Система Электронного Документооборота

Область применения СЭД охватывает следующие документы: Приказы Распоряжения Служебные записки Исходящие и входящие письма Протоколы Поручения по всем вышеперечисленным видам документов

Цели СЭД 1.Повышенная эффективность работы сотрудников компании 2.Минимизация затрат рабочего времени на документооборот 3.Максимизация информационной обеспеченности сотрудников 4.Прозрачный документооборот.

Функции СЭД 1.Обеспечение единого информационного пространства 2.Исключение оборота бумажных документов 3.Структурирование потоков документов 4.Обеспечение безопасности данных 5.Обеспечение сохранности информации 6.Снижение времени трансляции решений 7.Отчётность и контроль исполнения

Технические требования I.Электронный архив управленческой документации: 1.Единый структурированный электронный архив документов делопроизводства 2.Учет и хранение оригиналов и копий документов 3.Поддержание актуальности информации II. Внутренние настройки системы: 1.Разграничение уровней и прав доступа к информации 2.Наличие унифицированных форм и шаблонов документов 3.Интуитивно-понятное построение процессов III. Внешние настройки системы (интерфейс): 1.Визуализированный контроль выполнения задачи 2.Информация о ходе и сроках исполнения задачи 3.Система информирования пользователя об изменении статуса документов 4. Дружественный интерфейс IV. Сервисные функции системы: 1.Развитая система поиска информации с функцией автозаполнения 2.Возможность сканирования бумажных носителей информации с функцией распознавания текста и конвертации документа в электронный вид 3.Ведение анализа, построение отчетов и сводной статистики

План разработки и внедрения СЭД п/п Наименование этапаОтветственныеСрок 1 Определение и согласование целей внедрения системы электронного документооборота. Формулирование набора требований к СЭД. Директор по стратегическому развитию, ДПД, УИТ, секретариат Выбор платформы для внедрения СЭД и выбор Организации консультанта. Заключение договора на консалтинг и услуги по внедрению системы. Выбор подразделений для внедрения пилотной версии СЭД. ДПД, УИТ, ЦЗК Института Программная разработка и настройка СЭД. Тестовая эксплуатация СЭД в пилотных подразделениях. Генеральный директор, Директора по направлениям, ДПД, секретариат, УИТ Развертывание СЭД во всех подразделениях. ДПД, УИТ, Директора по направлениям, руководители подразделений Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее полноценного функционирования. ДПД, УИТ, руководители подразделений

Блок-схема процессов разработки СЭД процедур а Результат процедуры 1.Определение целей СЭД и требований 2.Выбор программного обеспечения, консультанта, пилотного подразделения 3.Разработка бизнес- процессов СЭД 4.Подготовка пилотного проекта СЭД к запуску 5.Доработка бизнес- процессов СЭД 6.Доработка пилотного проекта СЭД 7.Утверждение документации СЭД 8. Развертывание СЭД во всех подразделениях Презентация отчет Проект положения о СЭД отчет Положение о СЭД (утвержденное) Инструкция по работе с СЭД (утвержденная) Доработанный проект положения о СЭД Приказ о создании и внедрении СЭД Работоспособная, эргономичная СЭД Перспективы внедрения СЭД План внедрения СЭД Приказ генерального директора о начале разработки СЭД Отчет о качестве работы СЭД, анализ замечаний пользователей, анализ проблем и системных ошибок 9. Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее полноценного функционирования ВЫХОД ВХОДВХОД ВХОДВХОД

1-2 этапы. Подготовка 1 Определение и согласование целей внедрения системы электронного документооборота. Формулирование набора требований к СЭД. Директор по стратегическому развитию, УИТ, ДПД, секретариат Выбор платформы для внедрения СЭД и выбор Организации консультанта. Заключение договора на консалтинг и услуги по внедрению системы. Выбор подразделений для внедрения пилотной версии СЭД. Директор по стратегическому развитию, УИТ, ДПД ВХОДВХОД ВХОДВХОД

3 этап. Разработка 3 Программная разработка и настройка СЭД. Тестовая эксплуатация СЭД в пилотных подразделениях. Директор по стратегическому развитию, УИТ, ДПД, секретариат

4 этап. Внедрение 4 Развертывание СЭД во всех подразделениях. ДПД, УИТ, Директора по направлениям, руководители подразделений Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее полноценного функционирования. ДПД, УИТ, руководители подразделений ВЫХОД Перспективы внедрения СЭД

1.Интеграция системы электронного документооборота с существующими в институте системами. 2.Эксплуатация СЭД всеми пользователями Института. 3.Разработка системы мотивации работников с целью изъятия из оборота бумажных документов.