Советы по проведению встреч Ирина Ставчук Киев 2011

План презентации Типы встреч Как организовать Важно перед встречей Важно на встрече

Типы встреч (1) (1) Часть круглого стола / конференции Участвуют: НПО, пресса, деловые круги, люди из правительств; Можно задавать вопросы или делать публичные заявления ( на всю аудиторию ); Вы можете воспользоваться встречей, чтобы заинтересовать прессу вашей историей

Типы встреч (2) (2) Специально организованные встречи с НПО Только НПО и лица, принимающие решения (1-5 человек) Могут использоваться для выяснения разных вопросов вплоть до деталей, для лоббирования отдельных вопросов (3) Неформальные встречи Лучше всего подходят для лоббирования

Как организовать Найдите контактное лицо, которое занимается вашим вопросом; Позвоните или при необходимости напишите отдельный запрос на встречу; Представьтесь кто Вы, какую организацию представляете, почему хотите встретиться; Договаривайтесь о встрече зараннее;

Перед встречей Узнайте основную информацию по вопросу заранее, соберите факты и аргументы; Подумайте что Вы хотите от принимающего решения – подготовьте и представьте конкретные требования, а не только жалобы и претензии; Когда думаете про требования - поставьте себя на место чиновника и сформулируйте так, чтобы было понятно что именно чиновник может сделать.

Перед встречей Четко определите цель своего визита; Составьте план встречи: представление себя и организации, список вопросов, описание проблемы, предложения; Подготовьте презентацию или другую визуальную информацию. Очень хорошо иметь вашу позицию оформленную на бумаге. Сконцентрируйтесь на главных моментах, не вдавайтесь в мелкие подробности; Информация с места всегда более интересна чем общие рассуждения; Если вас несколько - выберите ведущего встречи (фасилитатора); Правильно подбирайте одежду

На встрече Сделайте вступление к встрече (включая основные поднимаемые темы), уточните сколько на разговор есть времени; Стремитесь высказаться коротко и ясно, уважайте своих коллег, которым тоже необходимо высказаться; Вежливо прерывайте слишком длинные выступления; Контролируйте время; Вести встречу должен человек с опытом; Решите какие темы приоритетные, кто их поднимет и сколько времени потратит; Оставьте время для дополнительных вопросов; Договоритесь о дальнейших действиях; Решите кто ведет протокол.

На встрече Начинайте разговор с приятных слов, будьте вежливы; Говорите четко, громко и уверенно; Внимательно слушайте, не перебивайте; Никогда не удовлетворяйтесь ответом «Нет»; Не ставьте в неловкое положение в присутствии начальника или коллег; Делайте заметки во время встречи; В конце разговора подведите итог сказанному, поблагодарите и пожмите руку.

Спасибо за внимание

Процедури ЄБРР участі у прийнятті рішень Знати що відбуваються консультації – Бути у списках банку Мати інформацію про конкретні проекти Вимагати дотримання процедур Вплив на установу ззовні Вплив на окремих співробітників

Процедури ЄБРР участі у прийнятті рішень Вплив на установу ззовні Інформувати директорів та владу країн- донорів Інформувати НПО в інших країнах Інформувати пресу Вплив на окремих співробітників

Процедури ЄБРР участі у прийнятті рішень Вплив на установу ззовні Вплив на окремих співробітників Активно шукати зустрічей Напряму звертатися листами Йти на контакт на соціальних заходах