Рациональный процесс планирования и контроля

Планирование – это процесс разработки того,что делать и как это делать, чтобы достичь некоторой цели (этапы 1 и 2). Контроль – это процесс обеспечения успешного выполнения запланированных задач (этапы 3 и 4)

Установите цели Составьте план, Определите параметры, выполняйте задачи Проводите мониторинг движения к цели Действуйте в соответствии с результатами мониторинга

Этап 1 установите цели Если вы собираетесь взять на себя какую- либо инициативу, большую или маленькую, вы сначала должны ясно представить себе, чего вы собираетесь достичь. Полезно также установить определенные критерии успешного достижения поставленной цели, чтобы знать, достигли вы ее или нет.

Этап 2 составьте план, определите параметры и выполняйте задачи Выяснив, чего вы желаете достичь, важно далее спланировать, что следует сделать, а затем действительно начать выполнять запланированное. На этом этапе необходимо определить параметры – промежуточные контрольные показатели, которые можно рассматривать как критерии для оценки продвижения в направлении ваших целей. Они помогут определить, как далеко вы планировали продвинуться к указанной дате.

Этап 3 проводите мониторинг движения к цели Недостаточно просто определить соответствующие показатели: должен обязательно происходить процесс сравнения текущих реальных результатов с плановыми показателями. Аналогия- процесс выпекания пирога. акцентирует ваше внимание на том, что вы не должны ждать до последней даты, чтобы выяснить, будет ли конкретный план или проект выполнен вовремя, в рамках бюджета и в соответствии со стандартами. проверка на протяжении всего периода выполнения плана, является ли реальное продвижение достаточным.

Этап 4 действуйте в соответствии с результатами мониторинга Контроль достигнутых результатов может показать, что все хорошо, но, скорее всего, он покажет, что реальное продвижение не соответствует плану или даже что первоначальные цели изменились. Таким образом, мы могли бы оставить все как есть, пересмотреть задачи или, если это в пределах нашей компетенции, пересмотреть первоначальные цели. Затем мы продолжаем процесс мониторинга, проверки текущего состояния дела предмет возможных отклонений от намеченного плана, принятия решений и перепланирования, в случае необходимости проходя еще и еще раз по контуру управления, пока задача не будет выполнена.

Этап 1 Разделять цели результата (что достигнем?) и цели процесса (как достигнем?)

SMART цели Конкретные (specific) – ясные и четкие в отношении того, что должно быть достигнуто. Измеримые (measurable) – указывать, как (чем) будет измеряться успех. Согласованные (agreed) – в идеале с человеком, который будет работать ради достижения поставленной цели, и с любым, на кого может повлиять результат достижения цели. Реалистичные (realistic) – достижимые с учетом ограничений, накладываемых ситуацией, и необходимости согласования с другими целями. Определенные по времени (timed) – для достижения цели устанавливается необходимое время.

Этап 2: составьте план, определите параметры и выполняйте задачи 1. Планирование: — постановка ясных целей; — определение задач, которые следует выполнить; — распределение людей и других ресурсов, необходимых для выполнения задач; — составление рабочего плана, отвечающего вашим потребностям как менеджера. 2. Контроль: — мониторинг продвижения к цели; — пересмотр планов согласно контуру управления.

Методы выделения задач Первый метод – это карты памяти. На простой карте памяти – иногда их называют «паукообразными» схемами – можно увидеть основную проблему (или идею) в середине страницы, от которой вы рисуете ответвления к каждой составляющей вашего понимания проблемы. Каждая из таких составляющих, в свою очередь, делится на части. Таким образом, карты памяти могут помочь раскрыть и зафиксировать ваше понимание проблемы в целом.

Второй метод – это «дерево задач». Планируемый проект подразделяется на составные части. Вы начинаете с предполагаемой работы в целом, а затем задаете себе вопрос: «Какие два или три (четыре, пять) основных элемента составляют этот объем работ?». Затем каждый из этих элементов последовательно рассматривается и дробится до достижения такой степени детализации, которая вам необходима. Составление схемы - способ обеспечить определенный уровень логической согласованности, исчисляемый количеством сформулированных подзадач, на каждом уровне схемы.

Задачи в форме плана Диаграмма Гантта – это координатная сетка, на которой слева страницы перечислены все задачи, а в верхней части страницы находится временная шкала. Сетка заполнена полосками, обозначающими продолжительность каждой задачи (т.е. длина полоски показывает длительность выполнения задачи).

Метод сетевого анализа две ключевые идеи. Первая – это то, что начало выполнения некоторых задач зависит от завершения других. Вторая идея: цепочка таких задач составляет некий «путь» (маршрут), проходящий через весь ваш план, и этот путь оказывает значительное воздействие на временной график работ. Такой «путь» состоит из участков (элементов), определяющих кратчайший возможный временной график, независимо от других задач, выполняемых где-либо еще.

Список ключевых событий Должен составляться на основе более детализированного плана, чтобы обеспечить реальность и точность дат, указанных в документе. Даты в списке ключевых событий – один из вариантов обозначения контрольных значений показателей, указывающих, где вы должны быть в определенное время или на определенном этапе. Другой вариант использования показателей для проверки результатов работы представляет собой регулярные встречи для обсуждения, на которых можно сверить действительные результаты с планируемыми в полосовой диаграмме. Показатели могут быть и финансовыми: например, к определенному моменту ваши расходы не должны превышать заданного процента от выделенного бюджета.

Методы мониторинга (формальные и неформальные) наблюдение и личное участие: важно просто наблюдать, что происходит, и быть доступным для коллег регулярная отчетность ( подготовка письменных отчетов для руководства); отчет об исключительных ситуациях: подготовка отчета только в случае отклонения от плана; опросы и обсуждения: возможно, во время встреч по проекту или визитов; учетные записи и типовая статистика: например, составление бюджетных распечаток

Этап 4: действуйте в соответствии с результатами мониторинга После проведения мониторинга - одно из трех действий: Пересмотреть цели. Это радикальная мера, но иногда случается, что по мере выполнения плана истинный характер первоначально заявленных целей становится очевидным, и весьма разумным является внесение в них изменений. Внести изменения в задачи, которые все равно следует выполнить, чтобы избежать отклонений от плана (или компенсировать их). Выполняется больше задач либо намеченные задачи должны быть выполнены быстрее, чтобы компенсировать такую потерю времени. При этом может понадобиться перераспределение ресурсов. Ничего не делать. Это может оказаться разумным в том случае, если отклонения от плана незначительны.