Презентация по теме: «Письма» © Куликова Людмила Иосифовна, 2006

Названия слайдов 1. Основные виды писем: 2. Общая структура делового письма 3. Реквизиты бланка письма 4. Пример бланка с продольным расположением штампа 5. Пример бланка с угловым расположением штампа 6. Пример оформления адресата письма 7. Правила оформления заголовка письма 8. Правила подачи текста: 9. Пример оформления заголовка и текста письма 10. Ссылка на приложения 11. Пример оформления, ссылки на приложение, подписи и исполнителя 12. Схема работы с входящими письмами 13. Схема работы с исходящими письмами 14. Список использованной литературы

Основные виды писем: X Официальное деловое письмо X Частное деловое письмо X Рекомендательное письмо X Сопроводительное письмо X Инструкционное письмо X Гарантийное письмо X Рекламное письмо X Циркулярное письмо X Письмо-запрос X Письмо-жалоба X Письмо-просьба X Письмо-претензия X Письмо-обращение X Письмо-предложение X Письмо-отказ X Письмо-требование X Письмо-напоминание X Письмо-предупреждение

Общая структура делового письма: 3 Штамп организации Штамп организации 3 Дата написания 3 Наименование и адрес получателя 3 Заголовок к тексту Заголовок к тексту 3 Вступительное обращение 3 Указание на общее содержание письма 3 Основной текст 3 Заключительная форма вежливости 3 Ссылка на приложение Ссылка на приложение 3 Подпись отправителя 3 Приложения 3 Сведения об исполнителе 3 Постскриптум Постскриптум 3 Резолюция

Реквизиты бланка письма Допускаются трафаретные части реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату Ставятся ограничительные уголки для реквизитов: адресата, заголовка к тексту, отметка о контроле Государственный герб Российской Федерации или эмблема организации Код организации по ОКПО Наименование вышестоящей организации Наименование организации Справочные данные об организации

Пример бланка с продольным расположением штампа

Пример бланка с угловым расположением штампа

Пример оформления адресата письма

Правила оформления заголовка письма: V заголовок пишется с заглавной буквы V в конце заголовка точка не ставится V заголовок должен состоять не более,чем из 5 строчек V если в заголовке более 5 строчек, то он пишется на всю ширину листа V количество символов в строке заголовка не должно быть выше 28 V заголовок должен давать ответ на вопрос: «О чём?», т.е. раскрывать содержание письма

Правила подачи текста: Напечатанный текст должен точно соответствовать черновику документа Документ не должен содержать грамматических ошибок Стиль делового письма должен быть простым и понятным Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении Для подписи лучше использовать чернильную ручку с чернилами темного цвета

Пример оформления заголовка и текста письма:

Ссылка на приложения Документы перечисляют либо в порядке важности, либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания, либо в алфавитном порядке Нумерацию списка приложений оформляют с обязательным указанием слова «Приложение» Наименование документа дают в кавычках с заглавной буквы Рекомендуется указывать количество листов в многостраничных документах Если приложения имеют неодинаковую степень ознакомления, следует указать это О приложениях, изготовленных в нескольких экземплярах, упоминают особо, проводя рассылку

Пример оформления, ссылки на приложение, подписи и исполнителя

Схема работы с входящими письмами V Прием писем, проверка правильности их адресования и приложений V Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) V Постановка отметки о поступлении (входящего штампа на документах) V Регистрация V Передача писем руководителю V Рассмотрение писем руководителем (резолюция) V Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации V Передача писем исполнителю и контроль за их исполнением V Подшивка писем в дела

Схема работы с исходящими письмами X Составление проекта исходящего письма X Проверка правильности оформления проекта письма X Согласование проекта письма X Подписание руководителем X Регистрация письма X Простановка исходящего номера на письме X Проверка правильности адресования X Отправка письма по адресу X Подшивка второго экземпляра в дело

Список использованной литературы 4 Веселов П. В. «Аксиомы делового письма», М. ИВЦ «Маркетинг», Кузнецова Т.В. «Составление и оформление служебных документов», М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», М.: Юнити-дана, Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство», М.: «Издательство ПРИОР», Рогожин М.Ю. «Документы делового общения», М.: Русская деловая литература, 1999