Шаблоны, экранные формы, слияние в MS Word

1. Шаблоны Цель использования шаблонов: создание документа на основе уже готового образца. Пользователю необходимо только заполнить соответствующие поля Пример шаблона изысканного письма, установленного в MS Word 2007

1. Шаблоны документ, сохраненный как Шаблон Word. Формат *.dot, *.dotx

Применение готового шаблона Выберите шаблон из: Установленных шаблонов, Моих шаблонов, Из существующего документа Далее заполните шаблон и сохраните документ

Создание нового шаблона Выберите шаблон, на основе которого будете создавать новый: Пустые и последние Из установленных, Мои шаблоны, Из существующего документа

2. Экранная форма Электронный бланк с элементами управления (полями для заполнения) Для создания элементов управления применяются:

Пример экранной формы, созданной в MS Word 2007 Назначение экранной формы – автоматизация процесса заполнения бланков, шаблонов

Как включить ленту Разработчик в MS Word 2007

Элемент управления Текстовое поле Свойства: Тип (обычный текст, число, дата; длина – кол-во символов) Пример:

Элемент управления Поле со списком (выбор из списка или ввод с клавиатуры) Свойства: Добавляются элементы раскрывающегося списка Пример:

Элемент управления Список (только выбор из списка) Свойства: Добавляются элементы раскрывающегося списка Пример:

Элемент управления Флажок Пример:

Элемент управления содержимым рисунка Пример: Здесь может быть фотография

Защита документа от изменений При необходимости задать пароль Защиту следует установить с той целью, чтобы пользователь формы не изменял структуру, а мог только заполнить поля (как в бумажном аналоге)

3. Слияние документов Задача слияния документов: создание множества одинаковых документов, отличающихся лишь отдельными данными. Пример: письма с одинаковым содержанием. Их отличие – обращение (ФИО), адрес. В операции слияния участвуют 2 документа: источник - он содержит таблицу (создан в Word, Excel или Access) основной – содержит текст письма и изменяемые данные, импортированные из источника.

Инструменты слияния и очередность их применения

Алгоритм слияния 1.Создать и сохранить файл источник с таблицей в Word, Excel или Access (первая строка строго содержит заголовки столбцов)

. 2. Создаем новый документ в Word, 3. Выбрать получателей (открыть файл источник с таблицей) 4. Набираем текст письма и вставляем поля (имена столбцов) таблицы-источника. Алгоритм слияния

5. Выбираем адресатов, просматриваем результат слияния. …

Алгоритм слияния 6. Печатаем письма

Алгоритм слияния 7. Некоторым адресатам можно изменить содержание письма Автоматически создается новый текстовый документ, в котором письма каждому адресату расположены на отдельных листах. При необходимости можно внести изменения в некоторые из них.