Документ - это материальный объект, с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и в пространстве.

Информационная; Организационная; Коммуникативная; Юридическая; Воспитательная.

Система документации- это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в различных сферах человеческой деятельности. Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство состоит из: Документирования - запись информации на различные носители по установленным правилам; Организации работы с документами - организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Система делопроизводства представляет собой совокупность: Общеизвестных принципов обработки документов; Приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Используемая нормативно-методическая база делопроизводства; Сложившаяся национальная традиция в работе с документами; Масштаб предприятия; Установленные руководством предприятия правила работы с документами; Квалификация работников делопроизводственной службы предприятия.

Нормативно-методическая основа делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая основа делопроизводства регулирует: Правила оформления документов; Правила работы с документами; Обеспечение сохранности документов; Порядок передачи документов на архивное хранение; Работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); Внедрение новых информационных технологий в работе с документами; Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа…

Вопросы делопроизводства регулируются: Законами РФ; Государственными и отраслевыми стандартами; Общероссийскими классификаторами; Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

ГОСТ Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (эдифакт). Синтаксические правила. ГОСТ Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

по административным вопросам; вопросам материально-технического снабжения; планирования; бухгалтерского учета; подготовки кадров; внешнеторговой деятельности...

Служебные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

Внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие). Внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

письменные; графические; фото-, фоно- и кинодокументы.

типовые; примерные (образцовые); индивидуальные; трафаретные (анкета, таблица).

простые документы, содержат один вопрос, сложные, содержат несколько вопросов. срочные, несрочные.

открытые; с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, конфиденциальные). подлинные (действительные и недействительные); подложные.

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

Копия- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы, изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка из документа –заверенная часть текста подлинника. Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

постоянного срока хранения; временного срока хранения (до 10 лет, свыше 10 лет).

первичные; вторичные. информационные; директивные.