Microsoft Office SharePoint Server 2007 Алексей Постоенко Учебный центр «Квазар-Микро»

Проблема 1 Низкая эффективность работы 80% рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией Подготовка документов занимает 30% времени Основная часть времени уходит на поиск необходимой информации Многие рутинные операции выполняются вручную Множество неточностей, ошибок Большое количество согласований Треть времени расходуется на чтение, разбор поступающей информации (электронная почта, новости, сводки прочее)

Проблема 2 Сложности совместной работы Совместная работа сопровождается отсутствием порядка Возникают несогласованные копии документов Нет механизма ведения версий документов «Непрозрачные» инструменты утверждения документов Недостаточный контроль за действиями сотрудников Принятие общих решений не эффективно Результаты работы известны лишь тем, кто принимал участие История, дискуссии, идеи не записываются, не структурируются а значит не могут быть повторно использованы Слабое взаимодействие между подразделениями

Статистика 80% неструктурированная Информация в организации Неструктурированная информация Неструктуриро ванная информация ежегодно увеличивается на 36% 27% пользователей недовольны структурой информации в организации Source – Jupiter Research Затраты на работу над документами составляют до 10% затрат организации Это больше чем затраты на содержание IT Source – Jupiter Research 7.5% документов теряется безвозвратно Руководители тратят в среднем 4 недели в году на поиск и ожидание неправильно заполненных, не пересланых либопотерянных документов В больших организациях документы теряются каждые 12 секунд Источник – Cuadra Associates 90% Остается неизмененной 20% Структурированная ECM Overview/Market Trends

Проблема 3 Информационный хаос Сотрудники не ориентируются в текущем положении дел в организации В организации большое количество неструктурированной и неклассифицированной информации Данные хранятся в разрозненных источниках (SQL Server, Oracle, SAP, Siebel, Access, Excel…) Важная для организации информация распределена по рабочим местам сотрудников Поиск информации занимает много времени Недостаточный контроль над безопасностью, хранением и распространением информации

Проблема 4 Низкая эффективность принятия решений Не имея метрик эффективности деятельности организации, руководители не могут Быстро оценивать текущее положение дел в деятельности организации Увидеть тенденции по ряду ключевых направлений Принимать своевременное решение по проблеме с помощью различных регулярных отчетов Сотрудникам приходится тратить много времени на обработку/составление отчетов

Что делать? Низкая эффективность работы Основная часть времени уходит на поиск необходимой информации Совместная работа сопровождается отсутствием порядка Недостаточный контроль за действиями сотрудников Принятие общих решений не эффективно Сотрудники не ориентируются в текущем положении дел в организации Низкая эффективность принятия решений

Решение… Использование портальных технологий, обеспечивающих: Эффективную систему обмена знаниями и опытом Единая «точка входа» с централизованным доступом к информации Средство совместной работы над проектами, документами, принятием решений Отображение финансовой, отчетной и прочей информации из различных источников Поддержку бизнес-процессов организации

Office SharePoint Server 2007 Единый портал с доступом ко всей необходимой информации Общий портал для сотрудников и посетителей Специализированные сайты отделов, департаментов, проектов Поддержка коллективной работы Общие календари, задачи, уведомления о совещаниях, дискуссии, блоги Автоматизация документооборота Мониторинг, управление жизненным циклом документов Автоматизация бизнес-процессов Поддержка принятия решений Ключевые метрики эффективности работы, отчеты из различных бизнес приложений Интернет Персональный сайт Бизнес приложения (SAP, Data warehouse и другие) КомандаОтделОрганизацияПартнеры

Общий портал для сотрудников и посетителей Работа с единым порталом внутри и вне организации Иерархия сайтов региональных подразделений, департаментов, групп, отражающая структуру организации Сайты создаются и редактируются уполномоченными сотрудниками

Общий портал для сотрудников и посетителей Создание нового сайта требует минимум усилий Шаблоны сайтов для дискуссий, проектов, новостей, работы над документами и информацией Настраиваемые категории сайтов Сайт можно настроить под свои нужды Сотрудники видят свои задачи и планы на портале

Общий портал для сотрудников и посетителей Редактировать календарь можно прямо на сайте Рабочие области для детальной проработки Участники работают и хранят информацию на сайте собрания Назначение, контроль выполнения работ прямо с сайта

Управление поставленными задачами

Ведение сложных проектов - Project Server 2007

Управление поставленными задачами Редактировать задачи и календарь можно и через Outlook Изменения автоматически согласуются с сайтом Руководитель может одобрять и отклонять внесение изменений в задачи Участники могут просматривать «ленты новостей» проектов

Планирование при помощи общих календарей Общие календари групп и отделов можно объединять в Outlook Перекрытие календарей позволяет оценить оптимизировать график работы Уведомления о ближайших задачах и встречах доступна через панель To-Do

Унифицированная работа над документами Документы хранятся вместе с другими данными на сайте Приложения работают с документами на сайте как с обычными папками С документами можно работать из Outlook, даже будучи в командировке

Личная рабочая область для каждого служащего Область портала, адаптированная под работу служащего Доступна для уполномоченных сотрудников Новости, документы, почта, коллеги, календарь – все на одном сайте Позволяет получить информацию о сотруднике Управление личными настройками

Правильная работа с информацией Доступ к информации регулируется на уровне каждой директории и отдельного элемента Ведется сохранение версий документов, отсутствуют дубликаты Информация сохраняется и архивируется, минимизируется потеря данных

Одобрение/отклонение документов

Управление отдельным документом

Управление правами доступа к документу

Эффективное управление хранилищем документов Средство управления большим количеством документов Managed Document Repository Список объявлений, для информирования пользователя о типе хранимых документов Список задач, связанных с документами (утверждение документов, связанные с документами workflow) Релевантные документы отображают документы, имеющие отношение к сотруднику (авторство, аудит, утверждение и пр.) Версионирование документов Check in/Check out для поддержки согласованной одновременной работы над документом

Типы контента Использование типов контента позволяет связать с документами Атрибуты. Добавляются к документам (автор, тема, подразделение, проект), позволяя находить нужные документы на портале Шаблоны. Позволяют всем сотрудникам подразделения использовать документы с предустановленными атрибутами и содержимым Workflow. Автоматизируют процесы организации, связанные с документами (утверждение/редактирование/публикация документа, иные процесы) Политики. Определяют правила работы с различными типами документов. Позволяют задать «время жизни» документа, срок его хранения, прочее

Поиск позволяет находить документы, публикации на сайте сотрудников Поиск информации с учетом расположения сотрудника Подсветка частых запросов и ключевых слов Релевантая сотруднику информация выводится первой Поиск по бизнес приложениям Поиск по типам контента

Workflow Определяют цикл работ над документом, связывая людей с документами и бизнес-процесами организации Создание, ревизия, публикация, использование и архивирование Назначаются документу либо типу контента Разрабатываются в графическом дизайнере Могут содержать сложные циклы, ветвления, специфические действия Работают с веб, Office Infopath, BizTalk и иными приложениями

Workflow Заявка на материально-техническое снабжение

Связывание документа с Workflow

Создание workflow с помощью SharePoint Designer

Создание workflow с помощью Workflow Designer

Глубина настройки Workflow Visual Studio & WF SDK Стандартные Workflow (с настройкой) SharePoint Site Designer Workflow Маршрутизация и утверждение Аудит приложений Управление списками Жизненный цикл документа Разработчик Пользователь Настраиваиваемый аудит Движение документов Пользовательские действия LOB интеграция Корпоративные процесы

Улучшение понимания бизнеса Business Intelligence. Требуемая информация в требуемом виде Предоставление сотрудникам требуемой аналитической информации Информация из различных бизнес приложений (SAP, Siebel, SQL Server, Oracle, Access и другие) KPI. Позволяют быстро оценить эффективность работу организации в ключевых областях Легко воспринимаются, наглядны Показатели могут быть детализированы Показывают тенденции по каждому из показателей Отчеты PivotTable и графики PivotChart. Сотрудники могут смотреть данные под нужным им углом и разрезом Публикация таблиц Excel. Сотрудники сами публикуют нужные им отчеты.

Улучшение понимания бизнеса Поиск и использование бизнес инфорации Простые в использовании средства BI такие как ключевые показатели производительности, аналитические инструментальные панели, отчеты Полная информация из LOB приложений Серверные Excel таблицы Гибкая фильтрация данных

Отчеты которые всегда под рукой

Сбалансированные показатели – ключ к эффективному принятию решений

Документы/задачи/календари, блоги, wiki, интеграция, управление проектами (упрощенно), Outlook интеграция, отключенные докум./списки Взаимо- действие Business Intelligence Портал Шаблон портала организации, Site Directory, персональные сайты, взаим. сотрудников, конфиденциальность Масштабируемость, релевантный поиск, мощный поиск людей и бизнес информации Мощные веб-формы, интеграция с LOB Серверные Excel таблицы, визуализация, отчеты, BI веб компоненты, KPI/инструм. панели Интегрированный документооборот, управление архивами, управление веб публикациями с политиками и workflow Бизнес формы Поиск Управление контентом Рабочие обл., управление,безопа- сность, хранение, структуризация, сайты Office Sharepoint Server 2007 Области применения

Выгоды Руководители «держат пальцы на пульсе» организации Необходимая информация всегда под рукой а значит эффективно используется Работа сотрудников контролируема Сотрудники работают продуктивней Меньше задержек и рутинных операций Большая безопасность информации в организации

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.