ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
Недостатки бумажного документооборота : 1.Необходимость создания бумажных копий документов 2.Трудоемкий процесс контроля исполнения поручений по документам 3.Трудоемкий процесс формирования отчетов 4.Трудоемкий поиск документов в бумажном архиве ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : Организация централизованного хранения документов 2.Повышение контроля исполнения задач по документам и поручениям 3.Облегчение доступа к информации
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 Этап 1: Определение требований, разработка структуры электронного архива и регламента взаимодействий Этап 2: Внедрение процедуры обработки и учета входящих документов Этап 3: Внедрение процедуры подготовки исходящих документов Этап 4: Внедрение процедуры исполнения электронных поручений Этап 5: Разработка нормативно-распорядительной документации по организации электронного архива
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
1.Определение набора атрибутов электронной карточки документа 2.Определение фиксированного набора типов резолюций 3.Настройка маршрутов исполнения 4.Формирование отчетов по исполнению ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
СекретарьРуководитель Технический отдел Бумажный архив Электронный ДОКУМЕНТ ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 СекретарьРуководитель Технический отдел Бумажный архив Электронный ДОКУМЕНТ Электронная карточка документа
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 СекретарьРуководитель Технический отдел Бумажный архив Исполнение Электронный ДОКУМЕНТ Электронный АРХИВ
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 СекретарьРуководитель Технический отдел Бумажный архив Исполнители Утверждающий Электронный архив
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 Типы резолюций : 1.Для исполнения Контроль за исполнением за руководителем, наложившим резолюцию Система требует от исполнителей подготовить ответ (исходящий документ) или отчет о принятых решениях 2.Для информации Контроль за такими документами не осуществляется Система рассылает документ для уведомления всем исполнителям 3.Для архива Контроль за такими документами не осуществляется Документ не рассылается
1.Журнал регистрации входящих документов 2.Контроль исполнения входящей корреспонденции ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
1.Определение набора атрибутов электронной карточки документа 2.Определение шаблонов 3.Настройка маршрутов подготовки, согласования, регистрации и исполнения исходящих документов ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 Исполнитель з а м е ч а н и я Электронный архив з а м е ч а н и я Ответственный за подготовку Согласующий 1 Согласующий N Утверждение Руководителем Регистрация документа Бумажный архив Контрагент
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : Определение набора атрибутов электронной карточки поручения 2.Настройка маршрутов исполнения и контроля исполнения поручения 3.Формирование отчетов по исполнению
ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000 Ответственный за исполнение Исполнитель контроль исполнение замечания Электронный архив отчет Руководитель подразделения
Контроль исполнения поручений ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
В системе настроено автоматическое формирование и рассылка следующих отчетов: 1.Отчет по входящим документам с истекшим сроком исполнения 2.Список пользователей с задачами непринятыми к исполнению ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
1.Определяет правила организации работы по ведению архивных дел в электронном архиве предприятия с использованием системы электронного документооборота 2.Устанавливает требования к структурным подразделениям предприятия, по организации работы в системе электронного документооборота 3.Устанавливает порядок организации и контроля исполнения всех входящих, исходящих документов и поручений 4.Определяет порядок формирования бумажных архивных дел в текущем делопроизводстве 5.Определяет ответственность за состояние и правильное ведение номенклатуры дел в структурных подразделениях предприятия ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000
1.Уменьшение затрат на копирование 2.Уменьшение затрат на доставку документов в электронном виде 3.Облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений 4.Повышение сохранности документов и удобства их хранения 5.Улучшение контроля за поручениями по документам 6.Значительное ускорение поиска документов ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАТИКА КОНТРОЛЬ ISO 9001 : 2000