1С:Предприятие 8. Отель Система Управления Отелем

Основные функции Служба размещения Бронирование номеров По типам номеров и номерам Размещение гостей Выполнение всех требований УФМС Бронирование ресурсов Конференц-залы, сауны, … Взаиморасчеты с гостями По лицевым счетам Взаиморасчеты с контрагентами По договорам Служба эксплуатации номеров Планирование работ горничных Интерфейсы С 1С:Бухгалтерией 8, 1С:Бухгалтерией 7.7 С платежными системами Отчетность Возможна настройка отчетов пользователем без программирования

Номерной фонд Служба размещения Занятые/свободные номера Блокировки номеров Ремонт, Аренда и т.д. Свойства номеров Вид из окон, оборудование в номерах и т.д. Характеристики номеров площадь, кол-во комнат и т.д. Бронь/Групповая бронь Формирование подтверждения брони Счета-требования по брони Отправка форм подтверждений и счетов по Функции работы с большими группами (~300 человек) Распределение номеров перед заездом Бронирование по квотам агентов Бронирование по сетке-календарю заездов

Номерной фонд Основные характеристики номера: Тип номера; количество мест; количество гостей Все характеристики периодические – можно запланировать смену типа номера на будущее

Номерной фонд Остаток свободных номеров Показывает данные на любой заданный период Если данные менялись по часам, то можно увидеть час, когда номер появляется в продаже Можно распечатать или сохранить в Excel Каждую цифру можно проверить вызвав «расшифровывающий» отчет

Номерной фонд Поиск свободных номеров Удобный выбор периода Отображаются не только остатки свободных номеров/мест, но и стоимости по указанному на форме тарифу

Номерной фонд Подбор номеров Показывает список свободных номеров Кем номер занят Когда номер освободился Ближайшую будущую бронь после окончания периода план. проживания Статус номера Свойства номера

Номерной фонд Блокировки Простое управление блокировками История блокировок

Бронь Индивидуальная Групповая Бронь на конкретный номер Бронь по типу номера Отдельно плательщик, отдельно агент Расчет комиссионных агента Перенаправление начислений Возможность указать свободную цену Печать и отправка по подтверждения и счета на оплату непосредственно из программы Управление квотами контрагентов и агентов Снятие номеров в квоте с продажи Начисление договорной стоимости по всем номерам в квоте

Бронь

Правила разделения услуг между контрагентом и гостем Настраиваются один раз для каждого контрагента/договора или индивидуально для брони

Групповая бронь

Бронь История изменений документа Отслеживается изменение всех реквизитов (было стало) Есть возможность откатить состояние документа на любую точку в прошлом (если есть права доступа) Автоматическое формирование счетов- требований на оплату Внесение предоплаты по брони в кассу Печать подтверждения на русском/английском

Подтверждение брони

Поиск брони По группе По дате заезда По контрагенту По фамилии По типу номера …и любые другие параметры брони

Поиск брони

Счет-требование на оплату

Бронирование ресурсов

Управление квотами номеров тур-фирм

Размещение Поселение по брони Свободное размещение Подселение Продление/Выселение/Переселение Изменение условий проживания Регистрация иностранцев Групповые операции (начисления, изменение условий проживания) Разделение оплаты

Размещение

Поиск размещений Проживающие гости Поиск по номеру комнаты, фамилии, номеру группы, контрагенту, …

Поиск размещений «Шахматка» (показываются свободные и заблокированные номера, проживающие, бронь)

Поиск размещений Графическая карта номерного фонда Поддерживаются все операции размещения/бронирования/блокирования номеров

Регистрация иностранцев Ведение журнала регистрации иностранных граждан Печать уведомлений о регистрации Выгрузка данных по зарегистрированным иностранцам в УФМС Печать специализированных отчетов для сотрудников службы безопасности гостиницы

Взаиморасчеты с гостями Лицевые счета Начисление Автоматическое по брони и размещениям Ручное Ручное на выбранных гостей из группы (групповое начисление) Оплата Различными способами оплаты Возможность внести депозит как по брони так и по размещению Возврат Перенос депозитов между лицевыми счетами Разделение/Объединение счетов Печать счетов по форме 3-Г

Взаиморасчеты с гостями Список лицевых счетов гостя Все взаиморасчеты оформляются через лицевые счета – фолио

Взаиморасчеты с гостями Список начислений и оплат лицевого счета Поддерживаются все возможные типы операций: сторнирование начисленных услуг; перенос услуг между различными лицевыми счетами; разделение услуг; перенос депозитов; возврат денег

Оплата услуг в лицевом счете Возможно оформлять оплату на произвольную сумму (меньше или больше баланса по лицевому счету) Возможно оформлять оплату на одном рабочем месте по различным ККМ и различным способам оплаты. Состав доступных пользователю ККМ и способов оплаты настраивается в правах доступа

Взаиморасчеты с гостями Печать счетов гостям Реализовано более 10 различных вариантов печати счетов гостям. Выбор варианта печати сопровождается предпросмотром Поддерживается печать счетов по форме 3-Г на русском и английском языках

Взаиморасчеты с контрагентами Акты (счета-фактуры) Акты формируют бухгалтерскую реализацию услуг и «переносят» ответственность за получение оплаты по лицевому счету с портье на бухгалтерию Акты могут формироваться вручную или автоматически процедурой закрытия дня Параметры закрытия дня определяются учетной политикой организации и могут быть разными для различных юридических лиц гостиницы Возможна печать счетов-фактур непосредственно из программы При этом номер счета-фактуры резервируется в 1С:Бухгалтерии для сохранения непрерывной нумерации счетов-фактур Оплата Реализован удобный механизм разнесения поступивших на расчетный счет платежей между счетами, договорами и номерами групп контрагента Возможна оплата «безналичных» услуг через кассу портье По контрагенту ведется два баланса Бухгалтерский баланс Оперативный баланс, который дополнительно учитывает проживающих в настоящий момент гостей Действующую бронь будущих периодов от этого контрагента

Взаиморасчеты с контрагентами Баланс взаиморасчетов формируется актами (по закрытию периода или вручную) и поступлением денег

Взаиморасчеты с контрагентами Специальный журнал счетов-требований для разнесения оплаты по счетам

Взаиморасчеты с контрагентами При вводе платежа по счетам, оплата автоматически разносится по договорам и группам

Служба эксплуатации номеров Управление статусами номеров автоматическое изменение статуса номера при выселении (грязный) Настраиваемый в зависимости от технологии уборки принятой в гостинице бизнес-процесс смены статусов номера занят чистый занят грязный чистый занят грязный на уборке на инспекции чистый … Изменение статуса номера набором кода на телефоне в номере Специальная форма мониторинга текущего положения горничных Формирование задания на уборку по этажам или секциям номерного фонда Планирование работ горничных Ведение графика работы горничных Ведение норм выполнения работ в номерах (по площади, времени, нормативы расхода номенклатуры) По состоянию гостиницы автоматическое создание плана работы горничных – выездная, текущая уборка, смена белья и т.д. Возможность использовать различные схемы автоматического распределения горничных по работам Функция проверки состава работ и «подсвечивание» изменений в плане

Интерфейсы Фискальные регистраторы Поддерживаются все сертифицированные для сферы услуг в России Штрих-М; Атол; ККС; Искра Платежные системы Возможно оформление платежей пластиковыми картами (VISA, Master Card, и т.д.) непосредственно из программы без использования отдельных банковских терминалов Атол: Драйвер платежных систем Тарификация телефонных разговоров, платного телевидения, интернета Настраиваемый загрузчик для внешних тарификаторов Загрузчик из тарификатора WinTariff 1С:Бухгалтерия Использование только типовых документов Подключение к программе непосредственно из 1С:Бухгалтерии 8.1 и 7.7 Электронные замки Norweq Onity Salto Cisa Timelox Adel

Отчеты Оперативные Аудиторские Аналитические Регламентированные Росстат – 1 - Квартальная краткая Росстат Годовая Росстат - Сведения о кол- ве иностранных граждан по целям визита – Квартальная Журнал регистрации иностранных граждан Настраиваемые Система сохранения пользовательских настроек Настройка Внешнего вида Состава, заголовков и ширины колонок Группировок Сортировки Условное форматирование

Отчеты Меню отчетов – справочник настроек Возможность подключения внешних отчетов Сохранение настроек отчета

Отчеты используется построитель отчетов все настройки построителя доступны для изменений

Отчеты Пример печатной формы отчета

Аналитические отчеты

Отличия от 7.7 Интерфейс Ушел в прошлое интерфейс «как у бухгалтера» Программа может работать на touch экранах стандартных POS систем Скорость работы Время отклика меньше 10 секунд гарантируется для 90% операций в гостиницах на 500 номеров при условии хранения в базе данных не менее 2-х лет истории Скорость формирования отчетов Максимальное время формирование любого отчета за любой период < 30 секунд, в среднем < 5 секунд Балансовый принцип ведения взаиморасчетов с гостями В 8.0 ведется баланс по лицевым счетам в целом В 7.7 ведется баланс по каждой транзакции в размещении Универсальная система лицевых счетов Возможно настроить произвольную схему разделения услуг гостя между его лицевыми счетами Многоязычный интерфейс 8.0 может быть запущена в русском и английском интерфейсе 7.7 – только по-русски Многоязычные печатные формы Все печатные формы выдаваемые гостям могут быть распечатаны на английском и русском языках. Переводятся не только статические элементы печатных форм, но и названия услуг, способов оплат, типов номеров, тарифов и т.д. Возможно подключение форм на любых других языках

Отличия от 7.7 Примеры скорости выполнения отчетов для базы гостиницы на 250 номеров, 2 года истории ОтчетВремя 7.7 (сек) Время 8.0 (сек) Остатки свободных номеров по дням (на 4 недели) 294 Отчет «Гости по документу» за 1 день по всем контрагентам 953 Должники942