ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 4. Основные делопроизводственные процедуры.

Основные делопроизводственные процедуры 1.Регистрация документов 2.Согласование документов 3.Утверждение документов 4.Контроль исполнения документов 5.Передача документов на обработку 6.Формирование дел 7.Передача дел в архив

Регистрация документов Регистрация документов – Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Классификаторы, используемые при регистрации документов классификатор названий (видов) документов; классификатор названий (видов) документов; классификатор корреспондентов; классификатор корреспондентов; классификатор областей деятельности организации; классификатор областей деятельности организации; классификатор структурных подразделений; классификатор структурных подразделений; классификатор исполнителей; классификатор исполнителей; классификатор резолюций; классификатор резолюций; номенклатура дел (классификатор адресов хранения). номенклатура дел (классификатор адресов хранения).

Состав реквизитов регистрации Автор (корреспондент) Автор (корреспондент) Название (вид) документа Название (вид) документа Дата документа Дата документа Индекс документа Индекс документа Дата поступления Дата поступления Индекс поступления Индекс поступления Заголовок документа Заголовок документа Резолюция Резолюция Срок исполнения Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка об исполнении Отметка о направлении документа в дело Отметка о направлении документа в дело

Автор Дата документа Индекс документа Дата и индекс поступления Заголовок документа Резолюция Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка о направлении в дело

Формы регистрации документов Журнальная Журнальная Карточная Карточная справочные, контрольно-справочные; справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. Автоматизированная Автоматизированная

Лицевая сторона Оборотная сторона

Преимущества автоматизированной регистрации быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; автоматический контроль за исполнением документа; автоматический контроль за исполнением документа; возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе. возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе.

Согласование документов Согласование – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. Согласование – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Правила согласования 1. 1.На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа За реализацию процесса согласования проекта документа несет ответственность инициатор документа, который разработал управленческое решение Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении.

Роли подразделений в процедуре согласования Подразделение-инициатор Подразделение-инициатор Подразделение-участник (по совместительству – контролер рисков по закрепленным за ним функциям) Подразделение-участник (по совместительству – контролер рисков по закрепленным за ним функциям) Подразделение-контролер Подразделение-контролер Подразделение обязательного согласования (системообразующие подразделения) Подразделение обязательного согласования (системообразующие подразделения)

Ответственность прочих подразделений Остальные подразделения, участвующие в процедуре согласования по специальным видам деятельности организации, отвечают за: выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Алгоритм согласования 1.Получение подписи руководителя подразделения-инициатора 2.Согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора. 3.Согласование с подразделениями- участниками. 4.Согласование со службой ДОУ, ответственной за качественное оформление документа и правильное визирование.

Способы и сроки согласования Параллельный Параллельный Последовательный Последовательный Комбинированный Комбинированный Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа (зависит от инициатора согласования). Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа (зависит от инициатора согласования). Общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением составляет не более 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения- инициатора. Общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением составляет не более 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения- инициатора.

Сопроводительная документация обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы; обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы; обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими; обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими; договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам; договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам; пояснения к «схемам» договоров и сделок; пояснения к «схемам» договоров и сделок; материалы проведенных тендеров / конкурсов; материалы проведенных тендеров / конкурсов; выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа; выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа; приложения, на которые даются ссылки в проекте документа. приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

Оформление результатов согласования Виды виз: «Согласовано», «Не согласовано», «Согласовано с замечаниями» Виды виз: «Согласовано», «Не согласовано», «Согласовано с замечаниями» Замечания обязательно вносятся в лист согласования. Замечания обязательно вносятся в лист согласования. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов. При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании). При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

Контроль исполнения Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей. Основными задачами службы контроля исполнения являются: Основными задачами службы контроля исполнения являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов; отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов; обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания, и доведение до руководства этих сведений в удобном, формализованном виде; обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания, и доведение до руководства этих сведений в удобном, формализованном виде; выработка предложений по оптимизации и ускорению документопотоков. выработка предложений по оптимизации и ускорению документопотоков.

Контролируемые документы: Контролируемые документы: документы государственного значения; документы государственного значения; распорядительные документы, поступающие из вышестоящих инстанций; распорядительные документы, поступающие из вышестоящих инстанций; приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации. приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации. Этапы контроля исполнения: Этапы контроля исполнения: постановка документов на контроль; постановка документов на контроль; проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Этапы контроля исполнения

формализованный контроль своевременного исполнения; формализованный контроль своевременного исполнения; контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию; контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию; контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам; контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам; контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам; контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы. Уровни контроля исполнения

Резолюция Исполнение конкретного документа инициирует резолюция руководства. Резолюция –сложный реквизит, который включает следующие компоненты: указание руководства; указание руководства; исполнитель; исполнитель; сроки исполнения; сроки исполнения; подпись руководителя; подпись руководителя; дата проставления резолюции. дата проставления резолюции.

Сроки исполнения Типовой срок исполнения документа устанавливается нормативно-правовым актом. Типовой срок исполнения документа устанавливается нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа устанавливается организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Индивидуальный срок исполнения документа устанавливается организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента фиксации факта их поступления в организацию. Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента фиксации факта их поступления в организацию. Срок исполнения внутренних документов исчисляется с момента их доведения до исполнителей. Срок исполнения внутренних документов исчисляется с момента их доведения до исполнителей. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившая, или вышестоящее руководство. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившая, или вышестоящее руководство.

Типовые сроки исполнения документов поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение с даты подписания поручения; поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения; поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают срок исполнения поручения; поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения; если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение с даты его подписания; если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение 1 месяца с даты его подписания; запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение ; запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней; обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления. обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Контрольная карточка Первый раздел – основные реквизиты регистрационной карточки (регистрационный номер и индекс документа, дата поступления или создания); Первый раздел – основные реквизиты регистрационной карточки (регистрационный номер и индекс документа, дата поступления или создания); второй раздел – реквизиты резолюции; второй раздел – реквизиты резолюции; третий раздел – отметки о контроле и об исполнении документа. третий раздел – отметки о контроле и об исполнении документа.

Справочная картотека Раздел для неисполненных документов Раздел для исполненных документов ячейки ячейка 32 32ячейка 33 33ячейка 34 34ячейка КК согласно дню текущего месяца, когда была проставлен а резолюция КК документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце КК документов, неисполненных в срок КК документов, срок исполнения которых не был определен КК документов, срок исполнения которых перенесен

Основные параметры контроля исполнения Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя; Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя; количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков; количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков; количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков; количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков; причины задержек исполнения документов: причины задержек исполнения документов: слишком высокая степень централизации полномочий; слишком высокая степень централизации полномочий; перегрузка исполнителей; перегрузка исполнителей; недисциплинированность сотрудников; недисциплинированность сотрудников; недостаточные сроки для качественного исполнения; недостаточные сроки для качественного исполнения; недостаток технических средств. недостаток технических средств.

Функции СЭД по контролю исполнения Контроль доставки задания. Контроль прочтения задания. Контроль выполнения. Мониторинг задания. Извещение о нарушении сроков исполнения История выполнения заданий. Контроль качества исполнения