Система управления документопотоками на базе платформы «Outlook Docflow» Сценарий использования Константин Майоров «БИКС» тел. +7 (495)

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Назначение решения Назначение - автоматизация процессов управления документопотоками организации: Оптимизация и стандартизация документопотоков; Управление процессами создания документов; Управление процессами согласования и утверждения документов. Цели внедрения: Сокращение потерь времени сотрудников на совместную работу с документами; Повышение управляемости за счет увеличения прозрачности процессов; Контроль за сроками согласования документов; Организация единой библиотеки и архива документов.

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Состав решения Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота, Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook) Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов. Компоненты решения

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Архитектура решения

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Инициатор Процесс согласования и утверждения проекта приказа Создание документа Отправление на согласование Согласование и утверждение Обработка результатов Контроль документопотоков

Business Information eXperience Для каждого типа документов существует отдельная папка, структура папок может быть любой У каждого документа отображается статус

Business Information eXperience Регистрационная карточка документа «Приказ». Закладка «Карточка». На данном этапе заполняются все необходимые поля карточки, в том числе указывается тема приказа, адресат и контролер

Business Information eXperience Регистрационная карточка документа «Приказ». Закладка «Отсканированные документы»

Business Information eXperience Регистрационная карточка документа «Приказ». Закладка «История»

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Инициатор Процесс согласования и утверждения проекта приказа Создание документа Отправление на согласование Согласование и утверждение Обработка результатов Контроль документопотоков

Business Information eXperience При нажатии на кнопку «На согласование», приказ отправляется сотруднику, указанному в поле «Кому» на согласование и карточка этого приказа закрывается. Если документу назначен контролер, карточка также отправляется контролеру.

Business Information eXperience В системе предусмотрена возможность добавления скан-копии документа

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Документ можно отправить на дополнительное согласование

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Согласующий Процесс согласования и утверждения проекта приказа Создание документа Отправление на согласование Согласование и утверждение Обработка результатов Контроль документопотоков

Business Information eXperience Система определяет роль, значащуюся в маршруте для данного типа документов, после этого определяет, сотрудника, выполняющего в данный момент эти обязанности и высылает ему информационное письмо с ссылкой на документ

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Если приказ согласован, необходимо нажать соответствующую кнопку

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Если приказ отклоняется, то указывается причина отклонения в появившемся окне «Комментарии».

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. После прохождения надлежащих согласований карточка приказа отправляется на регистрацию и, собственно говоря, регистрируется

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Для отчета об исполнении приказа необходимо нажать на кнопку «Исполнено». После этого приказ приобретает статус «Завершено».

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. На закладке «Ознакомление» представлен список пользователей, которым необходимо ознакомиться с приказом.

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Инициатор Процесс согласования и утверждения проекта приказа Создание документа Отправление на согласование Согласование и утверждение Обработка результатов Контроль документопотоков

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Участники процесса информируются о ключевых событиях.

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Каждый участник процесса может посмотреть историю работы с документом

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Администратор процессов документооборота Процесс согласования и утверждения проекта приказа Создание документа Отправление на согласование Согласование и утверждение Обработка результатов Контроль документопотоков

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской дисциплины. На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по отчету реестра документов можно выгрузить в Excel

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Каждый участник процесса может осуществлять поиск по номеру документа, типу, дате создания, дате регистрации, по сотруднику и по истории документа

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Резюме демонстрационных примеров Решение не является коробочным продуктом + отсутствуют расходы на лицензирование ПО – требует полноценного внедрения Решение строится на Microsoft технологиях + очень быстро осваивается пользователями – необходимо наличие MS Office Решение тесно связано с IT инфраструктурой + просто в настройке и администрировании – необходимо наличие Active Directory

Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Технические характеристики Программные требования Microsoft Windows Server Microsoft Exchange Server Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)

Для получения дополнительной информации доступа к демонстрационному серверу консультаций и организации презентации системы обращайтесь: Спасибо!!! Вопросы? Константин Майоров «БИКС» тел. +7 (495)