Docflow Best Practice Docflow Solutions Решения для управления электронными документами на платформе SAP

Автоматически обрабатывать в SAP ERP данные входящих счетов-фактур Обмениваться с контрагентами электронными счетами- фактурами и другими первичными документами через операторов ЭДО Выполнять поточный ввод документов и распознанных данных в SAP-системы Встраивать в стандартные приложения SAP функции сканирования, штрих-кодирования, шифрования и ЭЦП Создавать на платформе SAP различные системы электронного документооборота и электронные архивы Решения Docflow Best Practice позволяют: О компании Docflow Best Practice 2/40

Клиенты компании Docflow Best Practice 3/40

DFS Barcode Reader DFS Barcode Reader – обработка считанных штрих-кодов в бизнес- приложениях SAP ERP DFS Barcode Reader DFS Barcode Reader – обработка считанных штрих-кодов в бизнес- приложениях SAP ERP DFS Data Protector DFS Data Protector – ЭЦП и шифрование документов SAP-приложений DFS Data Protector DFS Data Protector – ЭЦП и шифрование документов SAP-приложений DFS Barcode Maker DFS Barcode Maker – ввод, генерация и печать штрих-кодов DFS Barcode Maker DFS Barcode Maker – ввод, генерация и печать штрих-кодов DFS Import Manager DFS Import Manager – поточный ввод документов и распознанных данных в SAP (интеграция с решениями ABBYY) DFS Import Manager DFS Import Manager – поточный ввод документов и распознанных данных в SAP (интеграция с решениями ABBYY) DFS File Service DFS File Service – полнофункциональная работа с файлами в SAP-приложениях DFS File Service DFS File Service – полнофункциональная работа с файлами в SAP-приложениях DFS User Workplace DFS User Workplace – рабочее место пользователя SAP с удобным интерфейсом DFS User Workplace DFS User Workplace – рабочее место пользователя SAP с удобным интерфейсом DFS Card Generator DFS Card Generator – создание без программирования регистрационных карточек документов и поисковых отчетов DFS Card Generator DFS Card Generator – создание без программирования регистрационных карточек документов и поисковых отчетов DFS Personal Scan DFS Personal Scan – сканирование и распознавание документов непосредственно из SAP-приложений DFS Personal Scan DFS Personal Scan – сканирование и распознавание документов непосредственно из SAP-приложений Технологические решения DFS (расширение стандартных возможностей SAP) 4/40

DFS Approval Solution DFS Approval Solution – согласование любых SAP-документов DFS Approval Solution DFS Approval Solution – согласование любых SAP-документов DFS Invoice Solution DFS Invoice Solution – автоматизированный ввод в SAP ERP входящих счетов по распознанным данным бумажных счетов-фактур и данных ЭСФ DFS Invoice Solution DFS Invoice Solution – автоматизированный ввод в SAP ERP входящих счетов по распознанным данным бумажных счетов-фактур и данных ЭСФ DFS Archive Solution DFS Archive Solution – электронный архив первичных бухгалтерских документов DFS Archive Solution DFS Archive Solution – электронный архив первичных бухгалтерских документов DFS Contract Solution DFS Contract Solution – автоматизация процессов подготовки договоров и оценки надежности контрагентов DFS Contract Solution DFS Contract Solution – автоматизация процессов подготовки договоров и оценки надежности контрагентов DFS Master Data Solution DFS Master Data Solution – обработка заявок на создание в SAP ERP основных записей дебиторов, кредиторов и материалов DFS Master Data Solution DFS Master Data Solution – обработка заявок на создание в SAP ERP основных записей дебиторов, кредиторов и материалов DFS Office Solution DFS Office Solution – автоматизация процессов делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины DFS Office Solution DFS Office Solution – автоматизация процессов делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины DFS B2B Solution DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с операторами электронного документооборота DFS B2B Solution DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с операторами электронного документооборота Бизнес-решения DFS 5/40

DFS User Workplace - рабочее место пользователя 6/40

Регистрация входящих документов и принятие по ним решений Согласование, подписание и регистрация исходящих документов Подготовка, согласование и принятие решения по внутренним документам Создание, исполнение и контроль исполнения поручений Уведомление адресатов о поступивших документах Выдача напоминаний о подлежащих обработке документах и приближении контрольных сроков Ведение номенклатуры дел и заместителей DFS Office Solution – автоматизация процессов делопроизводства 7/40

Принятие решения по входящему документу 8/40

Создание поручения 9/40

Контроль исполнения поручений 10/40

Согласование проекта исходящего документа 11/40

Утверждение новых контрагентов Автоматическое создание в SAP ERP основных записей дебиторов и кредиторов для утвержденных контрагентов Подготовка проектов договоров, создание типовых договоров на основе автоматически заполняемых шаблонов Последовательное и параллельное согласование Защита финальной версии договора, встраивание в файл договора водяных знаков, штампов и идентифицирующих текстов Контроль исполнения договоров в SAP-приложениях DFS Contract Solution – подготовка и контроль исполнения договоров 12/40

Создание проекта типового договора по шаблону 13/40

Отклонение решения согласующим с указанием причины отклонения 14/40

Согласование заявок на создание основных записей материала, дебитора и кредитора Автоматическое создание в SAP ERP основных записей на основе данных согласованных заявок Исключение дублирования записей и создания ненужных записей DFS Master Data Solution – обработка заявок на создание основных данных в SAP ERP 15/40

Создание заявки на новую ОЗМ и отправка на утверждение 16/40

Автоматически созданная на основе утвержденной заявки ОЗМ привязана к заявке 17/40

Операторы ЭДО Операторы ЭДО DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО Установка и настройка решения занимает не более 1 недели. Сразу после установки решение позволяет обмениваться с контрагентами любыми электронными документами из стандартного интерфейса SAP. Для хранения электронных документов может использоваться любое сертифицированное хранилище. Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Электронное хранилище Электронное хранилище Контрагенты Интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО … DFS B2B Solution Диадок Такском-Файлер СФЕРА Курьер 18/41

Очереди электронных документов в SAP ERP Формализованные документы: - счета-фактуры - товарные накладные ТОРГ-12 - акты приемки-сдачи работ/услуг Неформализованные документы (файлы любых форматов) 19/40

Очередь входящих документов 20/40

Принятие решения по входящему документу Подписать документ, принять счет-фактуру Актуальный статус документа Отклонить документ, запросить корректирующий счет-фактуру 21/40

Очередь исходящих документов Массовое подписание и отправка электронных документов контрагентам Просмотр связанных документов Просмотр статуса отправленного документа 22/40

Отправка ЭСФ из SAP-транзакции Подписание и отправка документов выполняется либо непосредственно в момент их формирования в SAP-приложениях, либо позже из очереди исходящих документов 23/40

Все электронные документы, сформированные в бизнес- приложениях SAP ERP, привязываются к соответствующим SAP-документам. Это позволяет отслеживать статус отправленных документов непосредственно из тех транзакций, где они были сформированы Привязка отправленных электронных документов к документам SAP-приложений 24/40

Регистрация, штрих-кодирование и поточный ввод первичных бухгалтерских документов Распознавание данных отсканированных документов Возможность согласовывать документы перед проводкой или подписанием Связь электронных документов с документами бизнес-приложений SAP ERP Централизованное хранение всех первичных документов компании в электронном виде Атрибутный и полнотекстовый поиск документов, массовая выгрузка и печать электронных образов Простой пользовательский интерфейс, возможность использовать лицензии SAP Platform Standard User Хранение файлов документов в любом сертифицированном хранилище (SAP Content Server, OpenText и пр.) DFS Archive Solution – электронный архив первичных бухгалтерских документов 25/40

Документы, пришедшие от контрагентов в электронном виде через операторов ЭДО: Электронные счета-фактуры, акты, накладные Любые неформализованные документы Документы, сформированные в SAP ERP для отправки контрагентам в электронном или бумажном виде Документы, пришедшие от контрагентов в бумажном виде: Регистрация, штрих-кодирование и поточное сканирование документов Индивидуальное сканирование документов Распознавание и автоматическая обработка данных первичных документов в SAP ERP ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ Способы наполнения электронного архива 26/40

1.Регистрация пакета документов: Создание карточки пакета документов Печать для каждого документа наклейки со штрих-кодом 2.Поточное сканирование пакетов зарегистрированных документов 3.Распознавание документов: Распознавание штрих-кодов Полнотекстовое распознавание Распознавание данных 4.Архивирование документов: Загрузка файлов в хранилище, создание ссылок на файлы в соответствующих карточках Загрузка распознанных данных в SAP ERP, автоматическая обработка распознанных данных SAP Content Server SAP Content Server КАРТОЧКА документа КАРТОЧКА документа КАРТОЧКА документа КАРТОЧКА документа Поточный ввод документов, пришедших от контрагентов в бумажном виде 27/40

К карточке привязаны файлы отсканированных документов Поля карточки заполнены распознанными данными документов Карточка пакета первичных документов 28/40

Поиск документов По атрибутам карточек По атрибутам SAP-документов По содержимому файлов Для найденных документов можно выполнить массовую выгрузку или печать электронных образов. Это позволяет быстро делать подборки требуемых документов по запросам фискальных органов. Выгрузка Печать Поиск, выгрузка и печать документов электронного архива 29/40

Проверка правильности оформления счета-фактуры и наличия дубликатов Сопоставление позиций счета-фактуры и Заказа на закупку Автоматическое создание Входящего счета в случае отсутствия расхождений Анализ расхождений при их наличии, формирование акта TORG-2 Привязка образов счетов-фактур к Заказу на закупку и Входящему счету Автоматизация процесса обработки счетов-фактур обеспечивает: Точное занесение данных входящих счетов в SAP ERP Освобождение квалифицированных специалистов от рутинной работы Своевременное выставление претензий DFS Invoice Solution – автоматическая обработка данных бумажных и электронных счетов-фактур 30/40

Распознанные данные счета- фактуры Возможность разорвать связь позиций Данные документа закупки Автоматическое выявление расхождений между счетом-фактурой и Заказом на закупку 31/40

Образ счета-фактуры привязан к автоматически созданному Входящему счету 32/40

Легко встраивается в любые SAP-приложения Использует сертифицированные средства криптозащиты ЭЦП придает электронным документам юридическую силу и позволяет осуществлять контроль целостности документов Шифрование обеспечивает надежную защиту документов от несанкционированного доступа DFS Data Protector – ЭЦП и шифрование документов SAP-приложений 33/40

Подписание SAP-документа 34/40

Проверка подписей SAP-документа 35/40

Легко встраивается в любые SAP-приложения Позволяет задавать собственный набор атрибутов и функций, используемых при работе с файлами Создание файлов офисных приложений по шаблонам с автоматическим заполнением данными SAP-системы Автоматическое и ручное создание новых версий файлов Сравнение версий файлов офисных приложений Проверка полномочий при работе с файлами Атрибутный и полнотекстовый поиск файлов Массовая выгрузка и печать файлов DFS File Service – полнофункциональная работа с файлами в SAP-приложениях 36/40

DFS File Service: версии файлов 37/40

Легко встраивается в любые SAP-приложения Позволяет выполнять сканирование и полнотекстовое распознавание бумажных документов Сохраняет электронные образы документов в заданном хранилище и прикрепляет к текущему SAP-документу Предоставляет интегрированное в SAP рабочее место оператора сканирования DFS Personal Scan - сканирование и распознавание документов из SAP-приложений 38/40

Сканирование из стандартных SAP-транзакций 39/40

Готовые к использованию решения Не модифицируют SAP-код Легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений Обеспечивают бесшовную интеграцию электронных документов с документами бизнес-приложений SAP Не зависят от используемой системы хранения Сертифицированы SAP Позволяют использовать специальные лицензии типа SAP Platform Standard User Использование сертифицированных, опробованных многими внедрениями программных решений позволяет существенно упростить процесс создания систем электронного документооборота на платформе SAP Преимущества решений Docflow Best Practice 40/40