СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ И.Г. Карелина Курс повышения квалификации «Управление качеством»

Аристотель ( гг. до н.э.) Разумный гонится не за тем, что приятно, а за тем, что избавляет от неприятностей…

3 ИСО Система менеджмента качества Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии СМК, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта Общие требования

Общие положения Документация системы менеджмента качества должна включать: а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; б) руководство по качеству; в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом; г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими; д) записи, требуемые настоящим стандартом (4.2.4). ИСО Система менеджмента качества 4.2. Требования к документации

5 ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена поддерживается в рабочем состоянии.

6 Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: а) проверку документов на адекватность до их выпуска; б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; ИСО Система менеджмента качества 4.1. Общие требования Управление документацией

7 г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких- либо целей. ИСО Система менеджмента качества 4.1. Общие требования Управление документацией

8 ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ Федеральное агентство по образованию Российский образовательный портал Государственный образовательный стандарт УМО по классическому университетскому образованию

Внешняя документация государственных органов власти и управления (федеральных и местных) Внутренняя документация: - учредительные документы; - организационные документы; - документы по управлению Документация по взаимодействию с внешними сторонами Внешняя документация Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию, УМО

10 Отчетно- статистическая документация Докумен- тация по переписк е Договоры -на выполнение НИР -на предоставление образовательных услуг -на приобретение научно-технической продукции, сырья, материалов и др. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ВНЕШНИМИ СТОРОНАМИ Базы данных, альбомы бланков, каталоги, справочники и др. справочно- информаци- онный Приказы, распоряжения, решения и др. оперативно- распоряди- тельный Документированные процедуры, стандарты, положения, правила, инструкции, рекомендации и др. тактический Концепции, программы, планы стратегический Воспита- тельной и социально й деятель- ностью безопас- ностью жизнеде ятельнос ти иформаци- онным обеспече- нием материаль- ным и финансо- вым обеспече- нием персо- налом научно- исследова- тельской деятельность ю образова- тельным процессо м качество м образо- вания Уровень Докумен тации ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ Внешняя документация Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию Внешняя документация Государственных органов власти и управления (федеральных и местных) Организационная структура Штатное расписание Положения о структурных подразделениях, (коллективных органах) Должностные инструкции типовые, персональные Правила внутреннего распорядка Другое Устав Договор о разграничении полномочий Свидетельство о государственной регистрации предприятия Лицензия на право ведения образовательной деятельности Другое ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯУЧРЕДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ВНУТРЕННЯЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ УНИВЕРСИТЕТА

11 ХХХ ВГУ Х.Х.ХХ – ХХХХ Год принятия документа Регистрационный номер Тип документа Обозначение документов

12 СТУ Стандарт университета С Справочник РК Руководство по качеству ПрПравила ПСППоложение о структурном подразделении ППоложение ККонцепция Кл Классификатор ИДП Инструкция должностная персональная ИДИнструкция должностная типовая ИИнструкция ДПДокументированная процедура АБАльбом бланков Сокращенное наименование Наименование типа документа Пч Перечень Р Регламент Ф Форма План Пл

13 СТАНДАРТЫ УНИВЕРСИТЕТА СТ ВГУ – СТАНДАРТЫ УНИВЕРСИТЕТА. Порядок разработки, структура, оформление и введение в действие СТ ВГУ – ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ. Виды документов, их классификация, обозначения СТ ВГУ – ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ. Правила оформления документов СТ ВГУ – ДОКУМЕНТАЦИЯ НОРМАТИВНАЯ. Порядок разработки, оформление и введение в действие СТ ВГУ – ДОКУМЕНТАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ. Порядок разработки, оформление и введение в действие

14 Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей. ИСО Система менеджмента качества 4.1. Общие требования Управление записями

15 ШЕСТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР ШЕСТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР Управление документацией Управление записями Внутренние проверки Управление несоответствующей продукцией Корректирующие действия Предупреждающие действия

То, что мы знаем, - ограниченно, а то, что мы не знаем, - бесконечно. П. Лаплас ( )