Дакументазнаўства гісторыка-архівазнаўства выкл. Іванова В.С.

Тема 1 Требования к составлению и оформлению документов

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм

виды бланков: бланк для письма общий бланк расположение реквизитов: угловое или продольное; способ выравнивания: флаговый и центрованный; с эмблемой и Государственным гербом; на одном или двух языках.

На общем бланке размещают: Государственный герб Республики Беларусь; эмблему организации или товарный знак; код организации код документа наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; место составления или издания; ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

На бланке для письма размещают: Государственный герб Республики Беларусь; эмблему организации или товарный знак; код организации; код документа наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; почтовый адрес организации; коммуникационные и коммерческие данные ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «ссылка на номер и дату входящего документа», «отметка о контроле».

Государственный герб Республики Беларусь. Эмблема организации. Изображение Государственного герба в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), помещаются на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля расположено изображение Государственного герба.

Наименование вышестоящей организации. Наименование организации. Наименование структурного подразделения. Эти реквизиты обозначают ведомственную принадлежность организации – автора документа. Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Почтовый адрес отправителя. Коммуникационные и коммерческие данные. Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. Коммуникационные данные (номера телефона, факса, адрес электронной почте) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.

Название вида документа Реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «регистрационный индекс» и пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, РЕШЕНИЕ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Дата документа и регистрационный индекс Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Дата оформляется двумя способами: цифровым и словесно-цифровым Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел

Удостоверяющие реквизиты Подпись Гриф утверждения Печать

Служебные отметки на документах Резолюция Отметка о контроле Отметка об исполнителе Отметка о заверении копии Отметка об исполнении документа Отметка о поступлении

Тема 2 Система организационно- распорядительной документации

Унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно- распорядительной деятельности организаций всех организационно- правовых форм.

В состав УСОРД входят: Государственный стандарт «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению; Альбом унифицированных форм ОРД.

В ОРД выделяют три группы документов: организационные (устав организации, положение об ор­ганизации (структурном подразделении), структура и штат­ная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция); распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание); справочно-информационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).

Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, и фиксируют организацион­ные, контрольные функции управления, реализующие нор­мы административного права, являющиеся правовой осно­вой деятельности организации. С точки зрения срока действия они относятся к бессрочным, так как действуют до момента их отмены и утверждения новых.

Распорядительная документация совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений, организаций и пред­приятий в целях реализации возложенных на них функций. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управле­ния обеспечить выполнение поставленных перед ним задач. К распорядительным документам относятся: постановле­ния, решения, приказы, распоряжения и указания.

справочно-информационные документы выполняют служебную роль по отношению к организационным. Характерно, что данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, а инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Тема 3. Организация документооборота

Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Характеристики документооборота объем документооборота характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); периодичность (стадии документооборота); направленность движения.

Документопотоки входящий, исходящий, внутренний

Этапы документооборота: Прием, обработка и распределение поступающих документов Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами Правила обработки исходящих документов Регистрация документов Контроль исполнения.

Тема 4 Экспертиза ценности и оперативное хранение документов

Документальный фонд – это все создаваемые в отдельной организации, учреждении или на предприятии документы, систематизированные в определенном порядке в соответствии с их профилем и задачами с целью хранения и использования в оперативной деятельности. Фондообразователь – физическое или юридическое лицо в деятельности которого образуется документальный фонд Архивный фонд – это совокупность архивных документов, генетически связанных между собой, являющихся логическим результатом деятельности организации или лица и свидетельствовать об этой деятельности.

Повторяемость информации: формальная – происходит полное или частичное воспроизведение документальной информации (дублирование, цитирование) аналитико-синтетическое – когда происходит преобразование информации (поглощенность, отраженность).

Экспертиза ценности – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практичной значимости документов на основе принципов и критериев их ценности.

принципы экспертизы ценности: историзм, системность, целостность, социально-политическая нейтральность

Критерии экспертизы ценности: Критерии происхождения (функционально-целевое назначение учреждения, время и место создания документов и др.) Критерии содержания (значимость информации в документе, виды и разновидности документов и др.) Критерии внешних особенностей (подлинность, физическое состояние, степень сохранности и др.)

экспертные органы: в организациях (ЭК, ЦЭК) органы по управлению архивным делом (ЭПК) государственные архивы (ЭМК) республиканский уровень (ЦЭМК)

СПАСИБО за ВНИМАНИЕ!