система электронного документооборота и управления взаимодействием Опыт внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в Сургутнефтегазбанке Хазипова Лэйсян Азватовна ведущий специалист отдела банковских технологий и внедрения Закрытого Акционерного Общества «Сургутнефтегазбанк»

Сургутнефтегазбанк Закрытое Акционерное Общество «Сургутнефтегазбанк» является универсальным банком и предоставляет своим клиентам комплексный банковский сервис. Банк оказывает более 400 видов услуг. Банк располагает всеми необходимыми ресурсами и целым рядом важнейших конкурентных преимуществ, благодаря которым он успешно развивается и входит в число ведущих российских банков. Банк имеет разветвленную и функциональную региональную инфраструктуру: центральный административный офис; 9 дополнительных офисов; 13 отделов по обслуживанию физических лиц; 4 филиала в городах Москва, Тюмень, Ханты-Мансийск, Кириши.

Потребности Сургутнефтегазбанка: автоматизировать бизнес-процессы Банка по разработке, рассмотрению, согласованию и подписанию оперативно- распорядительных документов - приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов и т.п.; перейти на электронный безбумажный документооборот между всеми структурными подразделениями Банка; перевести в электронный вид как можно большее количество документов – служебные записки, внутренние локально- нормативные документы Банка, протоколы, заявки, отчеты, справки, заключения и др.; максимально автоматизировать работу канцелярии как в головном Банке, так и в филиалах Банка.

Система «DIRECTUM» была выбрана по следующим параметрам: Гибкость системы; Прозрачность документооборота; Лояльная лицензионная политика; Богатый опыт внедрения.

Внедрение системы «DIRECTUM» 1 этап исследование имеющихся в Банке бизнес-процессов, связанных с документооборотом, обучение ведущих пользователей и программистов, разработка и согласование ТЗ. 2 этап адаптация и настройка базовой версии системы DIRECTUM для обеспечения соответствия всем требованиям технического задания. 3 этап установка, настройка, тестирование и запуск системы DIRECTUM в опытную эксплуатацию; тестирование типовых маршрутов; установка необходимого оборудования; консультирование работников Банка. 4 этап промышленная эксплуатация системы «DIRECTUM.

Эффект от внедрения системы «DIRECTUM» в Сургутнефтегазбанке: значительно сократилось время рассмотрения и согласования внутренних документов Банка; улучшился механизм контроля и исполнения поручений руководства подчиненными за счет специального функционала системы; значительно сократился бумажный документооборот; регистрация служебных записок, заявок происходит в автоматическом режиме; максимально автоматизирована работа канцелярии – регистрация входящей/исходящей корреспонденции, а также рассылка производится в системе DIRECTUM. исключена возможность потери документов; повысился уровень информационной безопасности за счет разграничения прав доступа к объектам системы, использования электронно-цифровой подписи; весь массив документов, а также история их согласования и рассмотрения хранится в электронном виде в единой базе данных.

Статистика документооборота в Сургутнефтегазбанке на г. Выполнение задач – завершено – выполняется – Выполнение заданий – завершено – выполняется – Вид документаКол-во Договорные документы212 Служебные записки Письма входящие (официальные) Письма исходящие (официальные) Приказы по основной деятельности 715 Прочие документы Общий итог67 677

Перспективы системы DIRECTUM В перспективе необходим единый механизм, позволяющий осуществлять электронный документооборот между различными СЭД без потери основных параметров электронных документов. Так, Сургутнефтегазбанк видит систему DIRECTUM в качестве инструмента для осуществления электронного документооборота между Банком и любыми организациями, владеющими СЭД.

система электронного документооборота и управления взаимодействием Спасибо! Ваши вопросы? Хазипова Лэйсян Азватовна ведущий специалист отдела банковских технологий и внедрения Закрытого Акционерного Общества «Сургутнефтегазбанк»