ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Фотография рабочего дня в органах исполнительной власти Раевская Елена Павловна Директор Центра кадрового аудита и совершенствования административно-управленческих процессов МГУУ Правительства Москвы

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую делать вообще не нужно. Питер Ф. Друкер 2

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Фотография рабочего дня Фотография рабочего для - это вид наблюдения, при котором фиксируются все без исключения затраты времени за определенный период времени Запись действий сотрудника производится в специальном листе наблюдения В результате получается точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался каждый конкретный сотрудник и отдел в целом 3

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ По итогам фотографии рабочего дня можно: Определить фактические затраты рабочего времени для различных видов рабочих операций и скорректировать должностные обязанности сотрудников (например, определить сколько времени сотрудники затрачивают на работу с обращениями жителей) Оптимизировать структуру подразделения и численность персонала Разработать новые нормативы (например, определить сколько в среднем времени необходимо сотрудникам для формирования протокола совещания) Выявить потери времени и резервы повышения производительности труда (например, определить сколько времени сотрудники затрачивают на перенос документов из кабинета в кабинет) Оценить эффективность работы каждого сотрудника (например, рассчитать кто из сотрудников затрачивает меньше времени на обработку документов) Совершенствовать и оптимизировать рабочие процессы (например, вы определили, что сотрудники затрачивают много времени из-за сбоев в базе данных. Проанализировав сбой, Вы можете подготовить предложения по улучшению работы системы) 4

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Экспертное мнение 5 Точный срез загруженности сотрудников Оптимизация структуры/функций на основе объективной информации Формирование реальных норм и регламентов Определение потерь рабочего времени Конкретные решения для оптимального способа организации труда Возможность изучить опыт лучших сотрудников и применить его для всего коллектива Минимальное техническое обеспечение Трудоемкий процесс Долговременный процесс (1 рабочая неделя для наблюдений, минимум 2 рабочих недели для анализа и формирования аналитического отчета) Сотрудники, за которыми ведется наблюдение, как правило, чувствуют себя некомфортно и испытывают стресс Наблюдатель сопровождает сотрудника «как тень» и в первые дни наблюдения может создавать помехи, отвлекая сотрудника уточняющими вопросами Сотрудники могут искусственно увеличивать собственную загруженность в показательных целях (например, повторно просматривать документы, много времени тратить на редактирование готовых документов и т.д.)

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 6 Типовой аналитический отчет содержит (1/3) Временную загрузку каждого сотрудника (ежедневно, еженедельно) и загрузку подразделения в целом) Фактические функции, выполняемые каждым сотрудником Распределение времени, затраченного на каждый тип операции (по каждому сотруднику, подразделению в целом, ежедневно, еженедельно)

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 7 Типовой аналитический отчет содержит (2/3) Карту коммуникаций Объекты коммуникации Способы коммуникации Тип коммуникацииПредмет коммуникации

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 8 Типовой аналитический отчет содержит (3/3) Оценку рабочего места и предложения по улучшению условий труда до проекта после проекта

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 9 Практика Правительства Москвы

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 10 Наш опыт Структурные подразделения в Аппарате Мэра и Правительства Москвы; Департамент социальной защиты населения города Москвы; Департамент труда и занятости города Москвы; Подразделения социального развития в префектурах и управах районов; Подразделения науки, промышленности и малого предпринимательства в территориальных органах власти; Многофункциональные центры города Москвы.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 11 По результатам проектов Сформированы локальные нормативы по затраченному времени на анализ и обработку документов; Приняты кадровые решения о смене руководства в подведомственном учреждении; Перераспределены функции между отделами и рабочая нагрузка между сотрудниками отделов; Определены и проработаны риски для эффективности работы подразделения при реорганизации; Выявлены дублирующие и непрофильные функции; Изменена численность госслужащих и работников бюджетных учреждений; Определены расхождения, между фактическими обязанностями сотрудников и обязанностями, закрепленными в должностных регламентах.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Наша практика Основные потери времени, с которыми сталкиваются государственные служащие (по результатам наших наблюдений): 12

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 13 Под взглядом объектива (1/3) Основные потери времени: обработка документов на бумажном носителе, их подпись у руководства и перенос из одного кабинета в другой. Необходимо максимально перенести документооборот в электронную систему (СЭД) Значительные часть переработок приходится на руководителей. При этом руководители затрачивают незначительное количество времени на планирование и организацию рабочего процесса. Руководителям необходимо развивать навыки делегирования задач подчиненным, планирования и организации деятельности. Значительную часть времени госслужащие затрачивают на решение вопросов подведомственных организаций. Чаще, консультации сотрудников подведомственных организаций проходят в индивидуальном порядке и по одинаковым вопросам. Необходимо оптимизировать процесс взаимодействия. Например, создать письма - ответы на часто задаваемые вопросы и размещать их на общем ресурсе доступа или организовать обмен опытом между сотрудниками в виде регулярных семинаров.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 14 Под взглядом объектива (2/3) В территориальных органах власти одинаковые подразделения выполняют различный перечень функций, не имеют унифицированных структур, носят разные названия Необходимо сформировать универсальную структуру/универсальное штатное расписание подразделений в территориальных органах власти и менять их только при веском обосновании специфики территории Отсутствует работающий механизм по передаче непрофильных вопросов от территориальных органов власти в профильный функциональный и/или отраслевой орган исполнительной власти. Необходимо разработать регламент действий при возникновении непрофильных вопросов Большую часть времени госслужащие затрачивают на различные совещания и участие в различных комиссиях. При этом, на части встреч ряд служащих присутствуют без особой необходимости. Необходимо пересмотреть участие госслужащих в различных комиссиях и выпустить методические рекомендации для оптимизации совещаний.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 15 Под взглядом объектива (3/3) Сотрудники, выполняющие поручения по подготовке аналитических материалов, справок и отчетов, часто задерживаются на работе, т.к. в течение рабочего дня отвечают на многочисленные (как правило одинаковые по содержанию) звонки от граждан и организаций. Необходимо повышать информированность населения, применяя все каналы коммуникаций. Например, сформировать перечень часто задаваемых вопросов и разместить ответы на них на электронном портале органов государственной власти. Качество обслуживания населения сотрудниками ОИВ/ФОИВ и госорганов ниже, чем у универсальных специалистов МФЦ. Необходимо провести обучение для повышения уровня оказания качественного сервиса населению, развитию навыков обслуживания клиентов, умению разрешать конфликтные ситуации. Сформировать стандарты качества обслуживания. Уборка кабинетов госслужащих проходит в рабочее время, сотрудники отвлекаются от выполнения работы, выходят из кабинетов и ожидают окончания уборки. Необходимо организовать уборку кабинетов до начала рабочего времени сотрудников.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 16 Наш продукт Технология (учим, как провести фотографию рабочего дня) Услуга (сами проводим фотографию рабочего дня) Целевая аудитория: Субъекты Российской Федерации Федеральные органы исполнительной власти Органы исполнительной власти города Москвы Бюджетные учреждения города Москвы

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Преимущества работы с нами Опыт проведения фотографии рабочего дня более 200 государственных служащих; Индивидуальный подбор методологии исследования, разработанной с учетом целей и задач проекта; Подбор наблюдателей, их обучение по специфике работы подразделения и регулярный мониторинг качества записей; Предоставление объективной и достоверной информации. Наши наблюдатели являются незаинтересованными лицами, поэтому предоставляют максимально объективную и точную информацию. 17

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ 18 Принимайте управленческие решения на основе объективной информации! Пишите нам!