Новые функции Нотариата - Стандарты работы нотариальной конторы Введение : Изменение роли Нотариата в общественной жизни означает и большую ответственность для института в том числе и ответственность за скорость его адаптации к изменяющимся условиям и предъявленным требованиям общества. В связи с этим, вопрос, связанный с тем какие нужны механизмы постоянного улучшения качества работы Нотариуса, чтобы ассоциации связанные с нотариатом носили исключительно характеристики института, способствующего развитию гражданского общества, экономической безопасности и процветания, страны является особенно актуальным. Цель доклада : Предложить к обсуждению целесообразность внедрения в Нотариальных Конторах стандартов качества обслуживания.

Новые функции Нотариата - Стандарты работы нотариальной конторы Зачем нужны стандарты : Стандарты идеально подходят для повторяющейся работы. Международная практика свидетельствует о росте уровня качества и скорости работы, при внедрении стандартов от 30 до 45 процентов. Стандарты работают для Клиента и Нотариуса (время, качество, удобство, межличностная коммуникация) Публичная деятельность Нотариуса должна соответствовать заявленному критерию качества обслуживания. Наличие стандартов позволяет формировать объективную картину эффективности работы конторы и способов ее дальнейшего улучшения. Стандарты есть необходимый механизм реализации, стратегических и тактических задач, отражающих видение, миссию, принципы и ценности сообщества. Стандарты имеют не только регламентирующую, но и уведомительную, и обучающую функцию. (Уведомление клиентов о времени пиковой нагрузки в течении дня и сезона работы Нотариуса, определяют оперативный и эффективный механизм корректировки действий Нотариуса, позволяют равномерно распределять клиентскую нагрузку между близлежащими Конторами итд

Новые функции Нотариата - Стандарты работы нотариальной конторы Где и как могут работать стандарты : В автоматизации деятельности : Стандарты могут быть связаны с программой, позволяющий не только формировать нотариальный документ, учитывающий специфику конкретного региона, но и фиксировать время его подготовки, несение исправления в случае обнаружения технической ошибки итд В методологии работы : Контроль времени – скорость оформления документа с начала выяснения запроса и до момента удостоверения Нотариусом. Контроль качества документа – стандартизация однотипных, регулярно удостоверяемых документов, ведение статистики по техническим ошибкам. В технических требованиях : Планировка Конторы (наличие необходимых рабочих зон и требований к помещению…) Техническая оснащенность (выполнение технических функций необходимого качества и объема …) В позиционировании Конторы (вывески, внутреннее оформление,web информирование …) В межличностной коммуникации : Порядок выяснения запроса клиента, работа с интересом, а не с позицией клиента. Работа сосложным клиентом

Новые функции Нотариата - Стандарты работы нотариальной конторы Что даст внедрение стандартов обществу, государству, нотариату Потребителю : Увеличение скорости подготовки документов. Уменьшение количества технических ошибок. Улучшение комфорта обслуживания клиентов. Однообразная система обслуживания, методология работы понятная клиенту. Государству : Прозрачность и объективность контроля. Уверенность в достаточном уровне качества предоставляемых услуг. Объективность оценки, удобство планирования развития института Нотариусу Видение Конторы и организации ее работы отвечающее необходимым требованиям. Единообразные, понятные критерии оценки работы Нотариуса. Установленная система контроля и оценки работы персонала в конторе. Меньшая погруженность в технические постановки и организации процесса работы Нотариуса. Уменьшение времени обслуживания клиентов. Увеличение числа лояльных клиентов. Уменьшение технических ошибок в документах.

Новые функции Нотариата - Стандарты работы нотариальной конторы Какие сложности возможны при организации работы конторы в соответствии со стандартами. НОТАРИУС - ЭТО КВАЛИФИЦИРОВАННЫЙ ЮРИСТ. НОТАРИУС НЕ МЕНЕДЖЕР ОБЛАДАЮЩИЙ НЕОБХОДИМЫМИ ЗНАНИЯМИ И НАВЫКАМИ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ СОБЛЮДЕНИЯ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ КОНТОРЫ. Необходимо обучение методам организации конторы. ВНЕДРЕНИЕ СТАНДАРТОВ СОПРОВОЖДАЕТСЯ УВОЛЬНЕНИЕМ ИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЧАСТИ СОТРУДНИКОВ НЕ ГОТОВЫХ К РАБОТЕ В РЕГЛАМЕНТИРОВАННОМ ПОРЯДКЕ. Формирование устойчивой убежденности в стратегической выгоде работать в соответствии со стандартами. УВЕЛИЧЕНИЕ ТЕКУЩИХ (ОПЕРАЦИОННЫХ ) ЗАТРАТ НА РАБОТУ ОФИСА. Организация системы льготного финансирования. В НАСТОЯЩИЙ МОМЕНТ НЕТ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТАНЫХ СТАНДАРТОВ ДЛЯ НОТАРИАЛЬНОЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Предлагается использовать за основу систему международного сертифицирования качества iso

Новые функции Нотариата - Стандарты работы нотариальной конторы Предлагаемые выводы к докладу : Формирование принципов, видения, стандартов на мета уровне Федеральной нотариальной палаты и дальнейшая адаптация в региональных палатах с учётом специфики региона. Последовательное внедрение стандартов позволит сохранить преимущества существующей системы работы и добавить в нее новый стандарт. Метод стандартов имеет более ограниченный спектр действия в отличии, например, от метода всеобщего управления качеством (TQM), но позволяет добиться ощутимых результатов в более краткосрочной перспективе. Успешное введение стандартов, позволит откорректировать расчет необходимого числа Нотариусов и объем возможно допустимой нагрузки.