НЕВИДИМЫЕ СОБЫТИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕСС-ЦЕНТРА Алексей Берлов, PREMO & Partyzanka

8-10 ИЮНЯ XI ПЕТЕРБУРГСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФОРУМ

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ИТОГИ ФОРУМА: - Около 9000 человек - 13,5 млрд. дол. - сумма контрактов - Рекордный уровень участников - в Форуме приняли участие все первые лица РФ и крупнейших российских компаний, первые лица иностранных компаний, имеющих интересы в РФ - Бюджет Форума – 500 млн. рублей/20 млн. USD

«НЕВИДИМЫЕ» ФАКТЫ ФОРУМА: - Более 1100 журналистов, 30% из которых - иностранные СМИ - Более 40 телевизионных компаний - 5 залов для пресс-конференций с возможностью одновременного проведения мероприятий - Около 6000 сообщений в российской прессе за период 15 мая – 15 июня

- Начинает работу в виде виртуального офиса задолго до мероприятия и заканчивает после того, как все уже закончено - Концепция Пресс-центра и функциональные задачи имеют существенные различия в зависимости от мероприятия. При том, что составляющие элементы – традиционны - В некоторых проектах по уровню технических решений и логистике – это самый сложный объект - Пресс-центр отражает атмосферу мероприятия и отношение организаторов к прессе Пресс-центры

ЗАДАЧИ И ИХ РЕШЕНИЯ

логистика одновременного прибытия более 1000 журналистов на пункты аккредитации ЗАДАЧА 1

- Всего к началу Форума подано более 1500 заявок, из которых часть была отклонена (не целевые СМИ) - В рамках предварительной выдачи беджей до 7 июня беджи были выданы (по доверенности и лично) 846 журналистам (77% от общего числа) - Выдача беджей осуществлялась на вокзалах, аэропортах, гостиницах, Москве, а также в месте проведения Форума - База была разделена на группы и беджи выдавались лично в руки представителю РЕШЕНИЕ

ЗАДАЧА 2 Оперативное формирование Рабочей группы в Санкт- Петербурге

Рабочая группа – 6 человек. Функции: Аккредитация, Размещение, Технические решения, Работа с персоналом, PR сопровождение, Культурная программа и Развлечения Временный персонал – 34 человека РЕШЕНИЕ

ЗАДАЧА 3 Привлечь максимальное количество докладчиков в Пресс-центр для проведения пресс-конференций и общения с прессой

РЕШЕНИЕ - В течение 2-х месяцев до Форума приглашения о проведении мероприятий в Пресс-центре были разосланы по всем пресс- службам государственных органов, планирующих свое участие в Форуме -Приглашения высылались компаниям, регистрировавшимся к участию в Форуме - За несколько дней до Форума по Пресс-центру были организованы экскурсии с демонстрацией возможностей площадки

ЗАДАЧА 4 Максимальное количество залов в одном месте и возможность одновременного проведения конференций

РЕШЕНИЕ Постоянная техническая готовность всех залов Распределение функций персонала: а) руководители/супервайзеры, сопровождающие докладчиков б) менеджеры залов в) информационные стойки г) офис пресс-центра, логистический центр

ЗАДАЧА 5 Точечное анонсирование Форума в СМИ и объяснение отличий предстоящего Форума

РЕШЕНИЕ Медиа-партнеры Пресс-конференции после каждого события – в среднем 1 мероприятие в неделю за 2 месяца до Форума Серия неформальных мероприятий для главных редакторов и журналистов целевых изданий

ЗАДАЧА 6 Создать привычный журналисту, соответствующий международным стандартам Пресс-центр Продемонстрировать инновационный характер и совершенство технических решений

РЕШЕНИЕ Принятое во всем мире зонирование площадки Пресс- центра а) Рабочая зона б) Зона отдыха в) Зона питания г) Залы для пресс-конференций (5)

РЕШЕНИЕ Технические решения: а) Wi FI на всей территории Пресс-центра б) рабочая зона с ноутбукам до 300 подключений в) система анонсирования из 5 элементов г) синхронный перевод в залах д) услуги фото-лаборатории е) «внутреннее телевидение»: прямые включения, заставки, реклама и возможность слушать трансляции на 2-х языках (сигнал покрывал все открытые площади)

ЗАДАЧА 7 Создать максимально комфортные условия для работы Развлекать и удивлять журналистов

РЕШЕНИЕ Специальная культурная программа для журналистов – несколько экскурсий в день SMS-рассылка новостей Пресс-центра – анонсов мероприятий, график событий

СПАСИБО Алексей Берлов, PREMO & Partyzanka,