Российский государственный университет физической культуры, спорта и туризма Кафедра информационных технологий 2009 СУБД MS ACCESS Доцент Новоселов Михаил Алексеевич Тема занятия:

Слайд. 2 Современная форма представления ИС Информационная система Банк данных : Структура: - Система управления базами данных (СУБД), - База данных (БД), одна или несколько; - Набор прикладных программ (приложений БД)

Слайд. 3 – СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и использования БД Языковые средства - Язык описания данных, -Язык манипулирования данными SELECT FIO FROM STUDENT WHERE GROUP=1 (найти, добавить, обновить, удалить) Программные средства Прикладные программы, с помощью которых осуществляется доступ к данным и обработка (SQL – Structured Query Language) - - Язык запросов

Слайд. 4 – СУБД – по способу доступа Однопользовательские Персональные Многопользовательские Клиент-серверные, Paradox, FoxPro MS Access, Informix,, Oracle, MS SQL Server

Слайд. 5 База данных – БД (совокупность взаимосвязанных данных) Модели представления данных в БД Иерархическая СетеваяРеляционная Древовидная структура (структура папок Windows) Каждый соподчиненый уровень имеет одного родителя Каждый соподчиненый уровень имеет много родителей Произвольные связи (IDMS для IBM) (MS Access) Совокупность таблиц, связанных отношениями по совпадающим полям

Слайд. 6 Модели представления данных в БД Иерархическая СетеваяРеляционная NLast_Name 1Ivanov 2Petrov NN_MainTelephone MainTable PhoneTable

Слайд. 7 БД в зависимости от расположения приложения и БД Локальные (приложения и БД на 1 комп.) Удаленные Файл-серверКлиент-сервер

Слайд. 8 БД основные термины Запись – логически связанная между собой совокупность данных (строка). Поле – атрибут записи, ее характеристика (столбец). Ключ (ключевой поле) –поле или комбинация полей, данные которых однозначно определяют запись таблицы (автоинкремент). Целостность данных. Используется для сортировки. Поля связей (отношений). Индекс – оглавление таблицы по определенным полям. Ускоряет поиск. В отличие от ключа, допускает повторы. Транзакция – выполнение последовательности операций манипулирования данными в БД. Транзакция либо выполняется, либо не выполняется вообще. NLast_Name 1Ivanov 2Perov NN_MainTelephone MainTable PhoneTable

Слайд. 9 MICROSOFT OFFICE– набор прикладных программ СУБД Microsoft Access (MS Access) *.mdb MS ExcelMS WordMS PowerPoint

Основная форма БД

Слайд. 11 Правила сохранения файла MS Access Файл Создать Новая база данных Сохранить файл в рабочий каталог 1. Создать рабочий каталог в папке МОИ ДОКУМЕНТЫ Имя рабочего каталога соответствует фамилии и инициалам автора латинскими буквами, например, если автор Иванов Петр Сидорович, то папка будет называться IvanovPS 2. Имя файла соответствует фамилии и инициалам автора латинскими буквами (без пробелов), например, если автор Иванов Петр Сидорович, то файл будет называться IvanovPS, расширение MDB будет добавлено по-умолчанию.

Слайд. 12 Этапы работы в MS Access 1. Проектирование структуры БД (количество таблиц, связи между таблицами) 2. Разработка таблиц БД (определение полей, тип данных) 3. Создание схемы БД (определение связей между таблицами) 4. Определение формы, отчетов, запросов и других объектов MS Access 5. Ввод данных в таблицы БД MS Access

Слайд. 13 MS Access начало работы (объекты)

Слайд. 14 Реляционная модель данных - Один к одному - Один ко многим - Многие к одному - Многие ко многим

Слайд. 15 Таблицы данных A. Название таблицы: Phones Поля: 1) Id тип данных: Счетчик (Ключевое поле) 2) Id-Names тип данных: Числовой (Обязательное поле: Да) 3) Phone тип данных: Текстовый Б. Название таблицы: Activity Поля: 1) Id тип данных: Счетчик (Ключевое поле) 2) Id-Names тип данных: Числовой (Обязательное поле: Да) 3) Activity тип данных: Числовой В. Название таблицы: Presence Поля: 1) Id тип данных: Счетчик (Ключевое поле) 2) Id-Names тип данных: Числовой (Обязательное поле: Да) 3) Presence тип данных: Числовой Главная таблица. Название таблицы: Names Поля: 1) Id тип данных: Счетчик (Ключевое поле) 2) Fio тип данных: Текстовый (Обязательное поле: Да, пустые строки: Нет) 3)Group тип данных: Числовой (Обязательное поле: Да) 3) Photo тип данных: Поле объекта OLE

Слайд. 16 Установление связей между таблицами 1. Меню Сервис Схема данных 2. Меню Связи Добавить таблицу 3. Закладка Таблицы Выделить все таблицы (Ctrl) + Добавить 4. Установить связь Names.Id Activity.Id-Names Связь: ОДИН КО МНОГИМ, включить: -Обеспечение целостности данных, -Каскадное обновление связанных полей, 5,6 - Каскадное удаление связанных полей. 5. Установить связь Names.Id Phones.Id-Names 6. Установить связь Names.Id Presence.Id-Names 7. Сохранить файл (Файл Сохранить)

Слайд. 17 Заполнение таблиц. Схема связей между таблицами Names Phones Activity Presence 1

Слайд. 18 Установление связей между таблицами

Слайд. 19 Создание формы с помощью мастера (главная таблица) Объект ФОРМЫ Создание формы с помощью мастера Определить таблицу Names и поля Fio, Group, Photo Внешний вид В один столбец Требуемый стиль Официальный Задать имя формы Names Кнопка Готово

Слайд. 20 Создание подчиненной формы с помощью конструктора Открыть Форму Names Увеличить рабочую область Правая кнопка мыши Конструктор форм Меню Вид команда Панель элементов Включить кнопку (если не включена) Подчиненная форма / отчет Отметить мышью место ввода подчиненной формы Далее Таблица Phones Поле Phone Далее Выбор из списка Phones для каждой записи Names Далее Готово Таблица Activity, Таблица Presence РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМЫ

Основные учебные вопросы и технологии 1. Создание вычисляемого поля с помощью конструктора 2. Создание управляющих кнопок с помощью конструктора 3. Создание запроса с помощью конструктора 4. Создание формы на основе запроса с помощью мастера 5. Создание отчета с помощью мастера 6. Создание формы-заставки с помощью конструктора

Слайд. 22 Создание вычисляемого поля с помощью конструктора 1. На форме правой кнопкой мыши открыть контекстное меню Конструктор форм На панели элементов выбрать кнопку Поле Отметить мышью место для вычисляемого поля 2. Созданное поле остается выделенным. Правой кнопкой мыши Открыть контекстное меню команда Свойства Закладка Данные Кнопка с тремя точками Данные Откроется построитель выражений Строка Names Подчиненная форма Activity Команда Activity команда > (двойной клик) 3. В конце появившегося выражения добавить знак + Строка Names Подчиненная форма Presence Команда Presence команда > (двойной клик) В результате выполненных команд создастся команда для суммирования значений из таблиц активности и посещения занятий 4. Закрыть окно Построитель выражений ОК. Изменить название поля по умолчанию на Сумма баллов

Слайд. 23 Создание управляющей кнопки с помощью конструктора 1. В режиме Конструктора на Панели элементов выбрать Кнопку На форме мышью указать место для кнопки Откроется Мастер создания кнопок Отметить команды: Работа с формой, Закрыть форму. Нажать Далее. Оставить настройки по-умолчанию. Для контроля открыть в окне Объекты таблицу Names.

2. Установить имя таблицы Names Указать поля Fio, Group, Photo Включить вывод на экран В поле Group указать условие отбора: [Группа:] Сохранить под именем Запрос 1 Слайд. 24 Создание запроса на выборку студентов по номеру группы с помощью конструктора 1.Окно Объекты Запросы Создание запроса в режиме конструктора Добавить таблицу Names

2. Открыть форму в режиме Конструктора Установить управляющую кнопку Закрыть форму Слайд. 25 Создание формы на основе запроса 1.Окно Объекты Формы Создание запроса с помощью мастера Указать Запрос 1 Указать поля Fio, Group, Photo Внешний вид в один столбец Стиль официальный Имя формы Запрос1

2. Открыть форму в режиме Конструктора Изменить надписи на форме отчета Слайд. 26 Создание отчета 1.Окно Объекты Отчеты Создание отчета с помощью мастера Указать Names Указать поля Fio, Group, Photo Далее команды оставить по умолчанию Вид макета: Табличный Имя отчета Names

2. На Панели элементов взять инструмент Надпись, установить на форму, прописать название программы (например, База данных ИНФОРМАТИКА) Слайд. 27 Создание формы-заставки 1.Окно Объекты Формы Создание формы с помощью конструктора Указать размеры 10 х 8 3. На Панели элементов взять инструмент Надпись, установить на форму, прописать разработчика программы (например, Разработал студент 3 к, 1 группы, Гуманитарного института Иванов И.И. 2009) 4. На Панели элементов взять инструмент Кнопка, установить на форму, прописать команду открытия формы Names, назвать кнопку: Список студентов 5. На Панели элементов взять инструмент Кнопка, установить на форму, прописать команду открытия запроса Запрос1, назвать кнопку: Найти студентов по номеру группы 6. На Панели элементов взять инструмент Кнопка, установить на форму, прописать команду открытия отчета Name, назвать кнопку: Просмотр отчета 7. Сохранить форму-заставку (под именем ФОРМА-ЗАСТАВКА) 8. Сделать Заставку статовой: Сервис Параметры запуска Поле Форма Форма-заставка+ОК