Как правильно и безопасно «резать» фонд оплаты труда и сокращать штат сотрудников: оптимизация служб бухгалтерского учета. Опыт ГК «КорпусГрупп»

Выступает Андрей Похозяй финансовый директор ГК «КорпусГрупп»

Индустриальное питание Прачечная-химчистка Профессиональная уборка помещений и территорий Эксплуатация объектов недвижимости Обслуживание удаленных объектов Концепция «Единый подрядчик»

4 Группа расчетов оплаты труда Группа учета материальных ценностей Группа учета расчетно-кассовых операций Группа производственного учета Группа расчетов с поставщиками и заказчиками Группа учета доходов и расходов Группа финансовых вложений и обязательств Группа бухгалтерского делопроизводства с 1991 года на рынке 3 страны СНГ свыше сотрудников более 350 клиентов более 500 предприятий питания более 200 тысяч питающихся в день более 5 млн м2 убираемых помещений и территорий более 300 объектов в эксплуатации более 20 химчисток и прачечных

Сложности при управлении бухгалтерскими службами: Географическая распределенность Отсутствие единой организационной структуры у бухгалтерских служб юридических лиц Неоднородность услуг, предоставляемых юридическими лицами холдинга Обусловленная необходимость изменений: Неконтролируемый рост сотрудников бухгалтерской службы Необходимость унификации с целью повышения контроля за деятельностью бухгалтерской службы и оперативностью предоставления информации

Шаг 1. Приведение бухгалтерских служб к единой организационной структуре Группа расчетов оплаты труда Группа учета материальных ценностей Группа учета расчетно-кассовых операций Группа производственного учета Группа расчетов с поставщиками и заказчиками Группа учета доходов и расходов Группа финансовых вложений и обязательств Группа бухгалтерского делопроизводства Подготовка инструмента нормирования В «КорпусГрупп» было произведено разделение бухгалтерской службы на 8 учетных групп:

Шаг 2. Определение функциональных обязанностей и трудозатрат для каждой группы учета Для каждой группы учета определены функциональные обязанности бухгалтера Для каждой функциональной обязанности определены трудозатраты в часах за месяц Определены показатели, влияющие на объем трудозатрат Функциональные обязанности по группам учета Показатель Трудозатраты, час. Кол-во ПП Кол-во контрагентов Кол-во документов Кол-во сотрудников ГРУППА УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ Обработка и формирование документации первичного учета основных средств Выписка данных о наличии основных средств, инвентаризационные описи, инвентаризационные карточки 12+ ГРУППА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Сортировка первичной документации и передача исполнителям 56+ +

Например, в группе расчетов с поставщиками и заказчиками формирование книг покупок и продаж – постоянная трудозатрата, а сверка с контрагентами – переменная трудозатрата Шаг 3.1. Распределение трудозатрат по функциональным обязанностям на постоянные и переменные Функционал Трудозатраты ПостоянныеПеременные ГРУППА УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ Обработка и формирование документации первичного учета основных средств. Отражение по бухгалтерским и налоговым счетам. Составление отчетности по основным средствам. Проверка правильности формирования отчета. Ведение учета на забалансовых счетах арендованного имущества 20 Выписка данных о наличии основных средств, инвентаризационные описи, инвентаризационные карточки 10 ГРУППА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Сортировка первичной документации и передача исполнителям 20 – Объем постоянных трудозатрат не зависит от показателей филиала – Объем переменных трудозатрат прямо зависит от показателей филиалов Трудозатраты были распределены на постоянные и переменные:

В качестве универсальных показателей были выбраны: – количество сотрудников организации – количество ПП Кол-во сотрудников Кол-во предприятий питания Кол-во документов Выручка Кол-во предприятий питания Шаг 3.2. Определение универсальных показателей Кол-во сотрудников Кол-во контрагентов Для возможности использования инструмента нормирования при планировании, когда количество данных о будущем юридическом лице ограниченно, было принято решение определить универсальные показатели.

Шаг 4. Инструмент для расчета количества сотрудников Показатели для расчета: 1. Количество сотрудников в организации Количество предприятий питания110 ГруппаВид показателяНормаТрудозатратыИТОГО часов СРЕДНЕЕ количество часов в месяц ИТОГО сотрудников на 1 чел. Постоян- ные Перемен- ные Группа расчета оплаты труда Количество сотрудников ,21603,0 Группа учета расчетно-кассовых операцийКоличество ПП ,31603,3 Группа производственного учетаКоличество ПП ,416016,1 Группа расчетов с поставщиками и заказчикамиКоличество ПП ,21602,8 Группа учета доходов и расходовКоличество ПП ,11601,0 Группа финансовых вложений и обязательствКоличество ПП ,81600,4 Группа бухгалтерского делопроизводстваКоличество ПП ,71600,5 Итого, час.: – ,0 – Итого – 0,826,627,5 28,0

Применение инструмента нормирования 1)Контроль численности сотрудников бухгалтерских служб в действующих юридических лицах 2)При возникновении новых услуг в действующем юридическом лице позволяет точно определить, насколько должен быть увеличен штат бухгалтерской службы 3)Инструмент «Расчета инвестиционного проекта» предполагает необходимость расчета численности бухгалтерской службы. Инструмент нормирования позволяет определить структуру бухгалтерской службы уже на стадии планирования

Спасибо за внимание!