Работа с примечаниями и режимом исправления Вступление В данной статье речь пойдет об использовании в работе примечаний и различных возможностей режима правки. Прочитав данную статью, вы сможете эффективно вносить поправки в документ, либо добавлять необходимые примечания, например, для последующего редактирования документа, научитесь работать с режимом исправления и освоите основные вопросы, с этим связанные.

Добавление примечания Примечание, это текстовое пояснение, которое выносится за границы рабочей области документа, то есть на поля. Примечания часто называют комментариями к документу, а примечания разных рецензентов окрашиваются различным цветом, что позволяет их легко отличать друг от друга. Кроме того, примечания можно вывести на печать. Чтобы добавить примечание, сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»; Поместите курсор в месте, которое хотите отметить примечанием (прокомментировать). Если вы хотите задать примечание для слова или целого предложения – предварительно выделите их; В группе «Примечания» нажмите кнопку «Создать примечание». При этом выделенный участок текста, к которому добавлено примечание, будет выделен (заливка красным цветом). Данное выделение красным снимается автоматически при удалении примечания; В области примечания введите нужный текст (пояснение). Каждое новое примечание нумеруется, поэтому в заголовке примечания будет отображено следующее: «Примечание 1…текст», «Примечание 2», «Примечание 3» и так далее. По мере ввода текста поле ввода текста примечания автоматически расширяется. Чтобы вернуться к работе с текстом документа, щелкните в любом месте рабочей области документа

Рисунок 1. Добавление примечаний

Скрытие и отображение примечаний в документе Если вас отвлекают примечания, от чтения или редактирования основного текста документа, а такое вполне возможно, когда примечаний достаточно много, можно отключить их отображение. Для этого сделайте следующее:Если вас отвлекают примечания, от чтения или редактирования основного текста документа, а такое вполне возможно, когда примечаний достаточно много, можно отключить их отображение. Для этого сделайте следующее:

Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправления»В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправления» Снимите флажок с команды «Примечания». После этого область примечаний скроется со всеми отображаемыми примечаниямиСнимите флажок с команды «Примечания». После этого область примечаний скроется со всеми отображаемыми примечаниями Чтобы показать скрытые примечания, сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправление»; Поставьте флажок на команде «Примечания». Область примечаний отобразиться со всеми заданными примечаниями

Рисунок 2. Скрытие и отображение примечаний

Редактирование примечаний Часто возникает необходимость в корректировке текста примечания, например, примечание было определено неверно или недостаточно точно. Чтобы внести изменения в уже созданное примечание, сделайте следующее:Часто возникает необходимость в корректировке текста примечания, например, примечание было определено неверно или недостаточно точно. Чтобы внести изменения в уже созданное примечание, сделайте следующее:

1 способ:1 способ: Откройте документ и перейдите к области примечаний;Откройте документ и перейдите к области примечаний; Щелкните левой кнопкой мыши на выноске нужного примечания;Щелкните левой кнопкой мыши на выноске нужного примечания; Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документаВнесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа 2 способ: Откройте документ и перейдите к области примечаний; Подведите курсор к слову или области выделенной примечанием; Щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Изменить примечание»; Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа

Рисунок 3. Редактирование примечаний

Последовательное перемещение по примечаниям Если примечания в документе разбросаны с большим интервалом, например на одной странице их с десяток, а следующее примечание расположено через две-три страницы, то встает вопрос об оптимизации работы с примечаниями. Другими словами, что необходимо предпринять для того, чтобы не скакать от страницы к странице в поисках следующего примечания, и, с другой стороны, не делать массу ненужных щелчков в области примечаний, для выделения нужного? Для этого в Word 2010 предусмотрен замечательный способ внесения изменений, позволяющий последовательно перемещаться от примечания к примечанию, выбирая нужное нам. Для этого, сделайте следующее:Если примечания в документе разбросаны с большим интервалом, например на одной странице их с десяток, а следующее примечание расположено через две-три страницы, то встает вопрос об оптимизации работы с примечаниями. Другими словами, что необходимо предпринять для того, чтобы не скакать от страницы к странице в поисках следующего примечания, и, с другой стороны, не делать массу ненужных щелчков в области примечаний, для выделения нужного? Для этого в Word 2010 предусмотрен замечательный способ внесения изменений, позволяющий последовательно перемещаться от примечания к примечанию, выбирая нужное нам. Для этого, сделайте следующее:

1 способ:1 способ: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Далее» – для перехода к следующему примечанию, и «Назад» – для перехода к предыдущему;В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Далее» – для перехода к следующему примечанию, и «Назад» – для перехода к предыдущему; Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документаВнесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа 2 способ: Откройте вкладку «Рецензирование» В группе «Примечания» нажимайте кнопки «Следующее» – для перехода вперед, и «Предыдущее» – для перехода назад; Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа

Рисунок 4. Последовательное перемещение по примечаниям

Удаление примечания 1 способ:1 способ: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; Выделите нужное примечание, щелкнув по его области;Выделите нужное примечание, щелкнув по его области; В группе «Примечание» нажмите кнопку «Удалить»В группе «Примечание» нажмите кнопку «Удалить» 2 способ: Подведите курсор либо к области текста помеченной примечанием либо к самой выноске данного примечания, в области примечаний; Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Удалить примечание» Чтобы удалить примечание, сделайте следующее:

Рисунок 5. Удаление примечания Так же, удалить примечание можно, если удалить участок текста, помеченный примечанием.

Удаление всех примечаний в документе Если вы хотите полностью избавиться от всех добавленных в документ «Примечаний», например, когда вы закончили правку документа, в который собственноручно добавляли примечания, чтобы качественно провести редактирование. Или вы категорически не согласны с вашим рецензентом, который, на ваш взгляд, с пристрастием анализировал ваш документ, и считаете что и так «все замечательно», а примечания вас попросту раздражают – их можно удалить одним махом. Для этого сделайте следующее:Если вы хотите полностью избавиться от всех добавленных в документ «Примечаний», например, когда вы закончили правку документа, в который собственноручно добавляли примечания, чтобы качественно провести редактирование. Или вы категорически не согласны с вашим рецензентом, который, на ваш взгляд, с пристрастием анализировал ваш документ, и считаете что и так «все замечательно», а примечания вас попросту раздражают – их можно удалить одним махом. Для этого сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»; Выделите нужное примечание, щелкнув по его области; В группе «Примечание» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Удалить»; Выберите команду «Удалить все примечания в документе»

Рисунок 6. Удаление всех примечаний в документе

Режим исправления Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.

Настройка режима исправления Чтобы настроить режим исправления, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:Чтобы настроить режим исправления, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»;В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»; В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»;В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»; В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»

Рисунок 7. Параметры исправлений

Объем исправлений Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»;В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»; В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктовВ списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов

Отображение исправлений Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»;В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»; В открывшемся списке выберите нужный пункт:В открывшемся списке выберите нужный пункт: «Показывать исправления в выносках» – исправления отображаются в области примечаний за полями документа;«Показывать исправления в выносках» – исправления отображаются в области примечаний за полями документа; «Показывать все исправления в тексте» – все исправления отображаются непосредственно в тексте, так, если вы добавили ряд примечаний, будут видны только их номера и инициалы «Рецензентов», а сам текст примечания будет виден при наведении на него курсора;«Показывать все исправления в тексте» – все исправления отображаются непосредственно в тексте, так, если вы добавили ряд примечаний, будут видны только их номера и инициалы «Рецензентов», а сам текст примечания будет виден при наведении на него курсора; «Показывать только примечания и форматирования в выносках» – исправления, такие как добавление или удаление знаков препинания, грамматических или орфографических ошибок будут отображены непосредственно в тексте, а примечания и изменение формата будут вынесены в область примечаний«Показывать только примечания и форматирования в выносках» – исправления, такие как добавление или удаление знаков препинания, грамматических или орфографических ошибок будут отображены непосредственно в тексте, а примечания и изменение формата будут вынесены в область примечаний

Рисунок 8. Объем отображаемых исправлений

Индикатор режима исправления Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима исправления на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима исправления на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее: Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши;Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши; В контекстном меню выберите пункт «Исправления»В контекстном меню выберите пункт «Исправления»

Рисунок 9. Включение индикатора режима исправления

Включение режима исправления И так как мы уже заговорили о режиме исправления, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:И так как мы уже заговорили о режиме исправления, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее: 1 способ:1 способ: 1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима исправления. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там где это вам необходимо.1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима исправления. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там где это вам необходимо. 2 способ:2 способ: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»;В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»; В списке команд щелкните по пункту «Исправления»;В списке команд щелкните по пункту «Исправления»; Внесите нужные изменения в документ, затем, для окончания записи, повторно нажмите кнопку «Исправления». В тексте документа либо в выносках останется текст красного цвета подчеркнутый такого же цвета линией.Внесите нужные изменения в документ, затем, для окончания записи, повторно нажмите кнопку «Исправления». В тексте документа либо в выносках останется текст красного цвета подчеркнутый такого же цвета линией. 3 способ:3 способ: Откройте документОткройте документ Нажмите комбинацию клавиш для включения записи, и повторно нажмите эту комбинацию, для выключенияНажмите комбинацию клавиш для включения записи, и повторно нажмите эту комбинацию, для выключения

Область проверки Область проверки показывает все исправления в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти исправления, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.Область проверки показывает все исправления в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти исправления, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.

Положение области проверки Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»Откройте вкладку «Рецензирование» В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки»В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки» В открывшемся меню выберите нужный способ расположения:В открывшемся меню выберите нужный способ расположения: «Вертикальная панель рецензирования» – располагается вертикально, в левой части окна документа;«Вертикальная панель рецензирования» – располагается вертикально, в левой части окна документа; «Горизонтальная панель рецензирования» – располагается горизонтально, внизу окна документа«Горизонтальная панель рецензирования» – располагается горизонтально, внизу окна документа

Рисунок 10. Вертикальная и горизонтальная панели рецензирования Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».

Просмотр исправлений По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие исправления отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие исправления отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:

Откройте вкладку «Рецензирование»Откройте вкладку «Рецензирование» В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки» В открывшемся меню выберите пункт:В открывшемся меню выберите пункт: «Измененный документ: показать исправления» – показывает измененный документ, где исправления соответственно выделены (в зависимости от настроек);«Измененный документ: показать исправления» – показывает измененный документ, где исправления соответственно выделены (в зависимости от настроек); «Измененный документ» – аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием;«Измененный документ» – аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием; «Исходный документ: показать исправления» – показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике;«Исходный документ: показать исправления» – показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике; «Исходный документ» – показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Другими словами если вы добавили несколько абзацев в исходнике, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его, и внести затем недостающие исправления в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию)«Исходный документ» – показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Другими словами если вы добавили несколько абзацев в исходнике, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его, и внести затем недостающие исправления в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию)

Рисунок 11. Просмотр исправлений

Принятие/отклонение внесенных изменений 1 способ:1 способ: Откройте вкладку «Рецензирование»;Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»; Поставьте курсор на исправлении и нажмите правую кнопку мыши;Поставьте курсор на исправлении и нажмите правую кнопку мыши; В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от исправления». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно.В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от исправления». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно. 2 способ: Откройте вкладку «Рецензирование»; В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»; Поместите курсор на нужном исправлении; В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Принять» или «Отклонить» для принятия или отклонения исправлений. Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для быстрого перемещения по исправлениям Внесенные во время записи исправления не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:

Рисунок 12. Принятие и отклонение исправлений Когда вы примите все исправления в документе, появится следующее окно (рис 13), подтверждающее что вы приняли все необходимые исправления и удалили примечания.

Рисунок 13. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений

Принятие всех исправлений в документе Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним махом, и таким образом, сэкономите массу времени. Для этого сделайте следующее:Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним махом, и таким образом, сэкономите массу времени. Для этого сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»Откройте вкладку «Рецензирование» В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»; В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»;В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»; В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»

Отклонение всех исправлений в документе В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все исправления. Если у вас есть рецензент, это ему вряд ли понравится, но головной боли вы уж точно избежите. Для этого сделайте следующее:В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все исправления. Если у вас есть рецензент, это ему вряд ли понравится, но головной боли вы уж точно избежите. Для этого сделайте следующее: Откройте вкладку «Рецензирование»Откройте вкладку «Рецензирование» В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»; В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»; В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»

Заключение Подводя итог нашей статье, хочется отметить, что как ни крути, данные знания будут весьма полезны буквально всем, кто работает с документами в Microsoft Word Поскольку рассмотренные средства очень удобны в отслеживании внесенных изменений и позволяют не только контролировать свою работу автору, но и существенно облегчают выполнение задач рецензенту. Примечания – чрезвычайно удобная вещь для настоящих и будущих писателей, и просто людей, которые любят аккуратную и тщательную работу с документами. Они позволяют пометить важные участки текста, добавить заметки по ходу работы или выразить свои пожелания и рекомендации автору, рецензированием работ которого вы занимаетесь. Данные знания также будут полезны учителям и преподавательскому составу ВУЗов, в особенности руководителям дипломных работ, которые контролируют ход написания дипломной работы студентом, дистанционно.Подводя итог нашей статье, хочется отметить, что как ни крути, данные знания будут весьма полезны буквально всем, кто работает с документами в Microsoft Word Поскольку рассмотренные средства очень удобны в отслеживании внесенных изменений и позволяют не только контролировать свою работу автору, но и существенно облегчают выполнение задач рецензенту. Примечания – чрезвычайно удобная вещь для настоящих и будущих писателей, и просто людей, которые любят аккуратную и тщательную работу с документами. Они позволяют пометить важные участки текста, добавить заметки по ходу работы или выразить свои пожелания и рекомендации автору, рецензированием работ которого вы занимаетесь. Данные знания также будут полезны учителям и преподавательскому составу ВУЗов, в особенности руководителям дипломных работ, которые контролируют ход написания дипломной работы студентом, дистанционно.