Новые решения ЭОС: портальные и «облачные» технологии Алексей Осотов Заместитель начальника отдела маркетинга ЭОС

Компания ЭОС Создана в 1994 году группой программистов, работавших в УИР Администрации Президента Профиль: автоматизация делопроизводства и архивного дела, организация электронного документооборота (СЭД, ЕСМ-системы) заказчиков, клиентских рабочих мест 19 субъектов РФ используют продукты ЭОС в качестве базовых 260 партнеров в России и странах СНГ, 280 учебных заведений в РФ и странах СНГ 1996 год: сертификат качества Госстандарта России 2006 год: экспертная сертификация продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к автоматизированным системам электронного документооборота (Model Requirements MoReq) 2008 год: участие в разработке стандарта MoReq год: на базе ЭОС создан подкомитет ПК6 ("Жизненный цикл электронного документооборота") 2010 год: разработка ГОСТ Р (утверждён СТ)

ЭОС и некоторые крупные государственные проекты Центральный Банк Российской Федерации Федеральное Собрание Российской Федерации Счетная Палата РФ ГАС «Выборы» ГАС «Правосудие» АИК «Надзор»

Динамика распределения внедрений тиражных СЭД/ЕСМ-продуктов в РФ

Компания ЭОС: направления развития технологий Межведомственный и межкорпоративный электронный документооборот (СЭВ - сервер электронного взаимодействия) Процессно-ориентированные приложения документооборота Web-технологии, «облачные» технологии, удалённые мобильные клиенты, АРМ Руководителя Защищённый электронный документооборотИнтеграция систем Юридически значимый электронный документооборот

Продукты ЭОС «ДЕЛО» версия 12.0 EOS for SharePoint версия 3.3 eDocLib версия Мобильные решения -«АРХИВНОЕ ДЕЛО» -«Приёмная руководителя» -«КАРМА» + EDSIGN Самая популярная СЭД в России Полноценная СЭД на Microsoft SharePoint ЕСМ-система

Документационное обеспечение управления и архивное дело Проекты документов ОРГАНИЗАЦИЯАРХИВ Документы Единицы хранения/ учёта

Мобильные решения Решения от «ЭОС» АРМ руководителя (Windows) Мобильный кабинет (различные платформы) Решения партнеров АРМ руководителя (iOS) Мобильный кабинет (Android)

Продукты ЭОС и управление неструктурированной информацией УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

ECM-система eDocLib Создание корпоративного портала для хранения и обработки информации Структурирование и рубрикация данных Организация совместной работы сотрудников Обеспечение безопасности данных Организация личного и группового информационного пространства

Предпосылки для внедрения ECM Затруднен поиск необходимой информации Неопределенность стандартных процессов обработки Существование нескольких копий одного и того же документа Сложности в обмене опытом Использование некорректных версий файлов и документов Длительные процессы совместной обработки документов, низкая эффективность Затруднен контроль действий сотрудников Возможность случайная или преднамеренная утрата информации Низкая надежность хранения Gartner,2010: «ECM становится необходимым компонентом информационной инфраструктуры»

Нужна ли ECM-система? Пример 1. Использование интернет-поиска для доступа к информации вместо внутренних ресурсов ( по исследованиям AIIM в 2009 г. 71% использует в первую очередь веб-поиск)

Пример 2. Какая версия документа окончательная? Dogovor_romashka_lastDogovor_last_romashka Нужна ли ECM-система?

Актуальные требования к ЕСM-решению Возможность работы в любом месте в любое время( удаленный доступ) Возможность быстрого конфигурирования для специализированных задач Интеграция со стандартными офисными приложениями (По данным исследования AIIM, наиболее важными факторами при выборе ECM-решения являются удобство использования, возможности интеграции с другими решениями и простота внедрения)

Потребности бизнеса По результатам опроса проекта Docflow

Особенности системы eDocLib Легкая настройка без программирования, простота поддержки Конструирование объектов произвольного вида Привычный интерфейс офисных приложений для пользователей Интеграция с системами бизнес- аналитики для построения сложных отчетов

Акты, полисы, договоры Управленческая документация Карточки учета материальных ценностей Научно- техническая документация Файлы пользователей Фото-, видео- материалы ECM-система Хранение Учет Поиск Особенности системы eDocLib

ECM-cистема eDocLib Регистрация документов, пришедших по почте может осуществляться напрямую из Microsoft Outlook

Доступ к документам через проводник Windows ECM-cистема eDocLib

Поиск по документам, хранящимся в системе, включая полнотекстовой поиск и поиск в плавающем диапазоне (форма для документа в eDocLib) ECM-cистема eDocLib

Постоянно необходимые пользователю документы могут быть сохранены в Личных папках ECM-cистема eDocLib

Доступ к личным папкам может быть предоставлен другим пользователям – удобное пространство для совместной работы ECM-cистема eDocLib

Рубрикация данных с помощью файловых каталогов часто приводит к дублированию данных и трудностями при поиске из-за несоблюдения иерархии каталогов. Механизм рубрик eDocLib позволяет подробно структурировать данные и обеспечить к ним быстрый доступ. cредствами eDocLibсредствами Windows ECM-cистема eDocLib

Организация рабочих процессов : Поручения, отчеты, контроль исполнения Согласование проектов документов Контроль версий документов Протоколирование действий и исполнительская дисциплина Обсуждение документов Делегирование полномочий ECM-cистема eDocLib

Отправка проекта документа на ознакомление ECM-cистема eDocLib

Выдача поручения сотруднику ECM-cистема eDocLib

Контроль версий и история изменений При совместной работе в общей файловой папке результаты коллективной работы могут быть в последний момент безвозвратно испорчены или удалены. Хранение документов в eDocLib позволяет вернуться к предыдущим версиям документа и отследить произошедшие изменения. ECM-cистема eDocLib

История версий документа в eDocLib ECM-cистема eDocLib

Гибкая система настроек безопасности позволяет регламентировать действия пользователей как на основе общих правил, так и для отдельно для выбранных документов ECM-cистема eDocLib

Индивидуальный / групповой доступ к объектам и функциям Протоколирование действий пользователей Безопасный API доступ В будущих версиях: Работа через SSL соединение ЭЦП и шифрование ECM-cистема eDocLib

Области применения системы eDocLib Внутренний портал организации Документооборот Приемная руководителя Архивы CRM Базы знаний Учет (договоров, музейных ценностей, библиотечный и т.п.) Отдельные функциональные задачи

eDocLib Другая система Подписка на документ Пользователь Автор документа Новый документ Подписка на документы

Источники данных в eDocLib Ручной ввод Поточное сканирование Электронная почта Произвольная система WEB-SERVICE Импорт из файловой системы

… Intranet / Internet WEB-сервер Cервер приложений Cервер базы данных Архитектура системы eDocLib

eDocLib по модели SaaS. Практический опыт запуска и возможности использования сервиса.

Облачные вычисления и SaaS Cloud computing (Облачные вычисления)– Модель использования, обеспечивающая удаленный доступ к разделяемым вычислительным ресурсам (сети, серверы, устройства хранения, приложения и сервисы) //NIST

Облачные вычисления Дата-центр

Модель SaaS Software as a Service : Модель распространения программного обеспечения. Приложение размещается во внешнем дата-центре, пользователи получают доступ к работе с приложением через Интернет/интранет- канал.

«Облачное» будущее По данным Forrester Research, общий объём рынка SaaS-услуг составлял $25,5 млрд в К $159,3 млрд.

По результатам исследования Gartner, проведенном в 2011 году, 40% респондентов, планирующих внедрять BPM – решения планирует использовать модель SaaS. «Облачное» будущее

Преимущества SaaS для клиента Гибкость и масштабируемость Управление изменениями Уменьшение сроков внедрения Снижение рисков при принятии решения Большая мобильность Уменьшение затрат на поддержку ИТ- инфраструктуры Размер единовременного платежа

Особенности SaaS для ИТ-компаний Низкий «порог входа» Скорость принятия решения о внедрении или выводе его из эксплуатации. Выход новых игроков на локальные рынки, в том числе ECM/BPM Возможность использовать SaaS для демонстрации возможностей и пилотного проектов.

SaaS со стороны пользователя Доступ к SaaS- приложению для пользователя: 1)Клиентское приложение 2)Веб-интерфейс 3)Терминальный доступ

Риски SaaS. Мифы и реальность Теоретически возможен несанкционированный доступ к данным (дата- центр, каналы связи) Зависимость от канала связи Зависимость от инфраструктуры провайдера Увеличение совокупной стоимости владения

Как минимизировать риски? Service Level Agreement (SLA) – соглашение об уровне сервиса содержит: описание предоставляемой услуги ИЗМЕРЯЕМЫЕ параметры качества услуги (например, максимальное время простоя, максимальное общее время недоступности сервиса в месяц и т.п.)

Требования к услуге 1)Соблюдение SLA 2)Cбалансированные ценовые предложения, соответствующие модели использования. 3)Сервис и техническая поддержка

SaaS-провайдер 1)Аппаратные ресурсы 2)ИТ-специалисты, готовые обеспечить администрирование сервиса 3)Отлаженные алгоритмы взаимодействия с разработчиком ПО. Обеспечение сервиса на всех этапах.

Этапы запуска SaaS-услуги Аппаратная платформа и лицензионное ПО. Оптимизация платформы Нагрузочное тестирование. Обучение специалистов: установка, администрирование, поддержка

Этапы запуска SaaS-услуги Договоры, лицензионное соглашение, уровень SLA, разграничение ответственности Выстраивание бизнес- процессов взаимодействия между провайдером и поставщиком ПО при продаже и сопровождении

Инт-Информ – сервисная компания На рынке России с 1999 года; Экспертиза по обслуживанию инфраструктуры; Экспертиза по строительству каналов связи; Экспертиза по сервисному обслуживанию клиентов; Партнер Microsoft по SPLA более 2.5 лет.

eDocLib по SaaS от «Инт-Информ» 3 тарифных плана: Базовый; Выделенный; Выделенный плюс; Возможность использования отраслевых решений ЭОС; Возможность продажи через партнеров;

eDocLib по SaaS от «Инт-Информ»: предлагаемые решения Платформа eDocLib для разработчиков

eDocLib по SaaS от «Инт-Информ»: предлагаемые решения eDocLib: Оцифровка и хранение

eDocLib по SaaS от «Инт-Информ»: предлагаемые решения Приёмная Руководителя

СМЭВ Взаимодействие облачной О7.СЭД со СМЭВ Органы власти Органы местного самоуправления Органы государственной власти субъектов РФ Ведомственные учреждения органов государственной власти Органы власти

Конференция «Весенний документооборот 2012» Спасибо за внимание! ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ , Москва, ул. Шумкина, д. 20 стр.1 Тел/факс: (495)