Консультативная площадка «Культура управленческого труда: организация документооборота в общеобразовательном учреждении» МОУ «Средняя общеобразовательная школа 2 п.Пангоды»

«Документопоток в школе» Директор школы: Серикова М.В.

внутренний внешний Документооборот

Требования к документообороту Прямоточность движения Приспособленность Единообразие маршрута Единообразие маршрута Обусловленность перемещения Обусловленность перемещения Избирательность распределения

Документопоток Параметры документопотока: содержание или функциональная принадлежность; структура; режим или цикличность; направление; объем Входящие документы Внутренние документы Исходящие документы

Схема распределения потока входящих документов

Входной документопоток содержит следующие стадии: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов и формирование справочно- информационного банка данных по документам; рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе; исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки: исполнение документов; контроль за исполнением документов и поручений; регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам; отправка документов; передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение; систематизация исполненных документов; оформление, формирование и хранение дел; передача дел в архив; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Работа с входящими документами Работа с входящими документами

Работа с исходящими документами Работа с исходящими документами

. Основные причины роста объема документооборота: отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, включая руководителей; отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации; отсутствие профессионализма у директора, заместителей и работников служб ОУ; боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки; боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности; рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы); неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов; наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения; дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов; отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.

. Практикум Задание: напишите комментарии к предложенным правилам Практикум Задание: напишите комментарии к предложенным правилам

Правила: 1.Централизация операций по приему и отправке документов. 2.Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. 3.Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). 4.Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. 5.Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. 6.Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. 7.Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование. 8.Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям. 9.Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. 10.Разделение документов, включенных в документооборот школы, на документопотоки. 11.Выделение среди других так называемых нерегистрируемых документов.

1. Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте должны обрабатываться в службе делопроизводства. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в «одних руках» одновременно решает несколько задач: во-первых, освобождает других от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка. Передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.), во-вторых, повышает эффективность использования средств оргтехники. 2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем он дважды проходит через его секретаря. В данном случае это возвратное движение необходимо, поскольку именно секретарь выполняет функции посредника между руководителем и исполнителем.

3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). 4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для школы должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям, которые наделены соответствующими компетенциями. Документ, поступивший в канцелярию и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в ней и, поступая после рассмотрения руководителем к исполнителю, повторно там не регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в канцелярии.

5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. 6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарь должен знать, что резолюция должна быть конкретна, сформулирована так, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая поставлена перед ним цель. Резолюция «Прошу рассмотреть» или «В учебную часть», а также указание фамилий и даты исполнения без формулировки поручения не содержит полной информации о том, что должен сделать исполнитель. Секретарю необходимо обратиться к руководителю за уточнением. Процедура согласования – чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке. Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных, писем) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству.

7. Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование. 8. Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям. Нередко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что резко снизит его эффективность. Избежать этого можно, установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству. Многие организации, в том числе федеральные органы власти, отводят на визирование не более 3-5 дней. Снижение уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы. Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

9. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление проекта документов) часто выполняются руководителем, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени. Рациональная организация документооборота предполагает четкое разделение творческих и технических делопроизводственных операций и выполнение их соответствующими работниками.

10. Разделение документов, включенных в документооборот школы, на документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают: поступающие из вышестоящих организаций. Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю школы поступающие из других организаций; поступающие из организаций, связанных договорными обязательствами; обращения граждан и др. Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних документов. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы ограниченного доступа (с грифом «Конфиденциально», «Лично руководителю» и др.), работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем канцелярии.

11. Выделение среди других так называемых нерегистрируемых документов. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма- приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются адресату.

Задачи по оптимизации, автоматизации документооборота: интеграция технологий делопроизводства в единый процесс; ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций; автоматизация процесса прохождения документов внутри и за пределами общеобразовательного учреждения; формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов); развитие и совершенствование системы на основе единой информационной базы.

«Информационно-справочные документы, формирующиеся в процессе деятельности школы: справки, докладные записки, письма, телефонограммы» Лушникова Н.А., зам. директора по УВР

Информационно- справочные документы: докладная записка; письма; телефонограммы; справки

Докладная записка цель: информационные инициативные адресат: внутренние внешние

Формуляр внутренней докладной записки состоит: 1.Наименование структурного подразделения 2.Наименование вида документа – докладная записка 3.Дата, номер 4.Адресат 5.Заголовок 6.Текст 7.Приложения 8.Подпись

Формуляр внешней докладной записки состоит: 1.Наименование ведомства 2.Наименование организации 3.Наименование структурного подразделения 4.Наименование вида документа – докладная записка 5.Дата, номер 6.Место 7.Адресат 8.Заголовок 9.Текст 10.Приложения 11.Подпись

Письмо Письмо- просьба Письмо- запрос Письмо- предложение Письмо- отказ Письмо- напоминание Письмо- информация Письмо- предложение Письмо- изложение Письмо- претензия

Письмо Формуляр письма: наименование ведомства; название организации; наименование структурного подразделения; адрес организации; номер телефона, факса; номер счёта в банке; дата, номер; ссылка на индекс входящего документа; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись; печать; фамилия и телефон исполнителя.

Практикум Виды писем Вашему вниманию представлены различные письма - определите виды служебных писем

Практикум Определите вид письма

Практикум Определите вид письма

Практикум Определите вид письма

Реквизиты телефонограммы: Наименование ведомства; Название организации отправителя; Наименование вида документа; Дата, номер; Место составления; Адресат; Заголовок; Текст; Подпись; Должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время подачи; Должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приёма. Телефонограмма

Задание: составить телефонограмму на заданную тематику Практикум по работе с телефонограммой

Виды справок: подтверждающие факты биографического или служебного характера; отражающие основную деятельность Цель: подтвердить наличие или отсутствие определённого факта СПРАВКА

Реквизиты справок: наименование организации; наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления; адресат; подпись; печать

Практикум Найдите, пожалуйста, ошибки в оформлении справок