1 Централизация и оптимизация процессов как инструмент построения эффективной юридической службы Сибирский банк ОАО «Сбербанк России» Юридическое управление Анисимова И.В. Октябрь 2013

2 Инструменты повышения эффективности Задача: -повышение эффективности юридической службы: производительности (количество «активностей» на одного сотрудника), качества обслуживания внутренних и внешних клиентов (увеличение скорости подготовки «результата работы», снижение времени ожидания, снижение количества ошибок и др); Инструменты: - Оптимизация - Централизация процесса правового обеспечения деятельности банка

3 Централизация юридической службы на территории Новосибирской области 12 юридических подразделений, расположенных по Новосибирской области (в каждом филиале), отсутствует специализация по направлениям деятельности, нет равномерного распределения нагрузки. До централиза ции 1 юридическое управление в г. Новосибирске, созданы удалённые рабочие места в области – обслуживают все подразделения банка на территории города и области После централизац ии Внутри управления созданы подразделения согласно специализации (правовое обеспечение корпоративного бизнеса, розничного бизнеса, некоммерческой поддержки, судебной работе).

4 Пример оптимизации процесса: правовое сопровождение Центра клиентских операций Функции ЦСКО: сопровождение операций банка, (бэк-офис), число сотрудников 1,5 тыс. человек, юристов – 2 человека. Алгоритм оптимизации: 1.Выделение процессов, не требующих согласования с юридической службой: 1.1. стандартных операций, 1.2. операций, не влекущих правовые риски (либо влекущих минимальные правовые риски). 2. Формирование Методологии для сотрудников ЦСКО (технологических схем, стандартов, «баз знаний»). 3. Обучение сотрудников ЦСКО, организация доступа к Методологическим документам. 4. Мониторинг поступающих в ЮС вопросов для своевременного внесения корректировок в Методологические документы. 5. Создание «Матрицы компетенций» – предоставление права подписи сотрудникам ЮС (без согласования с руководителем ЮС). 6. Электронный документооборот, подписание документов посредствам ЭЦП.

5 Пример оптимизации процесса подготовки искового заявления о взыскании задолженности с физических лиц – формирование автоматизированного шаблона. Акценты: Скорость – выбор информации из выпадающих списков Автоматизация – заполняем только Карточку; Ясность – снабжен всплывающими подсказками Универсальность – возможность настройки шаблона «под себя». Вносим Общую информацию; Этапы разработки шаблона: Изучение MS Excel – IX.2011 г. Тестирование с устранением выявленных неточностей – XII.2011 Разработка – формирование образа, «пробы формул», сбор справочной информации (суды, приставы, адреса и реквизиты) – X-XI.2011

6 Характеристика шаблона автоматизированного иска Преимущества Изменяемые параметры (ФИО, наименование суда, размер задолженности и др.) вносятся 1 раз в конкретные ячейки; Справочная информация «встроена» в шаблон – адреса, реквизиты появляются автоматически. Заполнив 1 Карточку (10-15 минут) мы получаем 7 готовых документов (ранее на каждый уходило от 20 до 40 минут) *Для просмотра шаблона дважды кликните на рисунке либо откройте шаблон (Приложение) Шаблон разработан для Новосибирской, Томской, Кемеровской областей, Алтайского края и Республики Алтай Шаблон позволяет формировать иски по: -Кредитному договору (2 вида); - Кредитным картам; - МБК с овердрафтом; А также заявление о выдаче судебного приказа. Общее

7 Внедрение шаблона автоматизированного иска Коммуникации Тренинг по управлению изменениями для сотрудников юридических служб Обучение в компьютерном зале («работа над ошибками») на базе Корпоративного университета и на территории отделений Обратная связь Осуществлен сбор предложений по улучшению и исправлению шаблона Внесены изменения – существенно доработан шаблон, учтены особенности и специфика работы некоторых отделений Применение Май-июль 2012 г. – промышленная эксплуатация шаблона Результат Сокращение времени на формирование 1 иска Дополнительный фактор для повышения производительности – специализация сотрудников

8 Благодарим за внимание!