацию данных, на основании которых можно получить объективную информацию о результативности СМК и соответствии образовательной услуги установленным требованиям. Записи служат основой для принятия управленческих решений. Записи могут быть представлены представителям контролирующих органов, собственному руководству и другим заинтересованным сторонам для демонстрации того, что выполненная работа соответствует установленным требованиям. Перечень основных записей Колледжа приведен в Номенклатурах дел подразделений с указанием должностных лиц, отвечающих за их ведение и хранение. Управление записями проходит в каждом структурном подразделении, задействованном в СМК Колледжа. Вернемся к схеме

Организационно-распорядительные документы ЧТО ЭТО? приказы Директора, распоряжения руководителей подразделений приказы Директора, распоряжения руководителей подразделений письма, служебные записки и т.д. письма, служебные записки и т.д. КАК УПРАВЛЯТЬ? Работа с организационно-распорядительной документацией регламентируется разработанной в колледже Инструкцией по делопроизводству, в которой рассмотрены следующие моменты: Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов Порядок составления и оформления служебных документов Порядок составления и оформления служебных документов Порядок работы с исходящими документами Порядок работы с исходящими документами Регистрация исходящих документов Регистрация исходящих документов Составление номенклатуры дел (перечней дел, ведущихся в подразделениях) Составление номенклатуры дел (перечней дел, ведущихся в подразделениях) Правила формирования дел в подразделениях Правила формирования дел в подразделениях Обеспечение сохранности документов Обеспечение сохранности документов Изъятие документов Изъятие документов

Учебно-методическая документация ЧТО ЭТО? –рабочие и учебные планы и программы, –методические пособия для преподавателей, –учебные пособия для учащихся КАК УПРАВЛЯТЬ? Управление учебно-методической документацией регламентируется разработанной в колледже Процедурой разработки рабочих программ учебных дисциплин и методических материалов и предполагает определение четкого порядка: Планирования разработки Планирования разработки Формирования входных данных Формирования входных данных Составления учебных планов по специальностям и профессиям Составления учебных планов по специальностям и профессиям Разработки рабочих программ по учебным дисциплинам и практике Разработки рабочих программ по учебным дисциплинам и практике Разработки рабочих программ курсов профессиональной подготовки Разработки рабочих программ курсов профессиональной подготовки Разработки методических материалов Разработки методических материалов Согласования и утверждения проектов разработанных программ и материалов Согласования и утверждения проектов разработанных программ и материалов Изменения проектов Изменения проектов Регистрации и рассылки утвержденных документов Регистрации и рассылки утвержденных документов Определения полномочий и ответственности Определения полномочий и ответственности

Внутренние нормативные документы ЧТО ЭТО? Политика в области качества; Политика в области качества; Руководство по качеству; Руководство по качеству; планы по качеству; планы по качеству; процедуры СМК; процедуры СМК; положения и правила, регулирующие деятельность Колледжа (локальные акты); положения и правила, регулирующие деятельность Колледжа (локальные акты); положения о структурных подразделениях Колледжа; положения о структурных подразделениях Колледжа; должностные инструкции персонала должностные инструкции персонала КАК УПРАВЛЯТЬ? Управление внутренними нормативными документами СМК предполагает: Разработку внутренних нормативных документов СМК Разработку внутренних нормативных документов СМК Согласование и Утверждение документов Согласование и Утверждение документов Издание документов и их Рассылку Издание документов и их Рассылку Ознакомление сотрудников с документами Ознакомление сотрудников с документами Периодические проверки документов на актуальность Периодические проверки документов на актуальность Изменения и Переиздание документов Изменения и Переиздание документов Изъятие документов и Уничтожение документов Изъятие документов и Уничтожение документов Аннулирование и временное прекращение действия документа Аннулирование и временное прекращение действия документа Хранение документов Хранение документов По каждому пункту необходимо определить порядок действий, ответственных и сроки выполнения. Подробнее об управлении внутренними нормативными документами

Внутренние нормативные документы: разработка, требования к составлению По нашим данным в настоящее время в РФ нет внешнего нормативного документа, обязывающего вести делопроизводство образовательного учреждения строго определённым способом. Существует Государственный стандарт РФ ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", но и он является рекомендуемым. В части составления организационно-распорядительных документов мы стараемся не противоречить данному стандарту. Управление разработкой внутренних нормативных документов нашего Колледжа определяется внутренней Инструкцией по оформлению внутренних нормативных документов Данная инструкция устанавливает порядок построения, оформления и содержания внутренних нормативных документов по видам и идентификацию внутренних нормативных документов СМК.

Внутренние нормативные документы: рассылка Контрольные экземпляры внутренних нормативных документов хранятся в Отделе качества Сотрудники подразделений Колледжа, имеющие доступ к локальной компьютерной сети, используют электронную версию внутренних нормативных документов, размещенных на файловом сервере Колледжа. Отдел качества отвечает за актуальность документов, находящихся в локальной сети. Учтенные экземпляры документов выдаются в подразделения Колледжа или должностным лицам, не имеющим доступ к локальной компьютерной сети Колледжа. Начальник Отдела качества ведет Журнал учёта экземпляров внутренних и внешних нормативных документов СМК.

Внутренние нормативные документы: ознакомление сотрудников После утверждения документов персонал Колледжа, на деятельность которого распространяются положения документов, знакомится с ними и подтверждает это подписью с указанием даты в Листе ознакомления. В Колледже установлен порядок ознакомления сотрудников с внутренними нормативными документами СМК – ответственные, сроки, места хранения экземпляров, содержащих подписи

Внутренние нормативные документы: периодические проверки документов на актуальность В целях поддержания документов СМК в актуализированном состоянии осуществляются периодические проверки документов 1 раз в учебное полугодие, а также при внутренних аудитах. Проверке подлежат все документы СМК. Проверки документов осуществляют руководители структурных подразделений, внутренние аудиторы при проведении внутренних аудитов СМК Колледжа, начальник Отдела качества, Представитель руководства Колледжа по качеству. По итогам проверок могут быть приняты следующие решения: сохранение документов без изменений; сохранение документов без изменений; необходимость изменений документов; необходимость изменений документов; переиздание документов; переиздание документов; необходимость разработки новых документов; необходимость разработки новых документов; аннулирование или временное прекращение действия документов. аннулирование или временное прекращение действия документов.

При разработке документации СМК Колледжа используются следующие принципы экономия ресурсов, в т.ч. сокращение бумагооборота, переход на электронные носители; экономия ресурсов, в т.ч. сокращение бумагооборота, переход на электронные носители; доступность изложения; доступность изложения; исключение дублирования содержания документов (использование ссылок). исключение дублирования содержания документов (использование ссылок).

Руководство по качеству описывает систему менеджмента качества Колледжа и включает в себя область применения СМК Колледжа; область применения СМК Колледжа; ссылки на процедуры, положения, инструкции, формы регистрации информации и данных, разработанных в рамках СМК; ссылки на процедуры, положения, инструкции, формы регистрации информации и данных, разработанных в рамках СМК; описание взаимодействия процессов СМК; описание взаимодействия процессов СМК; карты 4-х процессов: карты 4-х процессов: Взаимодействие с внешними контролирующими органами Взаимодействие с внешними контролирующими органами Взаимодействие с поставщиками Взаимодействие с поставщиками Профориентационная работа и приём в Колледж Профориентационная работа и приём в Колледж Оказание образовательной услуги Оказание образовательной услуги

Спасибо за внимание!

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Санкт-Петербург 2013 Требования системы менеджмента качества к документации образовательного учреждения