Лекция 5. Управление временем выполнения проекта

Пирамида проекта

Цель управления временем Управление временем (продолжительностью) проекта нацелено на планирование, контроль, анализ сроков и резервов выполнения работ с целью своевременного завершения проекта. Управление временем (продолжительностью) проекта нацелено на планирование, контроль, анализ сроков и резервов выполнения работ с целью своевременного завершения проекта. Управление временем подразумевает: Управление временем подразумевает: распределение времени выполнения проекта по последовательным стадиям его осуществления; распределение времени выполнения проекта по последовательным стадиям его осуществления; составление графиков выполнения проекта; составление графиков выполнения проекта; контроль за их соблюдением. контроль за их соблюдением.

Факторы потери времени Устранение брака; Устранение брака; Простои/задержки в выполнении работ; Простои/задержки в выполнении работ; Дополнительные затраты времени на перепланирование графика выполнения работ из-за: Дополнительные затраты времени на перепланирование графика выполнения работ из-за: ошибок ключевых участников проекта на стадии инициации при определении содержания проекта; ошибок ключевых участников проекта на стадии инициации при определении содержания проекта; использования неполных данных в процессе планирования; использования неполных данных в процессе планирования; недостатка времени на оценку показателей проекта; недостатка времени на оценку показателей проекта; отсутствия учета исторических данных и предыдущего опыта; отсутствия учета исторических данных и предыдущего опыта; планирования графика работ исключительно группой планирования, без привлечения реальных исполнителей; планирования графика работ исключительно группой планирования, без привлечения реальных исполнителей; неправильно спланированных потребностей в ресурсах; неправильно спланированных потребностей в ресурсах; отсутствия учета рисков; отсутствия учета рисков; отсутствия отслеживания фактического состояния проекта в текущем графике выполнения работ. отсутствия отслеживания фактического состояния проекта в текущем графике выполнения работ.

Основные элементы плана проекта Работа (задача); Работа (задача); фаза проекта; фаза проекта; вехи (контрольные точки) проекта; вехи (контрольные точки) проекта; длительность работ/фаз/проекта; длительность работ/фаз/проекта; трудозатраты; трудозатраты; ресурсы; ресурсы; назначения (связь ресурсов с выполняемыми работами). назначения (связь ресурсов с выполняемыми работами).

Основные элементы плана Работа (задача) – некоторая деятельность, необходимая для достижения конкретных результатов (элементов продукта проекта). Работа (задача) – некоторая деятельность, необходимая для достижения конкретных результатов (элементов продукта проекта). Работа (задача)

Основные элементы плана Фаза проекта – комплекс работ, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Фаза проекта – комплекс работ, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Фаза проекта

Основные элементы плана Веха – событие или дата в ходе осуществления проекта, используемая для отображения состояния завершенности тех или иных работ. Веха – событие или дата в ходе осуществления проекта, используемая для отображения состояния завершенности тех или иных работ. Вехи не имеют длительности. Вехи не имеют длительности. Веха

Основные элементы плана Длительность – это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить работу. Длительность – это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить работу. Длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи. Длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи. Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Трудозатраты соответствуют времени, затраченному сотрудниками на получение результата. Трудозатраты соответствуют времени, затраченному сотрудниками на получение результата.

Основные элементы плана Ресурсы – все необходимое для выполнения проектных задач. Ресурсы – все необходимое для выполнения проектных задач. Виды ресурсов: Виды ресурсов: возобновляемые – люди, оборудование, механизмы; возобновляемые – люди, оборудование, механизмы; невозобновляемые – вода, энергия, закупленные товары, средства труда однократного применения, финансовые средства. невозобновляемые – вода, энергия, закупленные товары, средства труда однократного применения, финансовые средства. Стоимостные параметры ресурсов: Стоимостные параметры ресурсов: повременная ставка – стоимость использования ресурса в единицу времени; повременная ставка – стоимость использования ресурса в единицу времени; затраты на использование – стоимость использования ресурса на задаче, не зависящая от времени, в течение которого ресурс задействован. затраты на использование – стоимость использования ресурса на задаче, не зависящая от времени, в течение которого ресурс задействован.

Максимальная доступность ресурса Повременная ставка ресурса Затраты на использование ресурса

Основные элементы плана Назначение – это связь определенной работы и ресурсов, необходимых для ее выполнения. Назначение – это связь определенной работы и ресурсов, необходимых для ее выполнения. Благодаря назначениям, решаются следующие задачи планирования: Благодаря назначениям, решаются следующие задачи планирования: определяются ответственные за исполнение работ; определяются ответственные за исполнение работ; рассчитывается общий объем времени, затрачиваемый ресурсом на проект, и оценивается стоимость этого ресурса для проекта; рассчитывается общий объем времени, затрачиваемый ресурсом на проект, и оценивается стоимость этого ресурса для проекта; рассчитывается стоимость проекта, исходя из стоимости всех назначенных ресурсов; рассчитывается стоимость проекта, исходя из стоимости всех назначенных ресурсов; сокращается время выполнения проекта при выделении большего количества ресурсов. сокращается время выполнения проекта при выделении большего количества ресурсов.

Назначение ресурса Стоимость ресурса, выполняющего работу

Ресурсное планирование предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на период перегрузок. При ограничении по времени предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на период перегрузок. предполагает неизменную доступность ресурсов, разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ. Планирование при ограниченных ресурсах предполагает неизменную доступность ресурсов, разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ.

Основные процессы планирования 1.Планирование целей 2.Декомпозиция целей 3.Определение состава работ проекта 4.Определение взаимосвязей работ 5.Оценка длительностей или объемов работ 6.Определение ресурсов проекта и их характеристик 7.Назначение ресурсов для выполнения работ 8.Оценка стоимостей выполнения работ 9.Составление расписания выполнения работ 10.Оценка бюджета 11.Планирование качества 12.Определение критериев успеха

Этапы управления временем Инициация Планирование Определение состава работ Определение взаимосвязи работ Оценка продолжительности работ Разработка расписания Исполнение и контрольОптимизация и контроль расписания Завершение

Взаимосвязь СДР и процессов управления временем проекта

Параметры работы Идентификатор – уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте; Идентификатор – уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте; описание – краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме проекта; описание – краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме проекта; исходная длительность (продолжительность); исходная длительность (продолжительность); процент выполнения – доля завершенной части работы в процентах; процент выполнения – доля завершенной части работы в процентах; оставшаяся длительность для выполняемых работ; оставшаяся длительность для выполняемых работ; календарь – список рабочих и нерабочих периодов, принятый для выполнения работы в проекте календарь – список рабочих и нерабочих периодов, принятый для выполнения работы в проекте

Методы оценки продолжительности работ: по нормативам (самый точный); по объему работ; по аналогам; с привлечением экспертов (самый приблизительный).

Параметры работы ранние начало и окончание, поздние начало и окончание; ранние начало и окончание, поздние начало и окончание; резервы времени – свободный и полный. резервы времени – свободный и полный. Свободный резерв определяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя раннего начала всех последующих работ. Свободный резерв определяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя раннего начала всех последующих работ. Полный резерв определяет время, на которое может быть задержано выполнение работы без изменения продолжительности или сроков окончания всего проекта. Определяется как разность между поздним и ранним сроками окончания работы; Полный резерв определяет время, на которое может быть задержано выполнение работы без изменения продолжительности или сроков окончания всего проекта. Определяется как разность между поздним и ранним сроками окончания работы; фактические начало и окончание; фактические начало и окончание; предшествующая работа; предшествующая работа; последующая работа. последующая работа.

Типы логической связи «Окончание – начало». Работа- последователь может начаться только после окончания работы-предшественника. «Начало – начало». Работа-последователь не может начаться до тех пор, пока не начнется работа-предшественник. «Окончание – окончание». Работа- последователь не может завершиться до тех пор, пока не завершится работа- предшественник. «Начало – окончание». Работа- последователь не может завершиться до тех пор, пока не началась работа- предшественник.

Временной лаг Положительный временной лаг (запаздывание) Отрицательный временной лаг (опережение)

Ограничения работ Тип ограничения Влияние на расписание Описание Как можно раньше Гибкое Работа начинается как можно раньше после окончания предшествующей (привязки к конкретной дате нет). Как можно позже Гибкое Работа начинается как можно позже после окончания предыдущей, не влияя на дату окончания проекта (привязки к конкретной дате нет).

Ограничения работ Тип ограничения Влияние на расписание Описание Окончание не позднее Среднее Работа должна закончиться не позже определенной даты. Начало не позднее Среднее Работа должна начаться не позже определенной даты. Используются для проектов, которые планируются от даты окончания.

Ограничения работ Тип ограничения Влияние на расписание Описание Окончание не ранее Среднее Работа должна закончиться не ранее определенной даты. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться раньше определенной даты. Начало не ранее Среднее Работа должна начаться не позже определенной даты. Используются для проектов, которые планируются от даты начала.

Ограничения работ Тип ограничения Влияние на расписание Описание Фиксированное начало Жесткое Работа должна начаться с определенной даты. Фиксированное окончание Жесткое Работа должна закончиться точно в обозначенную дату. Для подобных задач никакие другие факторы (связи, задержки или опережения) не могут повлиять на эту дату.

Циклические работы Ограничение по времени (привязка к дате)

Правила использования ограничения работ Основные ограничения нужно вводить до того, как будут установлены связи между работами. Основные ограничения нужно вводить до того, как будут установлены связи между работами. Выбор типа ограничения для работы позволяет оптимально смоделировать проект по временным параметрам, не зависящим от количества ресурсов, назначенных на работу. Выбор типа ограничения для работы позволяет оптимально смоделировать проект по временным параметрам, не зависящим от количества ресурсов, назначенных на работу. Тип ограничения влияет на момент времени, на который будет планироваться работа в графике, независимо от ее длительности. Тип ограничения влияет на момент времени, на который будет планироваться работа в графике, независимо от ее длительности.

Типы работ Трудозатраты = Длительность х Ресурсы Трудозатраты = Длительность х Ресурсы В зависимости от этих параметров можно выделить три типа работы: В зависимости от этих параметров можно выделить три типа работы: работа с фиксированными трудозатратами, работа с фиксированными трудозатратами, работа с фиксированной длительностью, работа с фиксированной длительностью, работа с фиксированным объемом ресурсов. работа с фиксированным объемом ресурсов. При изменении типа работы фиксируется один из параметров в формуле и определяется, какой параметр работы будет вычислен. При изменении типа работы фиксируется один из параметров в формуле и определяется, какой параметр работы будет вычислен.

Работа с фиксированными трудозатратами – работа, в которой любые изменения длительности или числа назначенных ресурсов не влияют на величину объема работ. Трудозатраты остались прежними, задача займет меньше времени Ресурсы будут работать меньше часов в день, время выполнения задачи увеличится.

Работа с фиксированной длительностью – работа, в которой любые изменения объема работ или числа назначенных ресурсов не влияют на величину продолжительности работы. Трудозатраты увеличились, задача займет больше времени Ресурсы будут работать меньше часов в день, время выполнения задачи увеличится.

Работа с фиксированным объемом ресурсов – работа, в которой любые изменения объема работ или длительности не влияют на величину назначенных ресурсов. Трудозатраты увеличатся, длительность не изменится. Трудозатраты пропорционально вырастут при увеличении длительности задачи. После сокращения длительности задачи нагрузка на зафиксированные ресурсы вырастет.

Взаимосвязь свойств для задач разных типов ТипИзменение объема ресурсов Изменение длительности Изменение объема работы Фикс. объем ресурсов Пересчет длительности Пересчет трудозатрат Пересчет длительности Фикс. трудозатраты Пересчет длительности Пересчет объема ресурсов Пересчет длительности Фикс. длительность Пересчет трудозатрат Пересчет объема ресурсов

Фиксированный объем работ Флажок «Фиксированный объем работ» устанавливается для задач с фиксированной длительностью и с фиксированным объемом ресурсов. Флажок «Фиксированный объем работ» устанавливается для задач с фиксированной длительностью и с фиксированным объемом ресурсов. Если флажок установлен, то назначение ресурсов или удаление назначений приводит к изменению длительности задачи или загрузки ресурсов, но не трудозатрат. Если флажок установлен, то назначение ресурсов или удаление назначений приводит к изменению длительности задачи или загрузки ресурсов, но не трудозатрат.

Фиксированный объем работ Задача с фиксированной длительностью Задача с фиксированным объемом ресурсов

Методы планирования проектов Метод критического пути (CPM – Critical Path Method) – используется, когда время выполнения работ точно известно. Метод критического пути (CPM – Critical Path Method) – используется, когда время выполнения работ точно известно. Метод оценки и пересмотра планов (PERT – Program Evaluation Review Technique) – используется, когда время выполнения работ точно неизвестно. Метод оценки и пересмотра планов (PERT – Program Evaluation Review Technique) – используется, когда время выполнения работ точно неизвестно.

Метод критического пути Метод критического пути позволяет ответить на следующие вопросы: За какое минимальное время можно выполнить проект? За какое минимальное время можно выполнить проект? В какое время должны начаться и закончиться отдельные работы? В какое время должны начаться и закончиться отдельные работы? Какие работы являются "критическими" и должны быть выполнены точно в установленное время, чтобы не сорвать срок выполнения проекта? Какие работы являются "критическими" и должны быть выполнены точно в установленное время, чтобы не сорвать срок выполнения проекта? На какое время можно отложить срок выполнения "некритической" работы, чтобы она не повлияла на срок выполнения проекта? На какое время можно отложить срок выполнения "некритической" работы, чтобы она не повлияла на срок выполнения проекта?

Отображение критического пути на диаграмме Гантта

Метод PERT Применение метода PERT позволяет получить ответы на следующие вопросы. Чему равно ожидаемое время выполнения работы? Чему равно ожидаемое время выполнения работы? Чему равно ожидаемое время выполнения проекта? Чему равно ожидаемое время выполнения проекта? С какой вероятностью проект может быть выполнен за указанное время? С какой вероятностью проект может быть выполнен за указанное время?

Метод PERT Оптимистическое время a i - время выполнения работы i в наиболее благоприятных условиях. Оптимистическое время a i - время выполнения работы i в наиболее благоприятных условиях. Наиболее вероятное время m i - время выполнения работы i в нормальных условиях. Наиболее вероятное время m i - время выполнения работы i в нормальных условиях. Пессимистическое время b i - время выполнения работы i в неблагоприятных условиях. Пессимистическое время b i - время выполнения работы i в неблагоприятных условиях. Среднее или ожидаемое время t i выполнения работы i может быть определено по формуле Среднее или ожидаемое время t i выполнения работы i может быть определено по формуле t i = (a i + 4 m i + b i )/6.

Оптимизация плана проекта Оптимизация плана проекта проводится с целью введения в график существующих ограничений на сроки выполнения работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Оптимизация плана проекта проводится с целью введения в график существующих ограничений на сроки выполнения работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Виды оптимизации: Виды оптимизации: временная; временная; ресурсная; ресурсная; стоимостная. стоимостная.

Временная оптимизация Целью временной оптимизации расписания является приведение сроков проекта в соответствие с требуемыми. Целью временной оптимизации расписания является приведение сроков проекта в соответствие с требуемыми. Для сокращения длительности работы используются следующие методы: Для сокращения длительности работы используются следующие методы: повторная оценка длительности работы; повторная оценка длительности работы; дополнительная детализация работы; дополнительная детализация работы; изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для определенных типов работ). изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для определенных типов работ).

Причины ресурсной оптимизации Сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы. Сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы. Количество требуемых ресурсов превышает количество доступных. Количество требуемых ресурсов превышает количество доступных. Запланированный на определенные сроки объем работ не может быть выполнен имеющимся количеством ресурсов. Запланированный на определенные сроки объем работ не может быть выполнен имеющимся количеством ресурсов.

Методы ресурсного выравнивания Увеличение количества доступных ресурсов; Увеличение количества доступных ресурсов; изменение степени загрузки ресурсов и их количества на работах; изменение степени загрузки ресурсов и их количества на работах; изменение расписания проекта таким образом, чтобы описанное количество имеющихся ресурсов обеспечивало выполнение запланированного объема работ в предполагаемые планом сроки. изменение расписания проекта таким образом, чтобы описанное количество имеющихся ресурсов обеспечивало выполнение запланированного объема работ в предполагаемые планом сроки.