Нормативно-методическая база работы секретаря Дисциплина Организация секретарского обслуживания 1 1 1

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: -законодательное регулирование, -нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Первый учебный вопрос ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как: -Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", -Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", -Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", -Закон "О государственном языке Российской Федерации", -Федеральный закон "О бухгалтерском учете", -Федеральный закон "Об акционерных обществах", -Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие.

Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон от ФЗ "Об архивном деле" Федеральный закон от ФЗ "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии с Законом "О языках народов РФ" от В соответствии с Законом "О языках народов РФ" от официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.

В Законе "О государственном языке Российской Федерации" от В Законе "О государственном языке Российской Федерации" от отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Данный Закон уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.

Федеральный закон от ФЗ (с изм. от ФЗ) "О бухгалтерском учете" Федеральный закон от ФЗ (с изм. от ФЗ) "О бухгалтерском учете" указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных носителях и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Федеральный закон от ФЗ "Об акционерных обществах" и Федеральный закон от ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" Закона "Об акционерных обществах" Федеральный закон от ФЗ "Об акционерных обществах" и Федеральный закон от ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. В ст.89 Закона "Об акционерных обществах" приведен перечень документов, которые общество обязано хранить.

К таким документам относятся: - договор о создании общества; - устав общества, а также изменения и дополнения к нему, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества; - документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; - внутренние документы общества; - положение о филиале или представительстве общества; - годовые отчеты; -документы бухгалтерского учета и отчетности; - протоколы общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции); - бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; - отчеты независимых оценщиков;

- списки аффилированных лиц общества; - списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями данного Закона; - заключения ревизионной комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; - проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом; - иные документы, предусмотренные данным Законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, Совета директоров общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

В состав документов, которые обязано хранить общество с ограниченной ответственностью, входят: - учредительные документы общества, а также изменения и дополнения к ним, зарегистрированные в установленном порядке; - протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки денежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества; - документ о государственной регистрации общества; - документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; - положение о филиале или представительстве общества; - документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

В состав документов, которые обязано хранить общество с ограниченной ответственностью, входят: - протоколы общих собраний участников или учредителей общества, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции); - списки аффилированных лиц общества; - заключения ревизионной комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; - иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников, Совета директоров общества и органов управления общества.

В ст.129 Федерального закона от ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" В ст.129 Федерального закона от ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" говорится о передаче документов, образовавшихся в деятельности обанкротившейся организации, в том числе и документы по личному составу, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Уголовном кодексе РФ, Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей. В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Трудовой кодекс Российской Федерации Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Трудовой кодекс содержит специальную статью ст. 14 Например Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Второй учебный вопрос НОРМАТИВНОЕ И НОРМАТИВНО- МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЙСТВИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработаннаяРосархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

"Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Положения ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

"Об Архивном фонде Российской Федерации", "О Федеральном архивном агентстве", Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от и в Положении "О Федеральном архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от "Основные правила работы архивов организаций" Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением коллегии Росархива от Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России г. - предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда России от ) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК (ОКПДТР).

"Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" "Инструкция по заполнению трудовых книжек" При работе с кадровой документацией необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утверждены Постановлением Правительства РФ от ) и "Инструкция по заполнению трудовых книжек" (утверждена Постановлением Минтруда России от ). В "Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", В "Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В Альбоме представлены формы и инструкция по заполнению различных форм документов.

"Правил оказания услуг почтовой связи" Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от ) и "Правил оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от ) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление. Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".