Деловая беседа

это осмысленное стремле­ние одного человека или группы людей посред­ством слова вызвать у другого человека или груп­пы людей желание к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон или установит новые отно­шения между участниками беседы. устный кон­такт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны сво­их организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.

Цели ДБ ускорить принятие решений; передать информацию собеседнику для пробуждения у него интереса к новой пробле­ме; устранить чужие варианты и провести соб­ ственное решение.

Этапы ДБ – задачи этапа Первый этап - начало беседы. Мы устанавливаем контакт с собеседником, создаем приятную рабочую атмосферу, пробужда­ем интерес к разговору и одновременно показыва­ем, в чьих руках будет управление происходящим. Правильное начало беседы предполагает: точное описание целей беседы; взаимное представление собеседников; название темы; представление лица, ведущего беседу; объявление последовательности рассмотре­ния вопросов.

Второй этап деловой беседы - передача информации. Для успешного решения основной задачи этого этапа необходимо понять мотивы и цели собеседника, его запросы и пожелания. Под­черкнутое внимание к собеседнику - важное пра­вило. Грамотно организованное выступление тоже является способом выразить уважение к партне­рам. Не только максимально эффективно доносим информацию, но и показы­ваем заинтересованность состоянием собеседни­ков.

Способы привлечения внимания Изменяйте тон голоса, ведь монотонность «усыпляет», рассеивает внимание. Внезапное по­вышение или понижение тона голоса выделяет слово или фразу на общем фоне. Изменяйте темп речи, это придает ей вы­ разительность. Делайте паузу до и после важной мысли. Регулируйте громкость речи. Снижение громкости в «важном» месте разговора - лучший способ привлечь внимание.

Третий этап деловой беседы - аргумента­ция. Аргументирование - наиболее трудная фаза деловой беседы. Требует профессиональных знаний и общей эрудиции, концентрации внима­ния, выдержки, решительности и корректности. Важно – собеседник решает принимает он наши ар­гументы или нет. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение своего со­беседника.

структура аргументации Тезис - это формулировка вашей позиции (ва­ шего мнения, вашего предложения другой сторо­не и т.д.). Аргументы - это доводы, положения, доказа­ тельства, которые вы приводите, чтобы обосно­вать свою точку зрения. Аргументы отвечают на вопрос, почему мы должны верить во что-то или делать что-то. Демонстрация - это связь тезиса и аргумента (т.е. процесс доказывания, убеждения).

Правила успешной ДБ Оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями. Способ и темп аргументации должны со­ответствовать особенностям темперамента собеседника. Вести аргументацию корректно по отно­шению к собеседнику, так как это, особенно при длительных контактах, окажется для вас же намного выгоднее: - всегда открыто признавать правоту собе­седника, когда он прав, даже если это может иметь для вас неблагоприятные последствия; - продолжать оперировать можно только теми аргументами, которые приняты собе­седниками; - избегать пустых фраз.

Приспособить аргументы к личности ва­шего собеседника: - направлять аргументацию на цели и мо­тивы собеседника; - избегать простого перечисления фактов; -употреблять терминологию, понятную вашему собеседнику. Избегать неделовых выражений и форму­ лировок, затрудняющих аргументирование и понимание. Попытаться как можно нагляднее изло­жить собеседнику свои доказательства, идеи и соображения.

Любая деловая беседа с психологической точ­ки зрения есть поиск общего (общей позиции, об­щего подхода к обсуждаемому вопросу).

В ДБ не следует: начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. - Лучше: если собеседник с самого начала разговора ответил на ваш вопрос утвердительно или со­гласился с вашей мыслью. -Если дается отрица­тельный ответ, то человек оказывается в пози­ции, которая требует, чтобы он оказался верен сказанному. Потребуется время (и иногда зна­чительное), чтобы ваш собеседник понял, что его «Нет!» было неразумным. -разговор с общей темы, иметь в запасе несколь­ко заготовок - вопросов, на которые можно по­лучить только утвердительные ответы; спешить го­ворить «нет» на предложение партнера - Лучше: использовать прием «Да, но...». -Например, в ответ на неприемлемое пред­ложение лучше всего сказать: «Да, но я хочу, что­бы при этом соблюдалось... (здесь вы тактично высказываете свое условие)». -- прием за­ставляет собеседника искать пути для соблюде­ния ваших интересов и создает ощущение, что предлагаемый им подход вами принимается.

Четвертый этап деловой беседы - опровер­ жение доводов собеседника или нейтрализа­ ция его замечаний Почему возникают замечания даже после са­мой блестящей аргументации? Во-первых, оппо­нент может просто разыгрывать определенную роль (например, скептика, эксперта, циника). Ино­гда опровержение является вариантом защитной реакции. Чувствуя слабость своей позиции, собе­седник начинает «нападать» через отрицание цен­ности представленных идей. партнер может быть реально не согласен с нашими аргументами, придерживаться другого подхода. Иногда выдвижение контраргументов - это попытка застопорить дискуссию, получив вре­мя для тактический раздумий.

Критика – не всегда является атрибутом беседы Правили критики: - соз­дать благоприятный психологический фон ее восприятия. Главное правило здесь состоит в том, что всякое замечание воспринимается легче, если оно следует за одобрением. - прежде чем критиковать, укажите на соб­ственные ошибки. Вашему собеседнику будет психологически легче выслушать перечисление своих ошибок, если критикующий начнет с при­ знания, что сам не безупречен; - разумнее самому признать свои не­достатки, чем выслушивать осуждение со стороны. Это хороший способ «обезоружива­ния» оппонента; - если вы хотите, чтобы люди придержива­лись вашей точки зрения, дайте им понять, что идея, которую вы излагаете, принадлежит этим людям

Пятый этап деловой беседы - принятие решения. Здесь происходит закрепление и под­ тверждение тех позиций, которые приняты и одо­брены собеседником, а также налаживаются связи для дальнейшего сотрудничества.

общие советы в связи с оконча­нием беседы свободно обращайтесь к собеседнику с вопросом, согласен ли он с вашими аргумен­тами; не проявляйте неуверенности в фазе при­нятия решения. Если вы колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник; всегда оставляйте в запасе один сильный аргумент, подтверждающий ваш тезис, на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться; пользуйтесь достоверными аргументами, так как лучше, если собеседник примет реше­ние сейчас, чем потом; не отступайте, пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит «нет»; не сдавайтесь на милость собеседника до тех пор, пока не попробуете все известные ме­тоды форсирования; следите за поведением собеседника, что­бы вовремя понять, что беседа подходит к кон­цу. Закончите беседу в нужный момент; достигнув цели, прощайтесь с собесед­ником. Как только будет принято решение, по­благодарите собеседника, поздравьте его с разумным решением.

Критерии эффективности ДБ – Были ли решены поставленные задачи? – Был ли соблюден запланированный регла­ мент? – Остались ли возможности для следующих бесед?