Инвентаризация в аптечных организациях

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, являются: Федеральный закон «О бухгалтерском учете»; Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; Методические указания о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от г. 49; Инвентаризация – прием, используемый в бухгалтерском учете для выявления фактического состояния имущества и финансовых обязательств предприятия и его сопоставления с данными бухгалтерского учета. Порядок ее проведения (количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации (инициативная инвентаризация). Однако в некоторых случаях проведение инвентаризации предписывается в законодательном порядке (обязательная инвентаризация) - ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; при смене материально-ответственных лиц (на день приемки - передачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае пожара или стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуаций; при реорганизации или ликвидации организации других предусмотренных законодательством случаях. Формы для оформления результатов инвентаризации (инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости) утверждены постановлением Госкомстата России от г. 88.

плановые внеплановые полныенеполныегодовые периодические Различают инвентаризации плановые и внеплановые (внезапные), полные (сплошные) и неполные (выборочные), годовые и периодические. Рекомендуются следующие сроки проведения инвентаризаций: основные средства - 1 раз в 1-3 года; товары, тара - не реже 2 раз в год; денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности - не менее 1 раза в месяц; расчеты с банками - 1 раз в месяц; расчеты по платежам в бюджет - 1 раз в квартал; расчеты с дебиторами и кредиторами - 2 раза в год; медикаменты предметно-количественного учета - 1 раз в месяц.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждается руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление или распоряжение) оформляется на бланке формы ИНВ-22. Он должен быть зарегистрирован в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризаций (форма ИНВ-23). В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, бухгалтерии, работники, а также представители аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

1-й этап – подготовительный Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; определяются остатки по учетным данным и т. д. В аптеке проводятся следующие подготовительные мероприятия: 1. На дверях аптеки вывешивается объявление о закрытии аптеки и месте нахождения ближайших аптек (магазинов, киосков); 2. Пломбируется подсобное помещение, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные выходы и входы; 3. Проверяется исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; 4. Председатель комиссии визирует последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или документы о движении материальных ценностей и денежных средств; 5. Материально-ответственных лица оформляют подписки, расписки до начала инвентаризации о сдаче всех документов (приходных, расходных) в бухгалтерию; 6. Товарно-материальные ценности сортируются, группируются и раскладываются по наименова­ниям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета;

II этап – основной 1) инвентаризация денежных средств в кассе: Кассир в присутствии членов комиссии подсчитывает остаток (наличность) денег в кассе; Кассир составляет кассовый отчет (ф. АП-32). Комиссия записывает показания суммирующих кассовых аппаратов; Комиссия сопоставляет фактический остаток денег с учетным остатком и выявляет результат инвентаризации (предварительно проверив кассовые отчеты); Данные об остатках денежных средств, а также результатах инвентаризации записывают в Акте инвентаризации денежных средств (Инв- 15) с распиской кассира об отсутствии претензий к проведению инвентаризации комиссией. При выявлении недостач или излишков денежных средств с кассира берут письменное объяснение.

2) инвентаризация товаров: В каждой комнате (рекомендуется начать с подсобных помещений) проверку начинают от входа слева направо, сверху вниз, вытаскивая все из шкафов и после проверки ставят назад в шкаф, затем шкафы закрываются и на них ставится отметка о проверке; Инвентаризация ценностей проводится по их местонахождению и ответственному лицу, на хранение у которых эти ценности находятся, при обязательном участии материально-ответственных лиц; Снятие фактических остатков ценностей производится обязательно путем подсчета, взвешивания, определения объема, или на основании обмеров и технических расчетов; Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количества показываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, в инвентаризационных описях Инв-15; Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комис­сии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются. Отдельные инвентаризационные описи составляются на: ценности, не принадлежащие аптеке, но находящиеся в ней на хранении; препараты, находящиеся на предметно-количественном учете, ф. АП-43 при сверке с данными предметно-количественного учета; товары, подготовленные к отпуску, но не оплаченные; тару.

3) инвентаризация тары, вспомогательных материалов и прочих товарно-материальных ценностей: Перед началом инвентаризации проверяется наличие, правильность оформления, учета, хранения карточек складского учета по форме М-17 и правильность учета по ним товарно-материальных ценностей; Данные инвентаризации вносятся в инвентаризационные описи; Итоги инвентаризации вспомогательного материала отражаются в акте результатов инвентаризации; 4) инвентаризация основных средств: До начала инвентаризации проверяются: наличие инвентаризационных карточек, инвентарных книг или описей и правильность учета на них ценностей; наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необхо­димо обеспечить их получение и оформление.

III этап – аналитический Составляется сводная опись инвентаризационных листов по отделам аптеки ф. АП-45 (материально-ответственным лицам) и сверка с товарными отчетами по ним; Оформляется сводная инвентаризационная ведомость по аптеке ф. АП-46; По результатам инвентаризации в целом по аптеке (с отражением по каждому отделу и каждому материально-ответственному лицу) составляется акт ф. АП-48; Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки сохранности то­варно-материальных ценностей. Существуют также следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 – для основных средств, ИНВ-19 – для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 – для оптовой торговли, ИНВ-21 – для розничной торговли.

На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Контрольные проверки по окончании инвентаризации до открытия аптечного учреждения проводятся с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц; Проверяются не менее 5% наиболее дорогостоящих, дефицитных медикаментов и др. изделий медицинского назначения, числящихся в описях; Контрольными проверками должно быть охвачено не менее 15% проводимых инвентаризаций; При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций могут оформляться типовым актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных прове-рок (форма ИНВ-25).

IV этап – заключительный Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается типовая форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (не позднее 10 дней после окончания инвентаризации). На основании этого, издается приказ руководителя об утверждении результатов и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Учет результатов инвентаризации Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи имущества списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, у некоммерческой организации - на увеличение расходов; у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов). Имущество, оказавшееся в излишке, приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты для коммерческой организации; на увеличение доходов у некоммерческой организации; на увеличение финансирования (фондов) для бюджетных организаций