Пример автоматизации планирования и учета затрат в проектах НИОКР в модуле Планирование и учет в проектах Парус 8

Рамки автоматизации Автоматизируемые подразделения Отдел финансов Планово - экономический отдел Договорное бюро в составе ПЭО Автоматизируемые функции Ведение реестра заказов организации Ведение планов по себестоимости и внутреннего соисполнения заказов Оперативный учет в рамках заказов ( без привязки к номенклатору ) Отслеживание расходования лимитов по затратным статьям заказов Фиксация и анализ фактических затрат по заказам в разрезе статей Формирование отчетности Сводный годовой план предприятия в разрезе заказов и исполнителей ( ежегодно, ежеквартально ) Операционный бюджет подразделения ( ежемесячно ) Справки по состоянию договоров ( с точки зрения взаиморасчетов ) с поставщиками материалов и ПКИ и внешними соисполнителями Справки по состоянию заказов ( с точки зрения расходования лимитов, план / факт анализ ) График финансирования заказов

Планы по себестоимости и внутреннему соисполнению, ведомости передачи трудоемкости (DBF, XML, XLS, ручной ввод ) Сведения о фактических затратах (DBF, XML, XLS, ручной ввод ) Рамки автоматизации Подразделения исполнители Бухгалтерия ПП Парус 8 ( ПЭО, ОФ ) Сводный производственный план Отчетность по оперативному учету Операционные бюджеты подразделений БДДС, БДР Заказ Этапы Структура цены Договоры с поставщиками и внешними соисполнителями Договор с генеральным заказчиком Оперативные документы ( счета, акты ) Планы по себестоимости ( версионные ) Планы внутреннего соисполнения ( версионные ) Журнал затрат Планы и отчеты по статьям Планы и отчеты по соисполнителям Карточки планово / фактических затрат Ведомости передачи трудоемкости Планы и отчеты по контрагентам

Преимущества выбранного подхода Возможность быстрого старта Минимум требуемых взаимосвязей, т. к. задача хорошо локализуется в рамках ПЭО и ОФ Не требуется выверка и оцифровка Номенклатора, конструкторской документации или складских остатков Для подразделений - поставщиков входных данных данных не требуется обучение работе в ПП Парус 8 или каких - либо ещё специальных навыков - для эффективного взаимодействия с системой достаточно поверхностных знаний Excel Простота реализации и низкие требования к информационной инфраструктуре Не требуется охватывать всё предприятие ЛВС, достаточно сети в автоматизируемых подразделениях Простота масштабирования решения При необходимости система легко переключается на номенклатурный учет Возможность постепенного включения в систему подразделений поставщиков входной информации и поэтапного снижения нагрузки на ПЭО и ОФ с точки зрения импорта ( ввода ) данных в систему

Этапы планирования и учета затрат Формирование статей затрат проекта Привязка статей к типу проекта Настройка параметров статей и типов проектов Автоматизированное формирование структуры цены проекта Калькуляция проекта / этапа Настройка параметров калькуляции Автоматизированная калькуляция статей структуры цены Планирование ресурсов Формирование плана по себестоимости Формирование плана внутреннего соисполнения Формирование сводного производственного плана Отслеживание фактических затрат Ведение журнала затрат и его отработка в проекты Формирование операционных бюджетов подразделений

Описывают порядок и способы расчета значений по статьям. Есть возможность подключения внешних алгоритмов вычисления, которые могут быть специфическими для организации Открытый классификатор типов проектов, который можно расширять при появлении новых задач. Каждому из типов проектов дополнительно можно указать признак необходимости планирования себестоимости Для каждой из статей возможно указание признаков вхождения статьи в структуру цены проекта и необходимости планирования статьи Автоматизированное формирование Формирование статей затрат проекта Статьи затрат Типы проектов Проект Этап Статьи этапа Структура цены План по себестоимости Схемы калькуляции

Формирование статей затрат проекта Открытый словарь статей затрат, который может изменяться под нужны организации Классификатор типов проектов К каждому из которых можно привязать индивидуальный набор статей

Формирование статей затрат проекта Характеристики типов проектов и статей в них входящих, влияющие на работу механизма формирования планов по статьям Для типов проектов и статей в них входящих, можно дополнительно настроить характеристики, влияющие на работу механизма формирования планов по статьям

Формирование статей затрат проекта После добавления этапа, согласно типу проекта, в который входит этап, формируются … Статьи этапа, согласно набору статей, указанных в типе проекта Структура цены этапа, состоящая из тех статей типа проекта, которые имеют признак Статья структуры цены Набор приходных … … и расходных статей заказа, исходя из признака Приход / Расход, указанного для статей затрат

Формирование статей затрат проекта По каждой из статей в разделе Проекты возможно отслеживание следующих показателей : Сумма по документам ( например, по договору ) Сумма по плану Сумма по факту И отклонений : Сумма по документам / сумма по плану Сумма по документам / сумма по факту Сумма по плану / сумма по факту

Структура цены Калькуляция проекта / этапа Этап Описывают порядок и способы расчета значений по статьям. Есть возможность подключения внешних алгоритмов вычисления, которые могут быть специфическими для организации Схемы калькуляции Прямые статьи вводятся вручную или импортируются (XLS, DBF) Прямые статьи Калькуляция по схеме этапа Косвенные статьи калькулируются согласно схеме этапа ( возможен и ручной ввод ) Косвенные статьи

Калькуляция проекта / этапа Словарь схем калькуляции. Позволяет настраивать правила расчета и вхождения статей друг в друга Схема может быть указана в этапе проекта А затем задействована в пересчете Прямые статьи заводятся вручную Косвенные – рассчитываются при калькуляции согласно схеме ( рассчитанное значение можно изменить ). Для контроля корректности изменений отображаются контрольные соотношения статей согласно схеме калькуляции и согласно текущему состоянию структуры цены ( пересчет интерактивен )

Статья ОЗП, расшифорованная по соисполнителям в плане по себестоимости, конвертируется в трудоемкость подразделений соисполнителей согласно СЗП, установленной для этапа ( или организации ) Статья ОЗП расписывается по подразделениям центрам прибыли Шаблоны объединены и связаны формулами, заполнение плана по себестоимости автоматически ведет к заполнению плана по соисполнению В выгруженном шаблоне оператор вводит только прямые статьи, для косвенных статей в выгрузке формируются формулы согласно настроенной для этапа схеме калькуляции Автоматизированное формирование Планирование ресурсов Этап Структура цены План по себестоимости План по соисполнению MS Excel Сводный годовой план (MS Excel)

Если этап отвечает следующим условиям : Входит в проект с признаком Планировать себестоимость Имеет статьи с признаком Статья структуры цены Имеет статьи структуры цены с признаком Подлежит планированию То, в разделе Карточки ПФЗП и планы по себестоимости для такого этапа доступно формирование планов и их отработка в раздел Планы и отчеты по статьям. Для сотрудников ПЭО и кураторов проекта доступ к данным планов может быть осуществлен из контекстного меню подразделов Этапы проекта и Структура цены этапа. Для экономистов подразделений - исполнителей раздел доступен из главного меню модуля. Дополнительно в разделе Планы и отчеты по статьям отражаются не только постатейные планы, но и фиксируется факт затрат по статьям проекта. Планирование ресурсов

Для каждого документа раздела Планы и отчеты по статьям фиксируются следующие показатели : По годам : Остаток на начало ( план / факт ) Остаток на конец ( план / факт ) Сумма подлежащая планированию Сумма ( план / факт ) По статьям : Помесячные суммы ( план / факт ) Остаток на начало ( план / факт ) Остаток на конец ( план / факт ) Сумма по статье на год ( план / факт ) Общий остаток по статье ( план / факт )

Планирование ресурсов Отчет формируется в разрезе этапов проектов Отображает по каждому из проектов планируемые объемы работ подразделений ( в натуральном или суммовом выражении ) А так же, исходя из данных планов внутреннего соисполнения и модуля УПШР, рассчитывает плановую численность сотрудников подразделений - исполнителей, фонд рабочего времени на год ( как в натуральном так и в стоимостном выражении ) и процент загруженности подразделений

Планирование ресурсов Отчет формируется в разрезе подразделений - исполнителей … а так же, на основании данных планов и модуля УПШР – численность в абсолютном выражении, фонд рабочего времени, серднегодовую загрузку ( в % от фонда рабочего времени ), численность по отношению к общей численности основных исполнителей, а так же % производственной программы в общем объеме производства организации, для каждого из подразделений Отображает по каждому из подразделений планируемые объемы работ подразделений ( в натуральном или суммовом выражении )…

Отработка Отслеживание фактических затрат Планы и отчеты по статьям Этап Структура цены Факт по статьям Планы по статьям План по себестоимости Бухгалтерский учет Парус 8 Импорт из сторонней системы (XLS, XML, DBF) Журнал затрат Ручной ввод Планы и отчеты по соисполнителям Факт по трудоемкости соисполнителей План по трудоемкости соисполнителей План по соисполнению

Отслеживание фактических затрат В ходе работ над проектом в системе фиксируется факт по статьям, который может появляться из различных источников : Автоматизировано : из модуля Бухгалтерия системы Парус 8 импортом из сторонних систем Вручную : ввод данных в Журнал затрат с последующей отработкой в разделе Планы и отчеты по статьям прямой ввод в раздел Есть возможность по связям внутреннего документооборота системы перейти в журнал затрат и проанализировать, как собралась та или иная сумма

Отслеживание фактических затрат В закладках Структура цены, Расходная часть заказа, Приходная часть заказа раздела Этапы проекта отражаются агрегированные данные раздела Планы и отчеты по статьям … … а так же отклонения : сумма по документам / план сумма по документам / факт план / факт

Отслеживание фактических затрат ФАКТ ПЛАН

Дополнительные возможности анализа Настройка цветографических схем представления данных разделов, для облегчения восприятия информации Реализация произвольных выходных отчетных форм Реализация многомерных OLAP отчетов по данным системы

Спасибо за внимание Ваши вопросы …