NauDoc NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»] Часть 3: Согласование документов

Введение В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые запросы на согласование назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа; Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель; Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по проведению согласования документов, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную; Эта презентация расскажет вам о том, как согласовывать электронные документы с помощью системы документооборота NauDoc.

Запрос на согласование Создайте новый документ; C помощью вкладки «Редактирование» создайте его основной текст; Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу; Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.

Запрос на согласование С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: –Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; –Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; –Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; –Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица; В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Запрос».

Согласование документа

Согласование документов в NauDoc В NauDoc предусмотрена возможность согласования документа с другими пользователями; При отправке документа на согласование нескольким пользователям можно указать маршрут согласования. При использовании такого маршрута документ будет отправлен на согласование ответственным пользователям по очереди в указанном порядке. Каждый из них принимает решение исходя из решения предыдущих. Без использования маршрута согласования документ рассылается одновременно всем ответственным пользователям; Участник согласования получает запрос на согласование, который рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора согласования запрос является исходящим заданием. Участник согласования автоматически получает доступ к документу, запрошенному на согласование; Каждый из участников согласования может утвердить документ либо написать замечания и отправить документ на доработку. В последнем случае процедура согласования прерывается, и документ считается несогласованным.

Запрос на согласование Для того чтобы создать к данному документу запрос на согласование, нажмите кнопку «Запрос». На экране отобразится карточка задания.

Карточка задания В поле «Комментарий» можно ввести текст, поясняющий запрос на согласование документа В поле «Дата окончания» укажите желаемую дату и время окончания согласования документа Общий список пользователей системы. Дважды кликнув на имени пользователя, вы можете переместить его в список ответственных пользователей данного задания После того, как список участников согласования сформирован, укажите порядок согласования, т. е. расставьте участников в порядке очередности, с которой документ будет поступать к ним на согласование Чтобы процедура согласования происходила в указанном порядке, включите флажок «Запрашивать согласование по маршруту» В противном случае запрос будет отправлен всем указанным пользователям одновременно

Уведомление о входящем задании Участник согласования получает по электронной почте уведомление о том, что ему направлен персональный запрос на согласование документа: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания.

Карточка задания После щелчка «мышью» на ссылке, содержащейся в письме, на экране отобразится информация о запросе и содержание документа, запрошенного на согласование: Для утверждения документа требуется нажать кнопку «Удовлетворить запрос» Для отклонения запроса на согласование документа требуется нажать кнопку «Отклонить запрос»

Удовлетворение запроса Допустим, ответственный пользователь решил удовлетворить запрос на согласование. После нажатия кнопки «Удовлетворить запрос» на экране появляется форма запроса комментария пользователя. В данной форме можно оставить пояснения в поле «Комментарий», после чего требуется подтвердить утверждение документа нажатием кнопки «Удовлетворить запрос»:

Фиксирование записи о согласовании в карточке задания Факт утверждения документа одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Инициатору запроса на согласование по электронной почте высылается уведомление об успешном утверждении документа первым ответственным пользователем; Задание на согласование будет отправлено далее по маршруту (следующему пользователю в списке согласования).

Контроль за ходом согласования После отправки запроса на согласование можно контролировать ход согласования документа; Для контроля за ходом согласования щелкните «мышью» на вкладке «Контроль исполнения» и укажите группу заданий которой хотите просмотреть. Обычно для автора задания такими группами являются исходящие задания в процессе выполнения. После этого на экране появится список заданий, включая запросы на согласование.

Контроль за ходом согласования

Завершение задания Если в задании типа «Запрос» все ответственные пользователи прислали уведомления о согласовании/отказе, то задание автоматически закрывается с соответствующим результатом: «успешно» или «неудовлетворительно». Это позволяет избежать рутинных операций по завершению заданий вручную.

Благодарим за внимание! Мы рекомендуем вам обратить внимание на подробную документацию по системе: Руководство пользователя (в двух частях) и Руководство технолога Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес Нам важно знать ваше мнение! (343)