Начальник Управления делами ООО «Межрегионгаз» Иванов Сергей Васильевич Технология внедрения систем электронного документооборота Москва, 01 октября 2009 г.

ГЕОГРАФИЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГРУППЕ КОМПАНИЙ ООО «МЕЖРЕГИОНГАЗ» гг. – СЭД внедрена в более чем 60 компаниях, более АРМ гг. – планируется внедрение в более чем 180 компаниях, более АРМ. Технология внедрения систем электронного документооборота

2 Базовые предпосылки успешного внедрения СЭД Налаженная система классического делопроизводства и бумажного документооборота Совершенная нормативная база делопроизводства Развитая IT-инфраструктура Компании Навыки работы сотрудников с электронной почтой Ясное понимание целей и ожидаемых результатов Мнимые цели Экономия бумаги и расходных материалов Сокращение персонала

ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГРУППЕ КОМПАНИЙ ООО «МЕЖРЕГИОНГАЗ» 3 комплексной автоматизации процессов документирования, подготовки и принятия управленческих решений внедрения электронных форм работы документами обеспечения прозрачности документооборота стандартизации процессов работы с документами электронного документооборота между компаниями Повышение эффективности внутрикорпоративного управления и качества информационного обеспечения производственной деятельности за счет: Технология внедрения систем электронного документооборота

4 Этапы организации внедрения СЭД Создание проектной команды Анализ текущего состояния делопроизводства и документооборота, оснащения рабочих мест и уровня квалификации сотрудников Разработка основных требований к СЭД Выбор промышленного решения Развертывание СЭД Разработка и издание нормативных документов Создание системы дистанционной поддержки и обучения пользователей Обучение пользователей Опытная эксплуатация системы с дублированием электронных документов бумажными Переход к промышленной эксплуатации системы с отменой использования бумажных документов во внутреннем документообороте

5 Технология внедрения систем электронного документооборота Создание проектной команды Куратор проекта – руководитель высшего звена, курирующий реализацию проекта и заинтересованный в его результатах Руководитель проекта – эксперт ДОУ со знаниями в области управления проектами и применения современных информационных технологий При отсутствии такого специалиста в Компании, целесообразен найм Руководителя проекта (с опытом внедрения аналогичных проектов) на условиях срочного контракта (1 год) Рабочая группа проекта внедрения СЭД в составе: - руководители и ключевые специалисты службы ДОУ; - специалисты службы информационных технологий; - специалисты службы информационной безопасности; - делопроизводители ключевых подразделений.

6 Технология внедрения систем электронного документооборота Развертывание СЭД в подразделениях Издание приказа о внедрении СЭД, закрепление ответственности руководителей за работу по внедрению системы в подразделениях Утверждение плана развертывания системы в подразделениях и обучения пользователей Установка СЭД на рабочих местах всех сотрудников службы ДОУ и их обучение Установка СЭД на рабочих местах делопроизводителей (секретарей) подразделений и их обучение Установка СЭД на рабочих местах руководителей и их заместителей, обучение производится на месте их секретарями Планомерное подключение к СЭД ключевых пользователей и их самостоятельное обучение с помощью системы дистанционного обучения и службы технологической поддержки ДОУ

Организационно-методическое обеспечение проекта Технология внедрения систем электронного документооборота 7 До начала опытной эксплуатации СЭД необходимо разработать и довести до пользователей проекты следующих нормативных документов: инструкцию по документационному обеспечению управления приказ об обмене внутренними документами, подписанными электронной цифровой подписью в СЭД положение о внутреннем электронном документообороте порядок организации внутреннего электронного документооборота порядок распределения ответственности по сопровождению системы электронного документооборота между службой ДОУ и подразделением информационных технологий

Технология внедрения систем электронного документооборота 8 Опытная эксплуатация системы с дублированием электронных документов бумажными Закрепление навыков работы в СЭД делопроизводителями и руководителями подразделений, а также наиболее подготовленными сотрудниками. Практическое управление системой техническими и технологическими администраторами. Отработка механизмов функционирования системы. Плановая установка рабочих мест пользователей и подключение к системе. Приобретение практических навыков работы с СЭД пользователей и закрепление знаний, полученных в результате самостоятельного обучения. Периодическое информирование о наиболее успешных подразделениях, выделение лучших и инициативных сотрудников. Контроль руководителями подразделений процесса освоения работы в СЭД и доклад о готовности к промышленной эксплуатации системы. Доработка нормативных документов с учетом опыта эксплуатации СЭД.

Тиражирование СЭД в компаниях группы лиц Технология внедрения систем электронного документооборота Приказ о создании рабочей группы и назначение руководителя проекта Анализ организации делопроизводства и технического оснащения рабочих мест Настройка СЭД с учетом локальной специфики Компании Установка типового решения СЭД на рабочие места работников службы ДОУ и их обучение Внедрение регистрации и сканирования документов в службе ДОУ Назначение ответственных за делопроизводство в подразделениях компании, утверждение плана установки рабочих мест СЭД и обучение Опытная эксплуатация СЭД в службе ДОУ и на рабочих местах ключевых подразделений Разработка инструкции по ДОУ Компании на основе типовой инструкции для дочерних Обществ OOO «Межрегионгаз» Приказ об утверждении инструкции по ДОУ и переходе к промышленной эксплуатации СЭД Организация рабочего места по приему-передаче электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью Заключение соглашения о подключении к корпоративной системе электронного документооборота OOO «Межрегионгаз» 9

Технология внедрения систем электронного документооборота 10 Результаты внедрения СЭД Повышение оперативности взаимодействия подразделений и региональных структур Компании. Электронная рассылка организационно-распорядительных документов позволяет оперативно ознакомить с их содержанием сотрудников вне зависимости от расположения офиса Использование СЭД делает прозрачным механизм согласования и исполнения документов, повышает эффективность контроля исполнения Система электронного документооборота повышает эффективность производственной деятельности Компании в целом

Иванов Сергей Васильевич Начальник Управления делами ООО «Межрегионгаз» Опыт внедрения систем автоматизации документооборота: Группа компаний ООО Межрегионгаз, проект корп. СЭД (Oracle+1С, 5000 р.м.), 2008 г. ООО Межрегионгаз, проект внедрения СЭД (Oracle, 450 р.м.), 2007 г. ЗАО Международный Московский Банк, проект внедрения СЭД (Lotus,1600 р.м.), 2005 г. Страховая компания А-М-С, проект внедрения САД (Lotus, 60 р.м.,) 1997 г. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ???