Что ожидать от внедрения системы документооборота. Анализ рынка спроса и предложения. Что продают производители и что покупают заказчики. Возможно ли взаимопонимание. Андреев Владимир Директор компании DocsVision

2 Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать План

3 Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать План

4 Автоматизация документооборота Внедрить систему автоматизации документооборота – создать среду для простой автоматизации широкой номенклатуры процессов, не охваченных другими информационными системами, закрепленных в административных управленческих регламентах или доселе неформализованных

5 Перенести в область автоматизации то, что работает «в бумаге» Автоматизировать (понять) то, что работает неизвестно как Перейти на новую систему менеджмента - электронное государство, электронная Москва… З типа потребностей

6 Традиционалисты Прагматики Наивные Системные Покупатели

7 Традиционалисты Перенос традиционных задач директивного управления в область автоматизации Бумажный документ неискореним Автоматизация регистрации документов, учет местоположения, поручений, отметки об исполнении Эффект – упрощение поиска, отчетность по состоянию исполнения + электронный архив, поиск документов Электронная канцелярия, + архив Покупатели

8 Прагматики Имеется бизнес-процесс или группа процессов: Сбой которого критичен Сопровождение которого дорого Руководство требует прослеживаемости Нет задачи развития Изменение процесса Расширение номенклатуры процессов Интеграция системы Примеры: заявки клиентов на обслуживание, договорной процесс, аудит СМК Прикладной АРМ Покупатели

9 Наивные Не имеют четких задач и плана внедрения Преувеличивают роль программного обеспечения Хотят автоматизировать весь документооборот компании в рамках проекта внедрения системы DOCUMENTUM Покупатели

10 Системные Имеется последовательность процессов, которые необходимо автоматизировать Понимание необходимости интеграции информационной системы Понимание внедрения как итерационного процесса Платформа автоматизации управления документами и процессами Покупатели

11 Различные типы проектов для различных типов потребителей В одной организации могут иметься различные типы потребителей Покупатели развиваются Неплавный переход между типами внедрения Не будьте наивным покупателями Покупатели

12 Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать План

13 Базовые технологии DMS (Document Management Systems) Хранения, обеспечение доступа к файлам Documentum, Hummingbird DM, … GroupWare , календарное планирование, обсуждения, быстрая разработка форм Lotus Notes … WorkFlow Моделирование и управление процессами Altris… Системы автоматизации канцелярии и АСКИД Традиционные АРМы учета документов Дело, LanDocs… …

14 DMS АСКИД Workflow Groupware Базовые технологии

15 АСКИД Workflow Groupware DMS Базовые технологии

16 АСКИД Workflow DMS Groupware Базовые технологии

17 АСКИД DMS Groupware Workflow Базовые технологии

18 DMS Groupware Workflow АСКИД Базовые технологии

19 DMS Groupware Workflow АСКИД Система требующаяся клиентам Базовые технологии

20 Плохая сегментация – все предлагают все Канцелярии Дело, Кодекс, LanDocs, Евфрат? Наборы приложений PayDocs, NauDoc Архивы Саперион, LanDocs, Эффектофисс Lotus Notes + Company Media, БОСС-референт WorkFlow Ultimus Платформы Documentum, Hummingbird Платформы с Российской спецификой (готовое решение) DocsVision, Директум, Оптима, Евфрат? Попытка Сегментации

21 Готовое решение (коробка) Дело, Кодекс, Эффектофисс Проект по внедрению без доработок Простой Upgrade Низкая стоимость Типы внедрения

22 Возможность адаптации готового приложения PayDocs, NauDoc, LanDocs, Евфрат? Company Media, БОСС-референт, Директум Услуги производителя Учет потребностей клиента Средняя стоимость Проблемы Upgrade Типы внедрения

23 Внедрение платформы + разработка Documentum, Hummingbird Услуги партнера Учет потребностей клиента, в рамках возможностей платформы Высокая стоимость При правильном использовании платформы возможен Upgrade Типы внедрения

24 Готовое решение + интерактивные инструменты разработки DocsVision, Optima, Директум? Услуги партнера Возможность дальнейших самостоятельных доработок Учет потребностей клиента, в рамках возможностей платформы Низкая начальная стоимость Возможен Upgrade Типы внедрения

25 Workflow автоматизация Ultimus, DocsVision Возможность самостоятельной настройки и разработки в рамках предоставляемых инструментов Учет потребностей клиента Средняя стоимость Возможен Upgrade Типы внедрения

26 Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать План

27 Не приступайте к выбору системы без: Определения типа внедрения Определения номенклатуры автоматизируемых процессов Определения масштаба проекта Финансового плана проекта Определений системных требований Команды проекта Не будьте наивными Ошибки

28 Не приступайте к внедрению системы без: Наличия демо-версии или тестового внедрения Информации о внедрении системы для схожих задач в компаниях схожего масштаба Желательно Ознакомится с опытом внедрения Заказать пилотный проект Не верьте продавцам Ошибки

29 Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать План

30 DMS Groupware Workflow АСКИД Система требующаяся клиентам Идеального продукта нет

31 Что выбрать Традиционалисты Систем автоматизации канцелярии Платформу автоматизации документооборота с готовой канцелярией Прагматики Заказать проект с нуля или на платформе Наивные Documentum Системные Одна из отечественных платформ

32 Этапы: Формирование команды проекта Анализ ситуации и задач Выбор платформы интеграции Разработка (покупка) приложения-пилота Внедрение платформы и пилотного приложения Доработка недостающих компонент Внедрение (обучение) Сопровождение системы Анализ ситуации Что делать

33 Спасибо за внимание! Андреев Владимир Директор DocsVision ВОПРОСЫ?