Реализация эффективной модели управления Ярославской областью за счет внедрения ECM-системы Дмитрий Васильевич Пономаренко Директор Департамента информационно- аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области

Парадигма управления и место в ней ECM-систем Управление – это принятие решений на основе информации (более или менее полной и качественной), Движение, обработка, анализ, хранение, поиск информации является ключевым содержанием деятельности связанной с управлением, в том числе в сфере государственного управления, Информационные системы автоматизирующие работу с информацией, знаниями, документами, как видом документированной информации, затрагивают ключевые процессы работы государственных служащих, Проекты по развертыванию ECM-систем сложны, но несут в себе высокий потенциал повышения эффективности работы органов власти. 2

Правовая база реализации проекта Стратегия развития информационного общества от 7 февраля 2008 года Пр-212, утверждённая Президентом Российской Федерации Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. 632-р Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» Концепция системы электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области, утверждённая постановлением Правительства области от п Областная целевая программа «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на годы, утверждённая постановлением Правительства области от п Указ Губернатора области «О переходе органов исполнительной власти Ярославской области на единую систему электронного документооборота» от

Характеристики проекта Куратор: Департамент информационно- аналитического обеспечения Правительства Ярославской области (ДИА) Исполнитель: «ФИНЭКС Качество», г.Екатеринбург Платформа: ECM-система DIRECTUM Начало реализации: август 2010г. Количество пользователей системы: 1800 Объект автоматизации: Правительство области, управления Правительства, 24 ОГВ, 54 «точки взаимодействия»: ОМСУ, ТО ФОИВ Количество пользователей системы:

Цели проекта Создание единого информационного пространства взаимодействия государственных служащих Автоматизация основных процессов, обеспечения их прозрачности, введение единого порядка работы с документами и исполнения поручений Сокращение сроков исполнения поручений и времени согласования НПА, повышение исполнительской дисциплины Создание централизованного хранилища электронных документов и организации правил доступа пользователей к хранящимся в системе данным Внедрение эффективных механизмов поиска информации Экономия финансовых средств на распечатку, копирование и экспедицию документов (бумага, картриджи, затраты на тех. обслуживание орг. техники) 5

Требования к ЕСМ-системе Правительства Ярославской области Реализация процессного подхода Возможность настройки в соответствие с функциональной моделью работы ОГВ Ярославской области Налаживание горизонтальных коммуникаций, возможность ведения проектного управления Открытость, возможность модификаций своими силами Ведение внутренней базы знаний Высокая надежность и масштабируемость системы 6

Особенности реализации проекта Сжатые сроки проекта – неудачный опыт внедрения предыдущей системы Сдержанное отношение к новому поставщику Внедрение «с головы» - в «пилотной зоне» - приемные членов правительства Многоэтапный прием системы: модельные испытания, опытная эксплуатация широким кругом пользователей, проверка на соответствие ТЗ, тиражирование решений Заинтересованность высших должностных лиц Проектное управление, при котором РП предоставлены все полномочия, ключевые решения принимает рабочая группа, состоящая из функциональных заказчиков проекта 7

Этапы реализации проекта внедрения ЕСЭД 8 Описание процессов и разработка модели работы ОГВ ЯО Пилотный проект на уровне приёмной Губернатора, приёмных заместителей Губернатора, управлений и департаментов, курируемых заместителем Губернатора Бушуевым А.В. Подключение делопроизвод ственных служб всех ОИВ ЯО. Работают все департаменты Работают все управления. Подключены удалённые точки взаимодействия Подготовка документов полностью переведена в ЕСЭД Разработаны процессы: согласования НПА, подготовки и проведения совещаний, работа с обращениями граждан, разработана эксплуатацио нная документация Сентябрь Декабрь Май Июнь Октябрь Июль Август

Этапы реализации проекта внедрения ЕСЭД 9 Внедрены процессы исполнения федеральных НПА, подготовки договоров и соглашений. Федеральный классиф-тор обращений граждан Интеграция с системой документооборота мэрии г.Ярославля Подключение к МЭДО. Документообме н с администра- цией Президента РФ Подписание соглашений об информа-ционном взаимодействии с ТО ФОИВ. Проведено описание процессов управления областью в BPM- системе Начался документо- обмен с аппаратом Правительства РФ с использо-ванием МЭДО Пилотное внедрение СЭД в администрации муниципального района Ярославской области Ноябрь Декабрь Январь Март Июнь Май

Автоматизированные процессы Регистрация и направление адресатам документов Регистрация и рассмотрение обращений граждан Выдача, исполнение поручений, контроль хода их исполнения. Подготовка, согласование и регистрация исходящих и внутренних документов Согласование, утверждение, рассылка и исполнение НПА Обмен служебной корреспонденцией с удалёнными точками взаимодействия Обмен служебной корреспонденцией с федеральными органами средствами системы МЭДО Контроль исполнительской дисциплины и загрузки персонала Организация и проведение совещаний всех уровней (оперативне совещания, рабочие группы, заседания комитетов и комиссий) Исполнение решений совещаний 10

Конфигурация ЕСЭД 11 ЕСЭД сппогв интернет ОМСУ ТО ФОИВ.. ТО ФОИВ ОМСУ Областная Дума 24 ОГВ 17 СПП 9 приемных 1500 рабочих мест.. 20 ОМСУ 36 ТОФОИВ

Организация обучения 12 Внедрение электронного документооборота в организации не столько программно-техническая задача, сколько – организационно-консалтинговая! Проведено очное обучение более 1500 сотрудников, в том числе специализированное обучение: Делопроизводителей Руководителей (индивидуально) Операторов удалённых точек взаимодействия Специалистов Службы технической поддержки. Разработаны пошаговые инструкции пользователей. Постоянно проводятся консультации сотрудников. Разработаны интерактивные электронные учебные курсы.

Выполненные задачи проекта Организация юридически значимого внутреннего и межведомственного электронного документооборота Стандартизация делопроизводства ОГВ Обеспечение удалённого режима работы Обучение 1500 пользователей Реализованы механизмы проектного и процессного управления Обеспечена прозрачность процессов ОГВ 13

ЕСЭД в цифрах 14 С октября 2010 Входящих – Исходящих– Всего документов – Объем базы данных – 390 Гбайт Объем документов: около 0.5 млн. листов А4 Пользователей ЕСЭД: более 1800 В 2012 По ЕСЭД в ОГВ ЯО поступает 53% от всех входящих документов (их регистрация и отправка на рассмотрение происходит автоматически) В ЕСЭД готовится и согласовывается 88% всех исходящих документов Среднее время поступления исходящего документа из ОГВ ЯО на рассмотрение адресату в ОГВ ЯО, ОМСУ или ТО ФОИВ – 13 минут Среднее время поиска информации по результатам исполнения или согласования документа – 3 минуты

ЕСЭД в цифрах 15 Январь-февраль 2011 – работа пилотных подразделений, согласование с ОГВ ЯО в «бумажном» виде Март-май 2011 – подключение ОГВ ЯО Август-сентябрь 2011 – работа всех ОГВ ЯО в ЕСЭД Май 2012 – среднее время согласование исходящих писем: 0,57 дня с момент начала согласования до регистрации подписанного исходящего письма (для отправляемых сторонним корреспондентам) или до момента получения зарегистрированного письма получателем – пользователем ЕСЭД. Кол-во согласуемых в ЕСЭД исходящих писем составляет от 5 до 7 тысяч в месяц

ЕСЭД в цифрах 16 Среднее количество НПА, согласуемых в ЕСЭД за месяц: 182 Минимальное количество участников согласования: 7 Среднее количество участников согласования: 16 Длительность указана с начала согласования до момента регистрации НПА, т.е. с учетом: -устранения замечаний по результатам согласования и повторного согласования -ожидания подписи Губернатора на НПА или заседания Правительства области

ЕСЭД в цифрах 17 С 2011 года в ЕСЭД подготовлено более документов (без учета скан-образов) Кол-во документов, создаваемых в ЕСЭД в месяц (кроме сканированных)

Эволюция СЭД Система делопроизводства Регистрация документов Контроль исполнения Отчетность Автоматизация деятельности только делопроизводственных служб 18 «Винтик» государственной машины Начальный уровень компьютерной грамотности Использование базового ПО Знание своего участка деятельности Отношения «начальник- подчиненный» Эволюция госслужащего

Эволюция СЭД Система электронного документооборота Скорость прохождения информации (принятия управленческих решений) Прозрачность движения документов Контроль исполнительской дисциплины и загрузки персонала Единый архив электронных документов Эффективные средства поиска и анализа информации 19 Эффективный специалист Активная работа со специализированными и ведомственными информационными системами в рамках узкого круга задач Понимание роли и задач своего структурного подразделения Жесткая привязка к служебной иерархии Аналитический подход к работе с информацией Эволюция госслужащего

Эволюция СЭД Система автоматизации управленческих задач Реализация механизмов процессного и проектного управления Развитие горизонтальных связей и обеспечение качества межведомственных коммуникаций Делегирование полномочий и ответственности при реализации управленческих решений От управления Документами к управлению Знаниями 20 Госслужащий в информационном обществе Участник масштабной ГоИС, обеспечивающей основные процессы деятельности госслужащего Интеграция, понимание и осознанность своей деятельности в рамках общерегиональных процессов Культура горизонтальных коммуникаций Участник взаимодействия «Гражданин-Бизнес-Власть» Эволюция госслужащего

21 Спасибо за внимание! Дмитрий Васильевич Пономаренко Директор Департамента информационно- аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области