Обработка заявок на поставку запасных частей Объектом исследования является процесс обработки заявок на поставку запасных частей менеджером по закупкам. Заявки поступают от специалистов сервисного центра, которые, в свою очередь, получив заказы от клиентов, готовят их в свободной форме. Полученные от специалистов сервисного центра заявки обрабатываются менеджером по закупкам и на основании их формируется заказ и отправляется поставщику запасных частей. В связи с тем, что заявки поступают в свободной форме и часто в них отсутствует вся необходимая для размещения заказа информация, менеджер по закупкам вынужден регулярно обращаться к специалистам сервисного центра для уточнения необходимой информации. Передача заявки от специалиста сервисного центра менеджеру по закупкам Передача заказа от менеджера по закупкам поставщику запасных частей Обработка заявки менеджером по закупкам

Бланк регистрации потерь TIMWOODS 1 Специалист сервисного центра, получив в свободной форме заказ от клиента, от руки составляет в свободной форме заявку и лично приносит её менеджеру по закупкам Менеджер по закупкам уточняет у специалиста сервисного центра: неразборчиво написанные фрагменты заявки, точную модель и серийный номер оборудования, к которому необходима запасная часть, точное название запасной части и артикул, указанные в техническом паспорте оборудования Специалист сервисного центра запрашивает необходимую информацию у клиента ++ 4 Получив ответ от клиента, специалист сервисного центра от руки в свободной форме записывает необходимую информацию и лично передаёт её менеджеру по закупкам Менеджер по закупкам уточняет неразборчиво написанные фрагменты у специалиста сервисного центра Получив исчерпывающую информацию от специалиста сервисного центра, менеджер по закупкам составляет заказ на необходимую запасную часть и отправляет её поставщику по электронной почте

Kaizen-лист мероприятий ПроблемаКорректирующие действияОтветственныйДата % выполнения 1 Заявки поступают в свободной форме, часто в них отсутствует вся необходимая информация, в результате менеджер по закупкам регулярно обращается в сервисный центр для выяснение не указанной в заявке информации Составить бланк заявки на запасные части с указанием всей информации, которую необходимо указывать Менеджер по закупкам %50% 100%75% Составить служебную записку, на основании которой заявки должны подаваться по электронной почте согласно установленному бланку Начальник сервисного центра %50% 100%75%

KAIZEN: Улучшение обработки заявок на поставку запасных частей Дата: Результаты Проблема: Заявки поступают в свободной форме, часто в них отсутствует вся необходимая информация, в результате менеджер по закупкам регулярно обращается в сервисный центр для выяснение не указанной в заявке информации Принятые меры: 1) Менеджером по закупкам составлен бланк заявки с указанием всей информации, которую необходимо указывать. 2) Начальником сервисного центра составлена служебная записка, на основании которой все заявки подаются согласно установленному бланку ДоПосле % Показатель Стандартизация: Служебная записка начальника сервисного центра, на основании которой заявки на поставку запасных частей должны подаваться менеджеру по закупкам по электронной почте согласно установленному бланку Менеджер по закупкам Начальник сервисного центра Время на обработку заказа 60 мин6 мин90 Экономия: Стоимость 1 часа работы менеджера по закупкам 38 грн, экономия при обработке 1 заказа составляет 34,20 грн. В среднем в месяц обрабатывается 10 заказов, общая экономия составляет 342 грн в месяц ДоПосле