Опыт создания комплексной системы автоматизации управления ВУЗ-ом Дрожкин Д.В., ООО «Программа-Т», директор по системам управления Ширяев М.В., НГТУ им. Р.Е. Алексеева, проректор по учебно- организационной работе Моисеев А.Н., НГТУ им. Р.Е. Алексеева, ведущий программист ООО «Программа-Т» НГТУ им. Р.Е. Алексеева Нижний Новгород

Нижегородский государственный технический университет им Р.Е. Алексеева

Нижегородский государственный технический университет им. Р. Е. Алексеева, НГТУ один из ведущих технических вузов Приволжского федерального округа. Основной деятельностью НГТУ является подготовка высококвалифицированных специалистов для научного и промышленного комплекса. В настоящее время университет имеет развитую инфраструктуру, состоящую из 11 дневных факультетов и факультета заочно-вечернего обучения, специального факультета, регионального центра по переподготовке военнослужащих. В составе университета: Институт радиоэлектроники и информационных технологий (ИРИТ) Институт промышленных технологий машиностроения (ИПТМ) Институт ядерной энергетики и технической физики (ИЯЭиТФ) Арзамасский политехнический институт Дзержинский политехнический институт Выксунский филиал НГТУ Заволжский филиал НГТУ Павловский филиал НГТУ Автозаводская высшая школа управления и технологий В университете и его филиалах работает 168 докторов и профессоров, 602 кандидата наук. В настоящее время в университете и его филиалах, на разных формах обучения, учится более студентов (в университете - более 18000).

ООО «Программа-Т» Организация специализируется на управленческом консалтинге и комплексном обеспечении управления предприятием на основе информационных систем организации коллективной работы и документооборота, оперативного управления производством, анализа информации. Специалисты компании имеют многолетний практический опыт работы в области построения комплексных информационных систем на базе IBM Lotus Domino/Notes, MS SQL Server, ORACLE. IBM Business Partner for Software Авторизованный эксклюзивный центр компетенции ЗАО «Компания «ИнтерТраст» в Нижегородской области 9 сертификатов специалистов CompanyMedia Информационное обследование, установка, настройка базового и прикладного ПО, конфигурирование, обучение персонала, заказные разработки, интеграция с существующими информационными системами

Автоматизация управления и учебного процесса НГТУ им. Р.Е. Алексеева Задачи: Централизовать регистрацию и контроль исполнения документов Обеспечить максимальную прозрачность процесса обработки документов и заданий. Сократить оборот бумажных документов, обеспечить экономию людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов. Связать территориально удаленные корпуса и филиалы в один контур документооборота.

Корпоративная сеть НГТУ Заволжье WANИнтернет ПавловоВыксаДзержинск Арзамас Подразделения НГТУ Н.Новгорода Основной комплекс НГТУ (1-6 корпус) Студенческие общежития, АВШ Удаленные пользователи Локальные мобильные пользователи (WiFi)

Причины развертывания КСЭД Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в университете, требовали более оперативной их обработки, поэтому решено было автоматизировать все основные работы с документами. Инициаторами проекта автоматизации в начале 2006 года выступили ректор НГТУ Владимир Кириенко и проректор по информатизации Игорь Мерзляков. В результате анализа различных подходов к организации электронного документооборота и имеющихся программных пакетов в качестве базовой платформы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes, ядра комплексной системы - CompanyMedia.

Выбранное решение - КСЭД на базе стандартного решения CompanyMedia на основе IBM Lotus Domino/Notes «Сквозной» документооборот Единое информационное пространство всей организации, включая ее территориальные филиалы, для организации документооборота и автоматизации деловых процессов Использование оргструктуры и персонала всех филиалов при выборе участников процессов в модулях системы Контроль хода исполнения документов и заданий со стороны Головной организации Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off- line Поддержка двух видов иерархии управленческой структуры: административной (организационной) и функциональной Защита информации с помощью СКЗИ Три типа ПО клиентского интерфейса специализированные рабочие места предметных специалистов, по направлениям деятельности универсальные рабочие места участников электронного документооборота мобильные рабочие места руководителей на базе КПК

Первый этап - внедрение системы CompanyMedia в НГТУ Организация проекта. Установка системы «как есть» (Блок Заседания) Обучение первой группы пользователей (Ректорат) Настройка системы Начало опытной эксплуатации Обследование организации Уточнение постановки задачи по проекту Дополнительная настройка системы Массовое обучение сотрудников Установка рабочих мест (СМ-Делопроизводство, СМ- Портал) Организация и проведение приемо-сдаточных испытаний и передача промышленную эксплуатацию

Особенности внедрения в НГТУ Разные типы рабочих мест и интерфейсов Работа в разных зданиях Ввод в работу за ограниченное количество времени и малыми ресурсами большого количества рабочих мест Работа во ВСЕХ блоках системы ДП Участие в работе высшего руководства Последовательный отказ от бумажного документооборота

Схема процесса - Заседания

Схема процесса - Входящие

Рейтинг С января 2009 г принято решение о развертывании нового компонента КИС - системы «Рейтинг» (Разработка ООО «Программа-Т»). Система рейтинговой оценки предназначена для стимулирования труда сотрудников, занимающих бюджетные и внебюджетные должности (ставки). В системе оценивается деятельность сотрудника в баллах, по результатам которых определяется размер надбавки. Блок построен также на платформе IBM Lotus Domino с применением новейших Web- технологий, что делает систему удобной как для пользователя, так и для администраторов.

Рейтинг - специализированная система, предназначенная для стимулирования труда работников предприятий, организаций и учреждений, занимающих бюджетные и внебюджетные должности (ставки). Рейтинг - структурированный набор модулей (баз данных) логически объединенных в единую систему, каждая из которых выполняет соответствующие функции. Основу подсистемы составляют два модуля: Структура организации и Рейтинг. Модуль Рейтинг Модуль структура Центр отчетов СМ Модуль CompanyMedia, используемый для формирования отчетов. Модуль, хранящий все текущие сведения о деятельности сотрудников, подлежащей премированию на основе введенной балловой системы. Модуль, выполняющий роль справочника, хранит информацию о кадровом составе и иерархии организации. Рейтинг

Рейтинг автоматизирует бизнес-процессы 1.В системе происходит заполнение анкет сотрудников, в которых указываются показатели, применяемые для оценки деятельности сотрудника. 2.По указанным показателям происходит начисление определенного числа баллов, исходя из используемой предприятием балловой системы. 3.Расчет надбавки сотруднику по набранным им баллам. Данная информация предоставляется в руководящие звенья предприятий. 1. Заполнение анкет сотрудников 3. Автоматическое начисление определенного количества баллов 4. Расчет надбавки 5. Предоставление информации в руководящие звенья. 2. Занесение показателей, оценки деятельности сотрудника Рейтинг

Результаты внедрения Согласование исходящих писем и приказов осуществляется полностью в электронном виде Работа с резолюциями по входящим документам ведется полностью в электронном виде Работа с поручениями по ОРД осуществляется полностью в электронном виде Подготовка Ректоратов и Ученых советов проводится в электронном виде в блоке СМ- «Заседания» С осени 2008 года началась регистрация договоров 2009 – подсистема Рейтинг

Результаты внедрения На настоящий момент в системе работает ок. 200 человек В системе всего задействовано ок. 300 структурных единиц (ректорат, институты, деканаты, кафедры, отделы, сотрудники) Система работает в шести основных корпусах, и филиалах ВУЗа В БД Входящие за год регистрируется более документов В БД ОРД - более документов

Технологическая схема КСЭД НГТУ и планы развития

Спасибо за внимание Вопросы?