Образование в 21 веке Москва, 27 марта 2008 года

Автоматизация управления учебным процессом в ГОУ ВПО «Московский городской психолого- педагогический университет» (МГППУ) на базе портала MLG/SharePoint МГППУ Анатолий Волынцев Ольга Смольникова

Внедрение передовых технологий в ВУЗе Средство повышения производительности труда и эффективности принятия управленческих решений Средство реализации инновационных решений администрацией и ВУЗом в целом Средство повышения управляемости учебного процесса Средство повышения престижа ВУЗа

Объект автоматизации ГОУ ВПО «Московский городской психолого-педагогический университет» Основан в 1996 г. 11 факультетов, 2 института, 5 центров, свыше 30 кафедр + 20 административных подразделений Более 6 тысяч студентов и аспирантов Более 700 преподавателей 4 разобщённые территории

Задачи Создание единой информационной среды Реализация электронного документооборота и автоматизация процессов Создание системы управления проектами и задачами Объединение существующих информационных ресурсов Учёт специфики работы различных подразделений

Платформа решения Использованные технологии Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Exchange Server 2007 Критерии выбора Гибкость и масштабируемость Широкие возможности совместной работы и управления документами Интеграция с Office 2007 Безопасность и надежность Умеренные требования к ресурсам Удобство в эксплуатации Microsoft SQL Server 2005 Microsoft ISA Server 2006

Архитектура решения MOSS 2007 – платформа для создания веб-портала MS SQL Server 2005 – платформа для базы данных, используемой MOSS 2007 MS Exchange Server 2007 – первый почтовый сервер организации MS ISA Server 2006 – межсетевой экран для публикации для доступа к порталу из Интернета

Особенности решения Единое хранилище документов Автоматизация бизнес-процессов подготовки документов, их движения и контроля исполнения Оборудованные рабочие места для сотрудников всех подразделений ВУЗа Контроль исполнения задач и проектов на уровне руководства Оперативное обновление отчетов и показателей деятельности подразделений ВУЗа Интеграция с некоторыми уже используемыми в ВУЗе веб-приложениями и базами данных Разграничение доступа к библиотекам и документам Возможности групповой работы администрации и сотрудников университета

Работа с документами Структурированное хранение документов Создание документа в каждой библиотеке по шаблону Поддержка версий Отдельный рабочий процесс для каждого типа документов в конкретном подразделении Подписка на обновления документа и его состояние Взаимодействие с системой контроля исполнения задач

Работа с задачами Список задач для каждого пользователя и подразделения Автоматическое создание задач при переходе от одного этапа рабочего процесса к другому Уведомления об изменении состояния задачи Диаграммы Гантта для проектов и задач на узле руководства

Настройка рабочего места Библиотеки и списки для каждого подразделения «Мой узел» для каждого пользователя Разграничение доступа к библиотекам и спискам в соответствии с должностными обязанностями Список «Мои задачи» для каждого пользователя на узле его подразделения

Интеграция существующих ИС Электронная библиотека Часть рабочего места для сотрудников библиотеки Базы данных приемной комиссии Доступ в соответствии с должностными инструкциями КИС «Шахты» Отдельная база данных на MS SQL Server 2007

Выполнение проекта Проект реализован совместными усилиями сотрудников МГППУ, ГРЦ (Городской Ресурсный Центр Департамента образования г. Москвы) и Логруса. Разработано полномасштабное техническое задание Проведен аудит бизнес-процессов и интервьюирование сотрудников Смоделировано и воспроизведено свыше 600 рабочих процессов на основе следующих данных: Структурная схема подразделений Описания бизнес-процессов Формы документов Выполнена интеграция некоторых существующих ИС Прошли повышение квалификации более 70 сотрудников университета по технологиям, применяемым в Microsoft SharePoint 2007 Организовано повышение квалификации для сотрудников подразделений университета по работе на корпоративном портале

Результаты внедрения Фактически каждый работник МГППУ получил личное автоматизированное рабочее место Информация на портале распространяется мгновенно, понятно, где находятся документы Формы документов унифицированы В любой момент времени руководство знает об объемах задач для каждого подразделения, а также о просроченных и невыполненных задачах Всегда актуальные данные отчетов подразделений о своей деятельности доступны руководству в любой момент времени Решены проблемы удаленного доступа пользователей к корпоративной информации

Преимущества внедрения Сокращение времени обработки документов (с недели до дня) Повышение эффективности работы сотрудников Экономия времени на работу с архивами и поиск документов Экономия времени при переработке документов Повышение качества оформления документов Упрощение процессов управления проектами Оптимизирована ИТ-инфраструктура ВУЗа

Спасибо за внимание!