Итоги внедрения технологии электронного документооборота в ИП Михайловского почтамта

Различие в работе при использовании программы «Регистратор документов» и старого способа До внедрения электронного документа оборота выплатной центр присылал документы на бумажном носителе в почтамт; После поступления выплатных документов в почтамте они проверялись и отправлялись в отделения почтовой связи; В ОПС проводилась работа по подготовке поручений к доставке путем разреза каждого поручения и сортировки его по доставочному участку. В новом способе электронного документа оборота выплатной центр сбрасывает в ИВЦ файл. ИВЦ распечатывает файл в разрезе каждого отделения почтовой связи, по доставочному участку, поручения готовы к доставке и не требуют дальнейшей подготовки. После поступления в почтамт они проверяются и отправляются в отделения почтовой связи

Выплатной центр ИВЦ Схема работы программы «Регистратор документов» Почтамты Отделения почтовой связи Выплатной центр Почтамты Отделения почтовой связи До внедрения электронного документооборота После внедрения электронного документооборота

Образец поручения В целях оптимизации процесса регистрации выплатных документов на бланк поручения в поле для служебной информации наносится штрихкод УФПС. Штрихкод содержит всю необходимую информацию о выплатном документе, а именно: Тип документа – в Программе может проводиться регистрация по нескольким типам документов, включающим в себя разные виды выплат; уникальный номер документа – номер присваивается в ИВЦ после загрузки данных по выплатным документам, полученным от УПФР, в котором первые две цифры закодированный выплатной период;

Ввод информации В Программе предусмотрено два варианта ввода информации с регистрируемых документов, что облегчает работу начальника отделения почтовой связи: Ввод сканером штрихкода – при штатном режиме работы оператор считывает сканером информацию, содержащуюся в штрихкоде, при этом данные, содержащиеся в поручении, автоматически заносятся в Программу. Ввод с клавиатуры – в случае если штрихкод не удается считать, оператор вводит с клавиатуры цифры расположенные под штрихкодом.

Электронный документооборот позволяет оперативно контролировать выплаты по числам, путем своевременной набивки оплаты поручений

Поступившие из отделений почтовой связи файлы заносятся в журнал учета файлов программы «Регистратор документов. В журнале указывается наименование ОПС, дата поступления и номер файла, также можно проверить пропуск файлов.

Контроль выплат в ИП производится каждые 5 дней Начальник ИП сверяет с формой 130 суммы которые прошли по программе «Регистратор документов»

После проверки все файлы с отделений почтовой связи отправляются в ИВЦ по электронной почте. Если обнаружены нарушения, ошибки и так далее ИВЦ сообщает в почтамт в каком ОПС выявлены ошибки. Дальше проводиться разъяснительная работа с начальниками отделений связи, все ошибки исправляются. Также ИВЦ дает данные в процентном отношении по количеству оплаченных поручений в разрезе ОПС.

В конце отчетного месяца отделения почтовой связи высылают сведения по не оплаченным поручениям. По данной информации составляется опись, которая направляется в ИВЦ.

Плюсы и минусы программы «Регистратор документов» Данная программа уменьшает количество бумажной работы (в одном поручение находятся все выплаты на одного получателя); Увеличивается контроль за поручениями в ОПС; В течении месяца можно оперативно получить информацию об оплате в разрезе каждого отделения почтовой связи; Сокращает сроки предоставления отчетов; Программа достаточна проста в использовании, и её обновление или корректировка при необходимости занимаем не более двух дней.

Резервное копирование В конце каждого рабочего дня в течении выплатного переуда начальник отделения почтовой связи делает резервное копирование базы данных Для этого в меню выбирается пункт «Сервис» в котором выбирается подпункт «Обслуживание баз данных», далее «Резервирование баз данных» Можно так же сохранить программу простым копированием базы данных, но данными знаниями обладают только инженера по ИТ

Установка обновления в ОПС Для оперативного обновления программы требуется два дня из – за режима работы ОПС Инженер по ИТ рассылает на флеш картах обновление программы с инструкцией После прихода почты в отделение почтовой связи, инженер связывается по телефону с начальником ОПС и помогает сделать обновление При обновлении в программе снимается галочка «Создавать ярлыки на рабочем столе», так как в уже существующем ярлыке прописан пароль, который облегчает вход в программу и не выдает сообщение о смене пароля Когда программа установлена проверяется её работоспособность и все ли данные и настройки остались прежними Если нет возможности связаться с отделением почтовой связи, то инженер по ИТ выезжает в данное ОПС и сам устанавливает обновление

Спасибо за внимание