Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года

Что такое ECM? Enterprise Content Management – управление корпоративными информационными ресурсами ECM обеспечивает использование любой необходимой в определенный момент корпоративной информации вне зависимости от ее источника, формата и физического месторасположения AIIM: « ECM -- Стратегии, методы и инструменты, для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важным организационным процессам»! По данным аналитиков Gartner, объем рынка ECM-систем к 2014 году превысит 5700 млрд. долл.

Объемы неструктурированной информации Рост объемов неструктурированной информации. По даннымEnterprise Disk Storage Consumption Model (IDC, 2007)

Cтруктурированная/неструктурированная информация Неструктурированная Структурированная Имеет четко определенную модель, набор переменных, правила хранения.

Предпосылки для внедрения ECM Затруднен поиск необходимой информации Неопределенность стандартных процессов обработки Существование нескольких копий одного и того же документа Сложности в обмене опытом Использование некорректных версий файлов и документов Длительные процессы совместной обработки документов, низкая эффективность Затруднен контроль действий сотрудников Возможность случайная или преднамеренная утрата информации Низкая надежность хранения Gartner,2010: «ECM становится необходимым компонентом информационной инфраструктуры»

Нужна ли ECM-система? Пример. Использование интернет-поиска для доступа к информации вместо внутренних ресурсов ( по исследованиям AIIM в 2009 г. 71% использует в первую очередь веб-поиск)

Нужна ли ECM-система? Пример 2. Какая версия документа окончательная? Dogovor_romashka_lastDogovor_last_romashka

Потребности бизнеса По результатам опроса проекта Docflow

Функционал ECM-систем управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов); управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов); Управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам); управление потоками работ (или workflow, т. е. поддержка бизнес- процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);

Функционал ECM-систем Управление Веб-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей; управление медиа контентом (графическими, видео- и аудиофайлами, и др.); управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений); управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Жизненный цикл информации Создание Рецензирование Утверждение Публикация Архивирование При необходимости – извлечение из архива

Компоненты ECM-решения

Результаты внедрения ECM системы Эффективность совместной работы Объединение информационных ресурсов, в том числе территориально распределенных Стандартизация типовых бизнес- процессов Информированность сотрудников Улучшенная безопасность Более полная информация для принятия решений Надежность хранения

Общие тенденции G: Беспроводной доступ со скоростью проводного Мобильные устройства Облачные сервисы (SaaS, PaaS) масштабируемость Конвергенция технологий, интеграция разнородных решений, унификация интерфейсов !Безопасность!

Тенденции ECM сегмента Растущие объемы пользовательского контента Мобильность Значительное расширение пользовательской аудитории, существенный рост объемов рынка ECM-решений «Социальное» взаимодействие, «социальный бизнес»

Актуальные требования к ЕСM-решению Возможность работы в любом месте в любое время( удаленный доступ) Возможность быстрого конфигурирования для специализированных задач Интеграция со стандартными офисными приложениями (По данным исследования AIIM, наиболее важными факторами при выборе ECM-решения являются удобство использования, возможности интеграции с другими решениями и простота внедрения)

Собственная разработка или готовая платформа? Начало 21 века: В России значительная часть СЭД/ECM решений представляла собой собственные проектные разработки «с нуля» 2011 год значительная часть внедрений построена на основе коробочных продуктов, как собственной разработки так и на основе распространенных ECМ-платформ. Наблюдается постепенная миграция с «самописных» решений Преимущества: скорость разработки, надежность, техническая поддержка, «узнаваемость решения»

Какую платформу выбрать? ?

Gartner, 2010

Microsoft SharePoint 2010 Набор веб-приложений для организации совместной работы Функциональность для создания порталов Модуль поиска информации в документах и информационных системах Функциональность управления рабочими процессами и cистему управления содержимым масштаба предприятия Модуль создания форм для ввода информации Функциональность для бизнес-анализа

EOS for SharePoint 2010

ECM-система eDocLib 2.5 Создание корпоративного портала для хранения и обработки информации Структурирование и рубрикация данных Организация совместной работы сотрудников Обеспечение безопасности данных Организация личного и группового информационного пространства

Акты, полисы, договоры Управленческая документация Карточки учета материальных ценностей Научно- техническая документация Файлы пользователей Фото-, видео- материалы ECM-система Хранение Учет Поиск

Особенности eDocLib 2.5 Легкая настройка без программирования, простота поддержки Конструирование объектов произвольного вида Привычный интерфейс офисных приложений для пользователей Интеграция с системами бизнес- аналитики для построения сложных отчетов Невысокие требования к аппаратному обеспечению

ECM-система eDocLib 2.5 Регистрация документов, пришедших по почте может осуществляться напрямую из Microsoft Outlook

ECM-система eDocLib 2.5 Доступ к документам через проводник Windows

ECM-система eDocLib 2.5 Поиск по документам, хранящимся в системе, включая полнотекстовой поиск и поиск в плавающем диапазоне форма для документа в eDocLib

ECM-система eDocLib 2.5 Постоянно необходимые пользователю документы могут быть сохранены в Личных папках

ECM-система eDocLib 2.5 Доступ к личным папкам может быть предоставлен другим пользователям – удобное пространство для совместной работы

ECM-система eDocLib 2.5 Рубрикация данных с помощью файловых каталогов часто приводит к дублированию данных и трудностями при поиске из-за несоблюдения иерархии каталогов. Механизм рубрик eDocLib позволяет подробно структурировать данные и обеспечить к ним быстрый доступ. средствами eDocLibсредствами Windows

Организация рабочих процессов : Поручения, отчеты, контроль исполнения Согласование проектов документов Контроль версий документов Протоколирование действий и исполнительская дисциплина Обсуждение документов Делегирование полномочий ECM-система eDocLib 2.5

Отправка проекта документа на ознакомление

ECM-система eDocLib 2.5 Выдача поручения сотруднику

Контроль версий и история изменений При совместной работе в общей файловой папке результаты коллективной работы могут быть в последний момент безвозвратно испорчены или удалены. Хранение документов в eDocLib позволяет вернуться к предыдущим версиям документа и отследить произошедшие изменения. ECM-система eDocLib 2.5

История версий документа в eDocLib ECM-система eDocLib 2.5

Индивидуальный / групповой доступ к объектам и функциям Протоколирование действий пользователей Безопасный API доступ В будущих версиях: Работа через SSL соединение ЭЦП и шифрование ECM-система eDocLib 2.5

Гибкая система настроек безопасности позволяет регламентировать действия пользователей как на основе общих правил, так и для отдельно для выбранных документов

Области применения системы Внутренний портал организации Документооборот Приемная руководителя Архивы CRM Базы знаний Учет (договоров, музейных ценностей, библиотечный и т.п.) Отдельные функциональные задачи

eDocLib Другая система Подписка на документ Пользователь Автор документа Новый документ Подписка на документы

Источники данных в eDocLib Ручной ввод Поточное сканирование Электронная почта Произвольная система WEB-SERVICE Импорт из файловой системы

… Intranet / Internet WEB-сервер Cервер приложений Cервер базы данных Архитектура системы

Наиболее востребованный функционал По мнению аналитиков Gartner Управление архивами данных Поисковые механизмы и анализ контента Автоматизация специальных процессов обработки контента (case management) «Облачное» хранение данных Управление «облачным» контентом

Полезные ссылки Cmswire.com ecm-community.livejournal.com pcweek.ru/ecm docflow.ru itics

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ Сергей Полтев менеджер по продуктам , Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр. 1 Телефон для контактов (он же для факсов): (495)